Cara Jimatkan Masa pada Panggilan Keluar

Pengurusan masa telefon adalah penting kerana telefon masih merupakan alat komunikasi utama untuk kebanyakan perniagaan kecil. Tetapi banyak masa yang dibelanjakan oleh perniagaan menggunakan telefon adalah membuang masa. Daripada berkomunikasi dengan orang-orang yang kita ingin berkomunikasi ketika membuat panggilan keluar, kita akan mengulangi masa bercakap dengan orang lain atau mesin, bermain tanpa henti dari tag telefon.

Tetapi bagaimana jika kita hanya boleh memanggil dan bercakap dengan orang yang ingin kita bicarakan, katakan apa yang ingin kita katakan dan teruskan?

Bayangkan betapa lebih produktif kita boleh dan berapa banyak masa kita perlu melakukan perkara lain.

Baiklah kita - dan yang diperlukan hanya sedikit persiapan terlebih dahulu.

Waktu Pengurusan Telefon Tips untuk Panggilan Keluar

1) Sama ada mereka pembekal, pelanggan biasa, atau kontraktor, ramai di antara kita memanggil orang yang sama berulang kali. Pastikan maklumat hubungan anda dikemas kini dengan butiran menjimatkan masa supaya anda tidak membuang masa mencuba untuk menjangkau orang yang tidak tersedia.

Sebagai contoh, jika anda tahu bahawa orang tertentu yang anda ingin capangkan mengambil makan tengah hari dari 1 hingga 2 p. m. setiap hari, mengapa buang masa saya cuba memanggilnya pada masa ini?

2) Program nombor untuk orang yang anda panggil secara teratur ke dalam telefon anda. Saya kagum dengan orang yang tidak melakukan ini, kerana masa yang anda simpan apabila anda tidak mencari nombor dan menumbuk mereka sama-sama menakjubkan.

3) Merancang panggilan keluar anda. Sebelum anda memanggil, tulis matlamat utama panggilan dan perkara utama yang anda ingin tutupi.

Ini akan membantu anda melekat pada ketika anda berada di telefon dan memastikan bahawa anda melindungi semua yang anda ingin tutupi, menjimatkan masa semasa panggilan dan mengelakkan daripada memanggil semula kerana anda terlupa sesuatu. Lihat 11 Teknik Memanggil Dingin untuk Penjualan Berjaya untuk bagaimana menyediakan skrip pembuka yang akan membantu anda teruskan topik.

4) Jika anda memanggil seseorang yang dimasukkan ke dalam pangkalan data kenalan anda, mempunyai semua maklumat tentang orang yang anda panggil di hadapan anda semasa anda memanggil. Sama ada anda menggunakan komputer desktop, peranti mudah alih atau Rolodex, ini adalah bantuan memori yang hebat semasa panggilan. Selain itu, jika anda tidak perlu mencari sesuatu seperti nama suami klien, anda akan mempunyai pilihan untuk membuat nota semasa panggilan, menjimatkan lebih banyak masa.

5) Sudah tentu, jika anda ingin membuat nota sewaktu panggilan (atau melakukan apa-apa lagi semasa anda bercakap di telefon), telefon atau alat dengar yang baik adalah penting. Membebaskan tangan anda boleh membebaskan banyak masa.

6) Jika anda mencapai mesin penjawab atau mel suara seseorang, tinggalkan mesej lengkap yang memberikan nombor telefon anda dua kali dan nyatakan alasan anda memanggil .Sebagai contoh, "Ini adalah Susan Ward di (nombor telefon) Saya memanggil untuk membincangkan anggaran projek anda. Anda boleh menghubungi saya di nombor telefon (nombor telefon) petang ini."

Menyatakan nombor anda dua kali memberikan penerima mesej itu mempunyai peluang yang lebih baik untuk mendapatkannya dengan betul dan mendapatkannya ditulis tanpa memainkan semula mesej itu.

7) Jangan memberi kepada paksaan telefon . Apabila anda cuba untuk mencapai seseorang dan anda tidak mempunyai, ia menggoda untuk memanggil semula - mungkin setiap setengah jam!

Tetapi jika anda membiarkan mesej yang betul, tidak perlu membuang masa anda meninggalkan mesej berulang (dan mengisi mesin penjawab atau mel suara). Berikan orang yang anda panggil masa yang munasabah untuk menelefon semula, seperti sehingga hari perniagaan berikutnya.

8) Jadualkan panggilan telefon anda dan buat semuanya bersama dalam satu blok masa, jika boleh. Kebanyakan daripada kita tidak begitu baik dalam melakukan multitasking dan kehilangan banyak produktiviti ketika kita membalik-balik dari satu tugas ke yang lain. Oleh itu, jika anda mempunyai selusin panggilan untuk membuat hari tertentu, lebih baik untuk membuat mereka semua dalam satu jam daripada membuat satu atau dua, dan kemudian membuat panggilan tiga jam sejam kemudian, dan dua lagi 45 minit selepas itu.

9) Tempah panggilan telefon keluar anda, jika boleh. Jika ia tidak akan menjadi panggilan cepat, apabila anda mula-mula memanggil seseorang, memperkenalkan diri anda, beritahu dia mengapa anda memanggil, dan kemudian bertanya kepadanya jika ia adalah masa yang sesuai untuk bercakap atau jika dia lebih suka menempah masa untuk membincangkannya.

Kemudian inilah yang akan kamu panggil pada masa itu. Ini bukan sahaja dapat menjimatkan masa anda di tempat tetapi menjimatkan masa apabila anda memanggil orang itu kembali, kerana anda berdua akan bersedia untuk membincangkan isu yang anda panggil.

10) Jika mungkin, buat panggilan telefon keluar anda dalam "masa utama". Penyelidikan telah menunjukkan bahawa lebih banyak orang berada di pejabat mereka pada awal pagi dan dapat dicapai antara 8 a. m. dan 11 a. m.

Ingin lebih banyak petua untuk mengendalikan panggilan telefon? Kemudian anda akan mahu membaca sekeping rakan ke artikel ini, Tips Pengurusan Masa Untuk Panggilan Telefon Inbound.

Anda juga mungkin mahu membaca:

Bagaimana Menjimatkan Masa & Dapatkan Lebih Banyak Masa Ke Kehidupan Sibuk Anda

11 Tips Pengurusan Masa Yang Bekerja