Bagaimana Perancang Acara yang Berjaya Mengurus Perancangan

Sama ada anda seorang perancang acara korporat atau orang pentadbiran, asas-asas perancangan acara memerlukan anda mempunyai kemahiran organisasi, komunikasi dan dokumentasi yang kuat. Terlepas dari tahap pengalaman anda, bahkan peminat keramahan boleh memakai acara perniagaan yang mengagumkan dengan sedikit kreativiti dan banyak organisasi di sepanjang jalan. Tetapi apabila merujuk kepada perancangan acara, terutamanya untuk perancang acara yang sibuk dengan lebih daripada satu acara di buku mereka, tetap teratur boleh menjadi halangan yang lebih besar daripada kebanyakan yang menyedari.

Bagaimana Perancang Acara Tetap Diatur

Organisasi adalah salah satu daripada banyak kunci kejayaan untuk kebanyakan perancang acara. Bukan sahaja dapat menguasai kemahiran organisasi yang membawa kepada tekanan yang kurang, namun ia juga dapat meningkatkan kreativiti anda sebagai perancang acara yang membolehkan anda melihat gambar yang lebih besar dan berfikir di luar kotak yang mengetahui bahawa anda mempunyai pegangan tegas pada butirannya. Berikut adalah beberapa cara yang perancang acara yang berjaya kekal teratur.

Buat Pengikat Acara

Mencipta perjumpaan acara dan perancangan acara mungkin cara yang paling berkesan untuk tetap dianjurkan untuk merancang seminar, persidangan, latihan dalaman, mesyuarat eksekutif, dan semua jenis peristiwa. Walaupun banyak perancang acara bergerak ke lebih banyak alat organisasi elektronik dan digital, pengikat fizikal boleh berfungsi sebagai tempat untuk acara acara dan program yang paling penting. Mengekalkan salinan keras dokumen, nota dan butiran lain boleh menjadi penyelamat kehidupan sepanjang hayat sesuatu acara.

Secara ideal, setiap acara dan / atau program harus mempunyai pengikat sendiri. Bergantung pada kerumitan acara anda, pengikat anda boleh memasukkan beberapa bahagian, termasuk:

• Perjalanan / Agenda
• Kenalan Utama
• Peserta
• Komunikasi
• Kontrak
• Pesanan Acara Perjamuan
• Hiburan
• Senarai Penginapan / Ruang Makan
• Ketibaan / Pengembaraan
• Aktiviti
• Hadiah
• Anggaran
• Pelbagai

Dengan pengikat perancang acara anda dikemas kini dengan kerap, dan pelanggan, walaupun mereka tidak memberikan banyak masa untuk menyediakan.

Gunakan Perisian Peristiwa Peristiwa atau Simpanan Dokumen Dalam Talian

Walaupun pengikat acara anda harus memasukkan semua butiran yang paling penting dalam setiap peristiwa dalam hard copy, seluruh nota rujukan anda, idea dan koresponden juga harus disimpan teratur dan bersama-sama. Hari ini, banyak perancang acara menggunakan perancangan acara dan perisian pengurusan, tetapi banyak lagi yang mencari pilihan penyimpanan fail dalam talian untuk tetap teratur.

Alat dalam talian seperti Google Drive dan Dropbox boleh menyediakan tempat terorganisir untuk semua jenis dokumen elektronik dari spreadsheet ke invois. Alat ini membolehkan anda memuat naik, menyimpan, dan menyusun dokumen ke dalam fail dan folder dalam talian yang mana ia boleh diakses dengan mudah dari mana-mana sahaja.Anda boleh membuka dokumen pada komputer riba, telefon pintar atau tablet anda. Anda juga boleh dengan mudah melampirkan fail tersebut ke e-mel atau berkongsi dokumen dengan rakan sekerja, vendor, dan pelanggan. Ia boleh menjadi penyelesaian organisasi yang sempurna untuk perancang acara yang sentiasa dalam perjalanan.

Bottom Line Organisasi

Pada akhirnya, bagaimana anda menyusun dokumen, nota, dan surat-menyurat anda kepada anda.

Setiap perancang acara mempunyai sistem yang berbeza yang berfungsi untuk mereka dan acara mereka. Faktor yang paling penting harus selalu menjadi aksesibilitas dan kesediaan maklumat. Oleh itu, pastikan sistem apa sahaja yang anda gunakan, anda boleh dengan cepat dan mudah mencari maklumat yang anda cari.