12 Langkah Mudah untuk Merancang Mesyuarat Berkesan

Jika kamu seperti kebanyakan orang yang saya kenal, pemikiran untuk menghabiskan hari dalam pertemuan-pertemuan belakang membawa perasaan takut. Mesyuarat mungkin membosankan, sering tidak perlu, dan pasti mengambil masa jauh dari kerja lain. Tetapi mesyuarat boleh menjadi sangat cekap dan produktif jika mereka dirancang dengan betul.

12 Langkah Mudah untuk Merancang Mesyuarat Berkesan

Adakah Anda Benar-benar Memerlukan Mesyuarat?

Pertama, tentukan jika merancang sesuatu mesyuarat adalah sangat diperlukan.

Sering kali, kita memikirkan mesyuarat rasmi sebagai cara terbaik untuk berkongsi maklumat atau membincangkan topik. Tetapi jika berita anda boleh dihantar menerusi e-mel atau panggilan persidangan, atau hanya dengan meraikan beberapa orang di pejabat anda selama 15 minit, kemudian luncurkan mesyuarat rasmi.

Hanya Jemput Orang Yang Benar-benar Perlu Di Sana

Pernah dijemput ke mesyuarat dan tertanya-tanya - separuh jalan - mengapa anda berada di sana? Jangan buang masa orang dengan menjemput mereka ke mesyuarat yang mereka tidak perlu hadir. Itu bukan mesyuarat yang berkesan. Adakah seseorang dari perakaunan perlu hadir di mesyuarat untuk menjawab soalan anggaran? Kemudian jemput seorang individu dari perakaunan yang sesuai untuk tugas itu.

Sekiranya rakan sekerja atau penyelia perlu dimaklumkan mengenai apa yang dibincangkan pada mesyuarat, anda tidak perlu menjemput mereka ke mesyuarat sebenar. Cukup sediakan ringkasan mesyuarat dan hantarkan kepada mereka selepas itu. Mereka akan menghargai penjimat masa dan anda mempunyai jaminan bahawa - kerana anda meletakkan maklumat secara bertulis - bahawa mereka telah dimaklumkan sepenuhnya tentang perbincangan.

Hantar Peringatan Peringatan

Hidup sibuk dan kalendar dengan cepat menjadi ditempah dengan aktiviti yang dijadualkan. Hantar peringatan mesyuarat susulan dua hari sebelum mesyuarat anda. Ini akan mengesahkan orang-orang yang menanggapi bahawa mereka akan hadir dan juga membolehkan anda mengetahui lebih awal jika jadual telah berubah dan peserta utama tidak boleh membuat waktu mesyuarat yang dijadualkan.

Mempunyai Agenda

Untuk merancang mesyuarat yang berkesan, anda mesti merancang terlebih dahulu apa yang akan dibincangkan. Apakah matlamat mesyuarat? Apa yang anda ingin capai?

Mengembangkan agenda mesyuarat lebih awal dari masa ke semasa dan mengedarkannya kepada peserta. Tunjukkan masa permulaan dan sertakan senarai pendek tajuk untuk ditangani. Jangan rogol pertemuan anda dengan agenda yang terperinci dan terperinci. Nyatakan dengan namakan mana-mana individu yang akan bertanggungjawab untuk melapor di kawasan tertentu.

Jelas Mengenai Harapan

Apabila anda terlebih dahulu menghantar pemberitahuan mesyuarat, jelas tentang tujuannya dan harapan anda. Adakah mesyuarat berputar di sekitar persembahan dan peserta perlu bersedia untuk mengambil nota? Atau apakah sesi ceramah ini di mana para peserta dijangka hadir dengan idea dan cadangan?

Di sesetengah budaya korporat, pekerja dikumpulkan untuk mendengar sahaja dan kemudian kembali ke ruang kerja mereka. Di syarikat lain, para pekerja bebas berpartisipasi. Di tempat kerja kolaboratif hari ini, interaksi dan berkongsi idea tidak hanya dialu-alukan semasa mesyuarat; ia sering menjadi tujuan mesyuarat itu sendiri.

Mulai dari Masa

Jika anda adalah orang yang biasanya muncul untuk mesyuarat tepat pada masanya, maka anda memahami betapa mengecewakan apabila mesyuarat sebenar tidak berjalan selama 15 minit ketika orang menetes ke dalam bilik.

Apa yang tidak dapat dielakkan adalah, pada masa hadapan, semua orang tahu bahawa pertemuan-pertemuan ini tidak pernah bermula tepat pada masanya jadi setiap orang mula muncul lewat.

Mengambil alih mesyuarat anda. Mulakan dengan segera pada masa mula yang diberikan. Tutup pintu dan mulakan. Mereka yang stragglers dengan cepat akan mendapat mesej bahawa mereka tiba terlambat dan mereka hanya perlu membuat kesilapan sekali.

Pastikan Ia Ringkas dan Mudah

Kebanyakan mesyuarat dijangka selama satu jam ketika - dalam banyak kes - 30 minit atau bahkan 45 minit akan mencukupi. Apabila terlalu banyak masa diperuntukkan, hasil yang biasa adalah masa yang sia-sia. Orang berlama-lama selepas mesyuarat berakhir atau menghabiskan terlalu lama pada item agenda tertentu. Tetaplah pertemuan singkat dan ke titik.

Menginap di Topik

Satu agenda sahaja tidak akan menjalankan mesyuarat anda dengan cekap. Terus agenda dan terus perbincangan dari mengembara pada tangen.

Alamat mana-mana soalan luar topik, menyatakan bahawa ia adalah topik untuk mesyuarat lain, ia akan ditangani secara persendirian, atau sebagainya. Tiada sesiapa yang suka mesyuarat yang tidak jelas di mana tujuan mesyuarat mengambil tempat duduk belakang untuk perbualan lain.

Mengambil Mesyuarat Lebih Kecil di Luar Bilik Persidangan

Duduk di bilik persidangan yang sama yang dikumpulkan di sekitar meja akrab yang sama hanya itu - biasa. Untuk menggalakkan pekerja berinteraksi, berfikir secara kreatif, dan mengadakan perbincangan yang meriah, pertimbangkan untuk mengambil mesyuarat di luar bilik persidangan standard.

Pertimbangkan pertemuan di luar meja jika cuaca dan cuaca membenarkan. Cuba berkumpul di kawasan umum yang mempunyai sofa dan meja kecil dan bukannya meja persidangan besar dan kerusi berputar.

Jangan Takut untuk Memperoleh Pendekatan yang Berbeza

Jika pendekatan ke mesyuarat tidak berfungsi, jangan takut untuk menukar kursus. Sebagai contoh, jika sesi brainstorming menghasilkan bilik yang tenang dengan dialog yang sangat sedikit, menukar arah. Menjadi fleksibel dan perhatikan bagaimana keseluruhan mesyuarat sedang berjalan.

Gunakan Teknologi

Merancang untuk menggunakan teknologi untuk memastikan peserta terlibat. Dalam dunia digital hari ini, kebanyakan orang digunakan untuk melihat grafik atau video untuk menyokong perkataan yang mereka dengar. Rayuan ke minda itu dan masukkan audiovisual semasa merancang mesyuarat anda.

Komputer yang diproyeksikan ke skrin besar dan pembentangan Papan Pintar yang menggalakkan interaksi adalah perubahan yang dialu-alukan daripada persembahan PowerPoint yang panjang.

Hantar Ringkasan Mesyuarat

Dalam sehari selepas mesyuarat, hantar ringkasan ringkas mengenai apa yang dibincangkan. Menyebarkan ini melalui e-mel kepada semua yang hadir, yang tidak dapat menghadiri pertemuan, dan mereka yang perlu dimaklumkan.Juga termasuk sebarang perkara tindakan, menentukan siapa yang bertanggungjawab untuk setiap item serta tarikh yang perlu dibayar.