Petua untuk Memastikan Mesyuarat Berkesan yang Menghasilkan Keputusan

Orang ramai menghabiskan banyak masa dalam mesyuarat yang menjadikan masa pertemuan menjadi keputusan yang mampan adalah keutamaan bagi organisasi yang berjaya. Tindakan yang membuat mesyuarat berjaya memerlukan pengurusan oleh pemimpin mesyuarat sebelum, semasa, dan selepas mesyuarat.

Jika anda mengabaikan salah satu peluang pengurusan pertemuan ini, mesyuarat dan pasukan anda tidak akan menanggung buah yang anda inginkan dari masa anda melabur. Ambil dua belas tip pengurusan pertemuan untuk membimbing peserta anda untuk mencapai hasil yang diharapkan, positif, dan membina.

Apa yang Akan Dilakukan Sebelum Mesyuarat untuk Memastikan Mesyuarat Berkesan

Tindakan sebelum mesyuarat menetapkan asas untuk mencapai keputusan mesyuarat. Anda boleh melakukan semua susulan yang diperlukan tetapi tanpa rancangan mesyuarat yang berkesan untuk memulakan, hasil anda akan mengecewakan anda. Petua ini akan membantu anda merancang dan melaksanakan mesyuarat.

Merancang Mesyuarat

Mesyuarat berkesan yang menghasilkan keputusan bermula dengan perancangan mesyuarat. Pertama, kenal pasti sama ada pekerja lain diperlukan untuk membantu merancang mesyuarat. Kemudian, tentukan apa yang anda harapkan untuk dicapai dengan mengadakan mesyuarat. Mewujudkan matlamat yang boleh dicapai untuk mesyuarat anda.

Matlamat yang anda tetapkan akan mewujudkan rangka kerja untuk pelan mesyuarat yang berkesan. Seperti yang dikatakan Stephen Covey dalam Tujuh Kebiasaan Orang Berkepentingan Tinggi , "Mulailah dengan pemikiran akhir." Tujuan mesyuarat anda akan menentukan fokus mesyuarat, agenda mesyuarat, dan peserta mesyuarat yang anda perlukan untuk mencapai tujuan itu.

Pastikan Anda Memerlukan Mesyuarat

Sekali anda telah membangunkan rancangan mesyuarat anda, pastikan mesyuarat adalah kenderaan yang sesuai untuk mencapai matlamat yang ditetapkan. Untuk menjadualkan dan mengadakan mesyuarat adalah mahal apabila anda memikirkan masa orang yang menghadiri, jadi berusaha untuk menentukan bahawa pertemuan adalah peluang terbaik untuk menyelesaikan masalah, memperbaiki proses atau membuat rencana yang sedang berjalan.

Anda mungkin mendapati bahawa anda boleh mencapai matlamat pertemuan dengan perbincangan email atau dengan mengedarkan dan meminta maklumat melalui surat berita syarikat. Pastikan mesyuarat diperlukan dan bukan hanya lebih mudah untuk anda-anda akan mendapat hasil yang lebih baik daripada peserta mesyuarat apabila anda telah benar-benar mengambil keperluan mereka.

Pastikan Penyertaan yang Sesuai di Mesyuarat

Jika mesyuarat adalah cara yang sesuai untuk mencapai matlamat anda, periksa dengan peserta yang mesti menghadiri mesyuarat untuk berjaya. Peserta yang diperlukan mestilah hadir untuk menghadiri mesyuarat.

Menangguhkan mesyuarat daripada mengadakan mesyuarat tanpa anggota staf kritikal. Jika seorang perwakilan menghadiri tempat pembuat keputusan penting, pastikan anggota kakitangan yang ditetapkan mempunyai kuasa untuk membuat keputusan-atau menangguhkan mesyuarat.

Mengedarkan dan Menyemak Pra-Kerja Sebelum Pertemuan

Berapa banyak mesyuarat yang telah anda hadiri yang bermula dengan fasilitator mesyuarat yang melepaskan satu pemberian bantuan atau memperlihatkan slaid Microsoft PowerPoint untuk perbincangan? Mengecewakan? Anda bertaruh. Mesyuarat itu menjadi kumpulan terbaca, tidak produktif untuk pencapaian matlamat.

Apabila tujuan yang dinyatakan untuk mengadakan mesyuarat adalah membuat keputusan dan menjawab soalan, kumpulan baca adalah pembaziran yang memalukan masa orang.

Anda boleh membuat mesyuarat yang paling produktif dan memastikan keputusan dengan menyediakan pra-kerja yang perlu sebelum mesyuarat sebenar. Memberi pra-kerja, carta, graf, dan bahan bacaan 48 jam sebelum mesyuarat memberi kesan kepada kejayaan mesyuarat. Masa penyediaan yang lebih banyak yang anda berikan, orang yang disediakan dengan baik akan menjadi pertemuan anda.

Dokumentasi yang akan membantu anda mencapai matlamat mesyuarat boleh termasuk laporan; data, carta, dan pautan kepada maklumat kompetitif, jualan bulan-to-tarikh, dan rancangan produksi; Slaid Microsoft PowerPoint yang menggambarkan titik perbincangan utama; dan mesyuarat minit, nota dan susulan daripada mesyuarat dan projek yang berkaitan atau lebih awal.

Pra-kerja, walaupun hanya pautan untuk mengikuti untuk membaca maklumat, diedarkan secara tepat pada masanya, dengan harapan yang serius bahawa peserta akan membaca pra-kerja sebelum mesyuarat, membantu memastikan pertemuan anda berjaya.

Semasa Mesyuarat untuk Memastikan Mesyuarat Berkesan

Penggunaan waktu mesyuarat yang berkesan membina semangat untuk topik ini. Ia menjana komitmen dan perasaan pencapaian dari para peserta. Orang merasakan sebahagian daripada sesuatu yang lebih besar daripada cabaran sehari-hari mereka. Oleh itu, mesyuarat yang aktif dan aktif yang menetapkan peringkat untuk susulan akan menghasilkan keputusan mesyuarat.

Pemfailan Mesyuarat Berkesan

Pemimpin mesyuarat menetapkan nada positif dan produktif untuk interaksi di kalangan peserta mesyuarat. Fasiliti mesyuarat yang berkesan bermula dengan semakan semula matlamat, atau hasil yang diharapkan, dan agenda. Pemudah cara membantu ahli kumpulan tetap fokus dan produktif.

Reka bentuk mesyuarat dan agenda menetapkan rangka kerja untuk mesyuarat itu. Pemudahcara yang berkesan, yang memastikan para peserta berada di landasan yang betul, memastikan pencapaian yang diharapkan, hasil yang diinginkan dari mesyuarat.

Gunakan Pra-Kerja dalam Mesyuarat

Gunakan atau sebutkan maklumat pra-kerja dan lain-lain yang dibekalkan sebelum mesyuarat semasa mesyuarat. Anda memperkuat keperluan peserta untuk menghabiskan masa yang diperlukan di depan untuk mengkaji bahan yang penting untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Peserta anda akan menyediakan sebelum menghadiri mesyuarat anda dan hasil anda akan memberi kesaksian kepada persiapan dan kepemimpinan yang solid. Tiada siapa yang mahu muncul tidak bersedia, tidak berminat, atau tidak menyumbang di mata rakan sepasukan.

Melibatkan Setiap Peserta dalam Tindakan

Setiap kumpulan kerja mempunyai pelbagai keperibadian yang muncul untuk mesyuarat. Anda mempunyai rakan sekerja yang tenang dan orang yang cuba menguasai setiap platform. Sama ada memudahkan atau menghadiri mesyuarat, anda perlu melibatkan setiap peserta dalam pencapaian matlamat mesyuarat.

Ini memastikan setiap peserta dilaburkan dalam topik mesyuarat dan dalam susulan. Anda akan mencapai lebih banyak keputusan dengan keseluruhan pasukan menarik daripada dengan satu orang kakitangan yang dominan cuba mendorong semua orang ke atas bukit.

Buat Rancangan Pelan Rapat Berkesan

Semasa mesyuarat, buat pelan susulan dengan item tindakan. Pelan berkesan termasuk perkara berikut.

• Item tindakan spesifik,
• nama orang yang berkomitmen untuk "memiliki" pencapaian item tindakan,
• tarikh jatuh tempo item tindakan, dan
• perjanjian mengenai apa yang menjadi penyempurnaan item tindakan.

Bincangkan senario dan halangan kehidupan sebenar untuk kejayaan yang mungkin dihadapi oleh ahli pasukan ketika mereka berusaha untuk mencapai item yang akan menghasilkan hasil yang diperlukan. Tetapkan masa untuk mesyuarat anda yang berikutnya, jika perlu, semasa peserta hadir.

Selepas Mesyuarat untuk Memastikan Mesyuarat Berkesan

Tindakan dan perancangan sebelum dan semasa mesyuarat memainkan peranan yang besar dalam membantu anda mencapai jangkaan, hasil positif dan konstruktif. Tindakan anda mengikuti mesyuarat adalah sama pentingnya. Susulan pada mesyuarat yang dijadualkan akan datang tidak mencukupi untuk pelaburan untuk memastikan keputusan.

Penerbitan Minit Mesyuarat

Mulailah dengan menerbitkan minit dan pelan tindakan anda dalam masa 24 jam. Orang akan dapat menyumbang kepada keputusan jika mereka mula memulakan tindakan segera. Mereka masih mempunyai ingatan baru mengenai pertemuan, perbincangan dan rasional untuk arah yang dipilih.

Mereka tetap bersemangat dan bersedia untuk memulakan. Kelewatan dalam pengedaran minit akan menyakiti keputusan anda kerana kebanyakan orang menunggu minit untuk tiba sebelum mereka mula mengatasi komitmen mereka.

Mesyuarat Berkesan Berkesan

Menghormati dan memerhati tarikh akhir dan susulan akan membantu anda mencapai hasil daripada mesyuarat anda. Tarikh akhir telah ditubuhkan semasa mesyuarat. Berikutan mesyuarat itu, setiap orang yang mempunyai item tindakan juga harus membuat rancangan untuk mencapai komitmen mereka sendiri.

Sama ada mereka menulis langkah-langkah dalam perancang mereka, mewakilkan tugas-tugas kepada orang lain, atau hanya menyelesaikan tugas itu, individu itu bertanggung jawab untuk tindak lanjut.

Begitu juga perancang mesyuarat. Anda boleh meningkatkan hasil mesyuarat dengan mengikuti setiap orang yang mempunyai item tindakan pertengahan antara mesyuarat. Matlamat anda adalah untuk menyemak kemajuan dan memastikan tugas sedang berjalan. Ingatlah bahawa apa yang anda tanyakan akan dicapai.

Kebertanggungjawaban untuk Mengikuti pada Mesyuarat Seterusnya

Pernahkah anda duduk dalam mesyuarat susulan yang terdiri daripada setiap peserta yang memberitahu kumpulan mengapa mereka tidak dapat mencapai komitmen mereka? Hasilnya menyedihkan. Mewujudkan norma atau kebiasaan akauntabiliti untuk keputusan bermula pada awal kitaran mesyuarat anda.

Susulan oleh fasilitator tengah-tengah antara pertemuan membantu, tetapi kumpulan mesti membuat kegagalan untuk memastikan komitmen tidak dapat diterima. Laporan mengenai kemajuan dan hasil pada mesyuarat yang akan datang dan mengharapkan semua telah dicapai.Sebagai alternatif, periksa kemajuan pada mesyuarat yang akan datang dan jika terdapat sekatan jalan nyata untuk kemajuan, tentukan cara untuk meneruskan.

Mendedahkan Proses Mesyuarat untuk Penambahbaikan Berterusan

Amalan mendedahkan setiap mesyuarat adalah alat yang berkuasa untuk peningkatan yang berterusan. Peserta bergilir-gilir membincangkan apa yang berkesan atau tidak berkesan mengenai proses mesyuarat semasa. Mereka juga membincangkan kemajuan yang mereka rasakan yang dibuat oleh kumpulan mengenai topik yang mana mesyuarat itu diadakan.

Mengambil penambahbaikan yang berterusan ke tahap yang lain, pasukan yang berjaya mendedahkan keseluruhan projek mereka serta proses untuk menentukan bagaimana mereka berjaya menghasilkan keputusan. Mesyuarat masa depan mencerminkan penilaian. Mesyuarat berevolusi sebagai alat yang lebih berkesan untuk mewujudkan keputusan organisasi.

Kesimpulan

Keputusan boleh dicapai dan boleh diramal dari mesyuarat yang dirancang dengan baik dan dilaksanakan. Ikuti dua belas cadangan ini untuk memastikan bahawa peserta mesyuarat mencapai jangkaan, positif, dan hasil yang membina dari masa mereka melabur dalam mesyuarat. Organisasi anda akan menghadiahkan pencapaian anda dan rakan sekerja anda akan mengasihi anda apabila anda menggunakan petua mesyuarat yang berkesan ini.