Bagaimana anda menugaskan tugas dengan kakitangan kecil?

Membahagikan tanggungjawab perakaunan adalah penting untuk menjaga buku yang tepat dan mengurangkan risiko penipuan. Sebagai contoh, pekerja yang mengira bayaran tunai tidak sepatutnya bertanggungjawab untuk memandu wang tunai ke bank.

Dalam sebuah syarikat yang lebih kecil tanpa jabatan perakaunan yang besar, tugas pemisahan lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Malah, salah satu risiko terbesar kepada perniagaan kecil adalah kekurangan pemisahan tugas utama, yang meningkatkan kemungkinan risiko dan pendedahan kepada amalan simpan kira buruk.

Sama ada anda mempunyai risiko yang sah untuk membetulkan dalam proses anda sekarang atau hanya mahu menyesuaikan struktur syarikat anda untuk menangkis sebarang masalah yang berpotensi di masa depan, berikut adalah beberapa idea untuk membantu anda memecah tanggungjawab walaupun anda tidak mempunyai banyak pekerja yang ada.

Memerlukan Vacations Berkala

Banyak penipuan telah ditemui apabila penjaga buku mengambil cuti pertamanya dalam tahun atau seorang pengurus terpaksa mengambil hari yang sakit yang memecahkan rekod panjang kehadiran yang sempurna. Dalam situasi ini, penggantian cuba melaksanakan tugas harian yang ditetapkan tetapi perhatikan bahawa angka-angka itu tidak aktif. Apabila pengurusan menyiasat, mereka mengetahui bahawa pekerja yang sempurna mereka selalu bekerja untuk menjaga orang lain daripada menemui penipuan.

Masalahnya adalah bahawa pekerja yang selalu datang bekerja sering dilihat sebagai pekerja yang paling berharga dan boleh dipercayai. Ini mewujudkan peluang bagi mereka untuk memanfaatkan kemerdekaan mereka dan kekurangan sesiapa yang menyemak kerja mereka.

Jangan biarkan mana-mana pekerja pergi berbulan-bulan atau tahun tanpa mengambil percutian sebenar. Seorang pekerja yang baik layak mendapat rehat, dan anda memerlukan peluang untuk menangkap yang buruk. Sebenarnya, anggap sebagai bendera merah jika seorang pekerja tidak pernah melewatkan satu hari kerja tidak peduli betapa sakit atau betapa perlu bercuti dia mungkin.

Putar Pekerja Dari Lokasi Lain atau Peralihan

Banyak perniagaan berorientasikan pengguna hanya mempunyai satu atau dua pekerja yang bekerja di kedai pada waktu tertentu.

Apabila seseorang bersendirian, dia mungkin merasakan pencobaan yang lebih besar untuk mencuri dan kurang takut ditangkap.

Seperti dengan mengambil percutian, anda ingin memutar pekerja sekitar. Anda boleh menyimpannya di lokasi pilihan mereka pada kebanyakan masa, tetapi mereka kadang-kadang bekerja di kedai-kedai yang berbeza atau perubahan yang berbeza. Dengan cara itu, anda boleh mencari arah aliran seperti resit tunai yang sentiasa turun ketika seorang pekerja tertentu sedang melakukan pergeseran tertentu berbanding ketika orang lain melakukan perubahan yang sama.

Kirim Keluar Tugas Perakaunan

Anda tidak perlu melakukan semua perakaunan anda di satu tempat. Daripada mempunyai pekerja barisan hadapan atau pengurus anda cuba melakukan segala-galanya, anda boleh menghantar tugas.

• Pekerja di setiap kedai boleh memasukkan jualan dan data perakaunan mentah yang lain.
• Seorang pengurus kanan di lokasi terbesar anda boleh bertanggungjawab untuk memberi kuasa pelarasan kepada akaun pelanggan.
• Akauntan di pejabat pusat boleh mendamaikan akaun anda dan menyediakan penyata kewangan anda.

Jika anda tidak mempunyai berbilang lokasi atau berbilang pekerja yang berkelayakan, tidak mengapa. Perkhidmatan simpan kira luar perkhidmatan boleh membantu anda mengisi jurang.

Cipta Dasar dan Prosedur yang Cerah

Walaupun ramai yang memilih untuk bekerja untuk perniagaan kecil dan berkembang kerana mereka tidak mempunyai birokrasi syarikat besar, menentukan dasar dan prosedur penting dalam perniagaan saiz apa pun.

Ingatlah bahawa kesilapan berlaku jauh lebih sering daripada ketidakjujuran.

Jika seseorang diberi tugas untuk melakukan sendiri dengan bimbingan kecil tentang cara melakukannya, dia mungkin melakukannya dengan cara yang sangat meningkatkan peluangnya untuk membuat kesalahan mahal. Sekiranya anda memberikan seseorang proses yang jelas untuk diikuti dan terangkan bahawa anda mahu melakukannya dengan cara ini untuk mengurangkan risiko kesalahan, dia mungkin akan melakukannya dengan tepat bagaimana anda meminta dia melakukannya.

Ini amat penting bagi pekerja yang mempunyai tahap autonomi yang tinggi dan tidak mempunyai pengurus yang selalu memeriksa kerja mereka. Sebaliknya, walaupun anda membahagikan tugas dan memberitahu pekerja bagaimana melaksanakannya, anda memastikan bahawa mereka boleh beralih kepada anda untuk bantuan atau bimbingan pada bila-bila masa.