Perkara yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Anda Beli Perisian Perakaunan

Perisian perakaunan adalah suatu keharusan bagi setiap usaha kecil untuk menjejaki pendapatan, perbelanjaan, maklumat pelanggan, dan data kewangan lain. Ia juga merupakan alat yang hebat untuk membuat keputusan kerana laporan yang tepat pada masanya dan alat analisis belanjawan yang datang dengan kebanyakan program perisian perakaunan memberi peluang kepada pemilik perniagaan untuk mundur dan mempunyai pemahaman keseluruhan tentang kewangan syarikat. Tetapi di dalam laut program dan jenama perisian, bagaimana anda memilih perisian perakaunan yang tepat untuk perniagaan kecil anda?

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Anda Beli Perisian Perakaunan

Oleh kerana perisian perakaunan sangat penting untuk perniagaan kecil anda, adalah penting untuk memastikan bahawa anda melakukan penyelidikan sebelum membeli apa-apa jenis pengurusan kewangan tertentu atau perisian perakaunan. Mengambil perhatian dengan keperluan syarikat anda akan membolehkan anda mengukur keperluan fungsi hari ke hari yang anda perlukan. Berikut adalah beberapa perkara yang harus dilakukan dan perlu diingat sebelum anda komited untuk membeli perisian perakaunan.

1. Lakukan Analisis Keperluan

Sebelum membuat keputusan mengenai program perakaunan tertentu, anda perlu menjalankan analisis keperluan untuk menilai ciri, fungsi, dan laporan yang anda perlukan program yang perlu dilakukan. Luangkan masa untuk berfikir tentang apa urus niaga perakaunan penting bagi perniagaan anda supaya anda boleh memilih program yang dapat mengendalikan mereka dengan cekap. Sebarang laporan yang anda perlukan untuk menjana, kawalan yang anda perlukan, atau integrasi yang anda mahukan dengan aplikasi pihak ketiga harus disenaraikan.

Analisis keperluan ini akan menjadi asas untuk anda memulakan proses pemilihan.

2. Baca Ulasan Perisian Perakaunan

Membaca ulasan pelanggan lain tentang produk ini akan memberi anda gambaran yang lebih baik tentang apa yang anda beli. Banyak laman web pengguna seperti Amazon, mempunyai banyak ulasan yang membincangkan kemudahan penggunaan, pelaporan, sokongan, keserasian sistem operasi dan harga.

3. Cari Apa yang Suai Keperluan Anda

Kebanyakan perniagaan kecil boleh menggunakan perisian perakaunan perniagaan kecil seperti QuickBooks out-of-the-box. Kebanyakan vendor menubuhkan ciri dan templat pelaporan supaya anda boleh membuat hampir apa-apa laporan yang anda perlukan dengan mudah. Walau bagaimanapun, anda mungkin mendapati bahawa anda memerlukan perisian khusus industri, seperti perisian perakaunan bukan keuntungan, perisian perakaunan pembinaan, atau perisian perakaunan titik jualan untuk memenuhi keperluan perakaunan dan pelaporan unik industri anda.

4. Pertimbangkan Kemudahan Penggunaan

Anda atau kakitangan anda perlu belajar menggunakan perisian perakaunan yang anda beli. Anda mungkin mempunyai perolehan kakitangan sepanjang tahun. Oleh itu, anda harus mempertimbangkan untuk memilih pakej perisian perakaunan yang bukan sahaja memenuhi keperluan anda, tetapi mudah dipelajari memandangkan masa dan sumber yang dapat anda lakukan untuk melatih pekerja tentang bagaimana menggunakan perisian ini.Jika anda mempunyai sedikit sumber untuk mendapatkan pekerja dan menjalankan program anda ketika terdapat perputaran, maka memilih program perangkat lunak perakaunan yang mudah dan mudah digunakan seperti QuickBooks atau Peachtree mungkin cara untuk usaha kecil Anda. Walaupun mungkin ada program perisian perakaunan yang lebih baik di pasaran, usaha kecil Anda tidak akan melihat manfaat dari program ini jika staf Anda tidak tahu cara menggunakannya dengan baik.

5. Pikirkan Mengenai Sokongan

Anda perlu memutuskan jenis sokongan apa yang ingin anda bantu untuk menggunakan produk ini. Kebanyakan vendor menawarkan pilihan penuh bantuan yang tersedia untuk anda - e-mel, telefon, dan sokongan dalam talian. Sesetengah vendor akan menawarkan sokongan percuma jika anda membeli program ini, sementara yang paling akan menawarkan pelan sokongan teknikal yang boleh anda beli selain program perisian perakaunan. Anda harus membaca mana-mana forum tentang pengalaman pengguna lain dengan sokongan pelanggan dari vendor perisian yang anda pilih kerana semuanya tidak sama. Penjual perisian perakaunan tertentu memberikan sokongan yang mencukupi, sementara yang lain tidak.

6. Pertimbangkan Kelumpuhan

Berapa banyak pertumbuhan yang anda harapkan perniagaan anda berkembang dalam jangka pendek ke jangka? Selepas anda membuat unjuran anda mengenai pertumbuhan perniagaan anda, anda kemudian akan mahu melihat bagaimana berskala anda memerlukan program perisian perakaunan anda untuk memenuhi pertumbuhan ini.

Adakah anda memerlukan perisian perakaunan untuk berjalan pada komputer riba dan desktop atau pada peranti mudah alih juga? Adakah anda memerlukan perisian perakaunan yang mampu berjalan di rangkaian? Betapa mahalnya untuk menambah pengguna tambahan ke perisian perakaunan anda? Anda akan ingin mempertimbangkan soalan-soalan ini, dan jika perniagaan kecil anda akan berjalan di rangkaian, adalah idea yang baik untuk menghubungi profesional IT untuk memastikan bahawa perisian perakaunan yang anda pilih adalah serasi dengan perkakasan anda. Seorang profesional IT sepatutnya dapat memastikan bahawa anda memenuhi spesifikasi perkakasan / perisian, dan juga membuat cadangan rangkaian lain yang akan meningkatkan operasi perniagaan anda.

7. Adakah Anda Perlu Pengurusan Dokumen?

Sesetengah perniagaan kecil mahu beroperasi dalam persekitaran tanpa kertas, sementara yang lain lebih selesa dengan menjadi sedikit lama. Apa sahaja proses yang anda pilih, anda harus memastikan bahawa perisian itu direka untuk memenuhi keperluan anda. Contohnya, jika anda mahu pejabat tanpa kertas, anda perlu menyemak ciri-ciri pengurusan dokumen perisian perakaunan anda. Sebagai alternatif, anda boleh membeli alat pengurusan dokumen pihak ke-3 dan anda boleh melihat jika terdapat program perisian perakaunan yang mengintegrasikan dengan sistem pengurusan dokumen anda untuk membantu menyelaraskan proses aliran perniagaan perniagaan anda.

8. Bolehkah Anda Menggunakan Pengurusan Alur Kerja?

Jika anda memilih untuk beroperasi di persekitaran pejabat tanpa kertas, maka anda perlu memilih program perisian perakaunan yang sama ada dengan proses aliran kerja terbina dalam atau membolehkan anda membinanya untuk memenuhi proses perniagaan anda. Oleh kerana anda tidak akan mempunyai salinan kertas fizikal yang terapung di sekitar pejabat anda untuk semakan dan kelulusan, anda perlu mempunyai keupayaan untuk merancang proses yang diluluskan untuk tugas mudah dan kompleks seperti kunci masa, vendor, atau kelulusan semakan.

9. Pertimbangkan Keperluan Keselamatan Data

Keselamatan data perakaunan selalu penting kerana anda akan ingin memastikan maklumat peribadi anda, maklumat peribadi pekerja anda, dan maklumat pelanggan anda dilindungi. Walau bagaimanapun, anda boleh beroperasi dalam industri, seperti penjagaan kesihatan, di mana anda mempunyai keperluan pematuhan tambahan seperti HIPPA. Penalti untuk pelanggaran ini boleh melumpuhkan perniagaan anda, mencapai sebanyak $ 500, 000 dalam beberapa kes. Walau apa pun tahap keselamatan yang diperlukan, anda pasti ingin memastikan reka bentuk dibina dalam program perisian perakaunan anda atau anda boleh memulakan ciri-ciri keselamatan yang diperlukan ke dalam pelan IT untuk memenuhi keperluan ini.