Tips untuk Mengurus Aliran Maklumat Perancangan Acara

Menjaga berbilang kumpulan pada halaman yang sama adalah salah satu daripada cabaran terbesar yang dihadapi oleh perancang acara sehari-hari. Walaupun semua orang yang terlibat dengan sesuatu acara mahu kejayaannya, tanpa jalan yang jelas bagi komunikasi, akan sentiasa menjadi peluang untuk mendapatkan butiran terperinci. Mengelakkan kekeliruan boleh dielakkan dengan menubuhkan carta aliran maklumat dari awal lagi. Ikuti garis panduan di bawah untuk memastikan semua pihak bekerja dalam arah yang sama.

Menjadi Ketua

Kebanyakan peristiwa adalah usaha bersama antara beberapa jabatan yang berbeza, tetapi pada akhir hari, mesti ada satu pemimpin untuk mengawasi keseluruhan pengeluaran. Setiap orang dalam pasukan perlu menumpukan pada kepakaran mereka, dan memahami kepentingan sempadan mereka. Kenal pasti diri anda sebagai perancang utama dari awal projek. Jelaskan kepada rakan sekerja anda tentang kepentingan aliran maklumat dan ilustrasikan apa yang berlaku apabila protokol diabaikan. Oleh kerana tiada siapa yang mahu bertanggungjawab untuk membuat satu isu, terangkan peraturan untuk dialog dalaman pada hari pertama.

Mengadakan Komiti

Matlamat di sini adalah untuk memasangkan pekerja yang tanggungjawabnya akan berpotongan dengan cara tertentu. Sebagai contoh, jabatan pemasaran harus berada di jawatankuasa yang sama dengan pasukan audio visual untuk memastikan semua grafik dan logo dipaparkan dengan betul. Mewujudkan pasukan yang secara semula jadi perlu bekerjasama akan menghilangkan banyak e-mel yang berlebihan yang cenderung tersesat dalam shuffle.

Pilih satu kenalan dari setiap jawatankuasa untuk melaporkan kembali kepada anda dengan perkembangan baru-baru ini.

Deadlines

Mematikan tarikh akhir jauh lebih awal akan mengurangkan tahap tekanan untuk semua orang yang terlibat. Anda boleh memperkukuhkan nilai tarikh akhir anda dengan membuat carta alir yang menggambarkan bagaimana kerja setiap jawatankuasa akan digunakan untuk membawa semuanya bersama-sama.

Pekerja umumnya bertindak balas dengan lebih baik apabila mereka tahu jabatan lain menunggu tindak balas mereka. Berkongsi maklumat ini memastikan proses itu telus dan menekankan tanggungjawab tanpa menggunakan tindakan negatif.

Simpan Eksekutif Dimaklumkan

Salah satu kesilapan terbesar yang anda boleh buat adalah untuk bekerja di belakang tabir sehingga anda bersedia membentangkan idea kepada pemimpin eksekutif anda. Jarang, jika pernah, akan anda pergi ke pejabat mereka dan pergi tanpa perlu menukar beberapa aspek acara anda. Simpan diri anda kekecewaan ini dengan secara proaktif bertemu dengan mereka pada selang masa semasa proses perancangan. Lebih mudah untuk membuat perubahan di tengah-tengah projek anda berbanding dengan berputar kembali pada akhirnya.

Hubungi Vendor Anda

Satu lagi kesilapan yang kelihatan tidak bersalah yang boleh berlaku adalah komunikasi menengah dengan vendor.Ia berlaku apabila rakan sekerja mengambil inisiatif untuk menghubungi vendor secara terus untuk berkongsi butiran perancangan yang anda tidak perasan. Hasil perbualan sampingan ini boleh memberi impak yang besar terhadap bagaimana peristiwa itu akan datang bersama. Satu-satunya cara untuk mengelakkan ini adalah untuk menyekat vendor anda daripada menerima pesanan dari pekerja lain. Anda mungkin fikir ia berbunyi kasar pada mulanya, tetapi anda akan tidur lebih mudah mengetahui semua maklumat yang mengalir melalui anda.

Update Proaktif

Sebagai perancang utama untuk acara memerlukan anda untuk berkongsi maklumat sebanyak yang anda terima. Simpan dokumen perancangan induk yang menggariskan butir-butir acara itu, dan menghantar kemas kini mingguan kepada semua ahli jawatankuasa anda. Pastikan komunikasi anda pendek dan ke titik. Anda mahu semua orang membaca nota dalam kemas kini e-mel mingguan anda, tetapi jika anda mengembang dengan tidak henti-henti, maka anda dengan cepat akan kehilangan perhatian mereka.

Menguruskan aliran maklumat acara anda memerlukan prosedur yang sama seperti komunikasi antara jabatan. Pastikan semua orang mengetahui tanggungjawab mereka, dan berkongsi kemas kini penting dengan semua pihak yang terlibat. Perbezaan kritikal adalah anda adalah Ketua Pegawai Eksekutif projek. Peranan anda adalah untuk menguruskan semua butir-butir yang masuk dan menterjemahkannya ke dalam visi bersama yang memenuhi keperluan setiap jabatan.

Asas untuk berjaya adalah memastikan semua maklumat mengalir ke arah yang sama.