Apa yang Anda Perlu Tahu Mengenai Struktur Tadbir Projek Projek

Adakah anda tahu apa urus tadbir projek dan apa yang kelihatannya? Atau apa yang harus dilakukan jika anda bekerja di persekitaran di mana ia tidak wujud? Mari kita mulakan dengan definisi.

Tadbir Urus Projek: Definisi

'Tadbir Urus' dalam terma pengurusan projek merujuk kepada dasar, proses, piawaian, prosedur dan garis panduan yang menentukan bagaimana projek diketuai, dikendalikan dan dikawal di organisasi anda.

Tadbir urus boleh menjadi luas dan 'berat' dengan banyak birokrasi, atau samar dan 'cahaya' (dalam hal ini mungkin tidak cekap).

Pengurus mesti bertujuan untuk tahap pentadbiran yang betul untuk persekitaran dan budaya mereka. Memastikan dasar tadbir urus anda sesuai untuk tujuan adalah faktor utama dalam memastikan ia berkesan.

Tadbir urus bermula di bahagian atas. Lembaga syarikat perlu komited kepada idea tadbir urus yang baik dan hakikat bahawa projek harus diuruskan dengan betul, dalam garis panduan tertentu. Sikap dan piawaian yang diharapkan ini akan ditapis ke Dewan Projek dan para pemimpin projek (dan pasukan program, di mana ini ada).

Mengapa Perkara Tadbir Urus Projek

Penaja projek anda dan pihak berkepentingan utama lain ingin tahu bahawa anda membelanjakan belanjawan projek dengan cara yang betul. Mereka ingin melihat bahawa anda menjejaki kemajuan projek anda dengan berkesan dan melangkah untuk menguruskan risiko projek seperti yang diperlukan.

Tetapi rasional bagi tadbir urus yang baik ke atas projek akan lebih jauh daripada itu.

Tadbir urus dituntut oleh pelanggan, terutama yang ada di sektor awam.

Kerajaan dan pengawal selia menanyakan (dan dalam beberapa kes, menguatkuasakan) standard tertentu untuk projek tertentu. Tadbir urus bukan sekadar masalah dalaman: banyak syarikat yang beroperasi di pasaran yang dikawal selia harus mengikuti panduan dari undang-undang luar, seperti Sarbanes-Oxley. Tadbir urus projek merupakan sebahagian kecil daripada dapat membuktikan bahawa syarikat anda beroperasi dengan berkesan dan dalam panduan dan peraturan yang ditetapkan untuk industri anda.

Tadbir urus projek juga membantu anda:

Meningkatkan pulangan pelaburan anda dan menjejaki pelaburan dengan berkesan
Keuntungan pembelian untuk projek
Elakkan alasan umum mengapa projek gagal
Berkomunikasi dengan lebih berkesan
Memperkenalkan penyeragaman merentas projek, menjadikannya lebih mudah untuk membandingkan prestasi
Mengurangkan risiko
Membangun dan memotivasi kakitangan dalam persekitaran berstruktur

Apa Pentadbiran Projek Yang Tampak Seperti

Jadi sekarang kita tahu apa governance projek, apa itu kelihatan seperti pada projek? Berikut adalah jenis aktiviti yang menunjukkan tadbir urus dalam persekitaran projek:

Terdapat kitaran hayat pengurusan projek yang berdisiplin yang merangkumi titik yang ditetapkan untuk kelulusan.Ini adalah titik di mana daya maju projek dibincangkan dan keputusan dibuat sama ada untuk meneruskan kerja atau tidak.
Projek mempunyai kes perniagaan yang jelas, dan kes perniagaan mempunyai maklumat yang mencukupi untuk membolehkan pasukan pengurusan membuat keputusan yang tepat.
Keputusan tersebut didokumenkan dan disampaikan dengan secukupnya.
Orang yang bekerja pada projek telah menentukan peranan dan tanggungjawab.
Terdapat budaya pembelajaran yang berterusan yang membolehkan pasukan projek terus meningkatkan dan membincangkan pelajaran yang dipelajari dalam persekitaran bebas yang menyalahkan.
Terdapat proses dan prosedur yang membolehkan pasukan projek mengkaji semula projek mereka dan meminta sokongan bebas jika diperlukan.
Pihak berkepentingan terlibat dan mereka mempercayai prosesnya.
Pasukan projek terdiri daripada individu yang berpengalaman dan berkelayakan dalam peranan yang relevan.

Tadbir urus projek dikaitkan dengan struktur tadbir urus dalam organisasi keseluruhannya. Jika anda berfikir bahawa matlamat utama tadbir urus projek adalah memastikan projek-projek dijalankan dengan cara yang betul, anda dapat melihat bagaimana ia menghubungkan dengan tadbir urus kewangan di peringkat korporat, pengurusan risiko korporat dan banyak lagi.

Tadbir urus projek harus sesuai dengan lancar dalam proses organisasi semasa anda. Dengan kata lain, jangan buat proses pengurusan kewangan baru apabila anda sudah mempunyai satu yang berfungsi di kawasan lain! Gunakan apa yang ada sekarang dan tweak proses korporat untuk menjadikannya sesuai digunakan dalam persekitaran projek.

5 Bidang Fokus untuk Tadbir Urus Projek

Apabila anda mula melihatnya, anda akan sedar bahawa tadbir urus projek merebak melalui semua elemen pengurusan projek.

Walau bagaimanapun, terdapat beberapa bidang tumpuan utama di mana tadbir urus sangat relevan.

Metodologi dan Proses: Ini membantu anda menyampaikan kerja secara pasti dan mampan.
Pengurusan Pengetahuan: Ini penting untuk pelajaran dan memastikan bahawa organisasi belajar dari pengalaman projek. Pengurusan pengetahuan adalah penting jika anda ingin berhenti membuat kesalahan yang sama beberapa kali.
Kematangan Pengurusan Projek: Memandangkan kematangan pengurusan projek organisasi anda meningkat, begitu juga kemampuan anda untuk berjaya.
Pembelian Tahap Kanan: Komitmen terhadap tadbir urus projek bermula di bahagian atas. Jika anda mempunyai sokongan pengurusan, ini akan menjejaskan semua peringkat perniagaan dan pendekatan kepada tadbir urus akan lebih mampan.
Budaya Sokongan: Budaya sokongan, tidak menyalahkan, akan memastikan pengurus projek mempunyai persekitaran yang sesuai untuk berkembang. Budaya yang menyokong, yang diketuai oleh Pejabat Pengurusan Projek atau Pengarah Projek, akan membantu pengurus projek mencapai matlamat dan projek mereka.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Tidak Ada Standard Korporat

Banyak pengurus projek dalam organisasi yang lebih kecil mendapati diri mereka menjalankan projek-projek dalam persekitaran yang menyokong, dan di mana terdapat pembelian untuk konsep pengurusan projek, tetapi tanpa formal struktur organisasi di tempat untuk memberi makan.

Dalam keadaan itu - dan bukan eksklusif untuk organisasi kecil - anda akan merekabentuk model tadbir urus projek anda dari awal. Sekiranya tidak ada pendekatan tadbir urus projek yang boleh dimatikan oleh rak dan sesuai dengan projek anda, anda perlu membina sendiri.

Itu tidak sepertinya sukar!

Mula dengan menyediakan asas-asas:

Buat dokumen peranan dan tanggungjawab
Pastikan anda mempunyai penaja projek
Pastikan anda mempunyai Lembaga Projek atau kumpulan pemandu dan mengatur mesyuarat tetap yang anda ambil dan edarkan minit
Sediakan proses pengurusan risiko
Sediakan proses pengurusan perubahan
Membina mata ke dalam jadual projek anda di mana anda menyemak keberkesanan projek terhadap matlamat asal kes perniagaan (akhir setiap peringkat fasa adalah titik semulajadi untuk meletakkan pemeriksaan ini).

Pada akhirnya ia adalah tanggungjawab penaja projek untuk memastikan ada tadbir urus yang memadai, tetapi pengurus projek juga dapat mengambil peran aktif dalam hal ini.

Tadbir urus mungkin salah satu subjek yang lebih kering dalam pengurusan projek tetapi ia adalah salah satu yang paling penting. Inilah cara pasukan pengurusan kanan tahu bahawa anda melakukan pekerjaan yang baik dan ia memberi jaminan kepada mereka bahawa projek itu akan berjalan sebagaimana mestinya. Ia juga menyediakan cek dan baki yang diperlukan oleh pengurus untuk mengetahui bahawa wang itu dibelanjakan dengan cara yang sesuai dan selaras dengan kes perniagaan.