Tiga Proses Perniagaan yang Harus Anda Mengotomatiskan SEKARANG

Sebelum 1440, proses mencipta sebuah buku adalah, dengan teliti, teliti. Segala-galanya dilakukan dengan tangan, dan bahkan membuat satu salinan buku adalah pekerjaan sepenuh masa.

Masukkan Johannes Gutenberg, seorang tukang emas dengan perdagangan yang merevolusikan pencetakan dengan akhbarnya, yang termasuk jenis yang boleh dipindah, yang membolehkan pengeluaran besar-besaran bahan bercetak. Adopsi adalah cepat, dan sejarah tidak kelihatan kembali. Tetapi itu bukan untuk mengatakan bahawa tidak ada sekatan yang sedikit.

Sebagai contoh, ramai orang bangsawan pada abad ke-15 mengecam amalan pengeluaran cetak besar-besaran, enggan bahkan membenarkan buku cetak di perpustakaan mereka dan menegaskan bahawa mereka tidak juga dibuat sebagai buku bercetak.

Apa yang telah dilakukan pencetakan untuk pencetakan dan penerbitan, automasi telah dilakukan untuk perniagaan. Seperti semua teknologi baru, kadar pengambilan jatuh di sepanjang lengkungan loceng, dan terdapat beberapa pegangan yang kuat: Cara lama lebih akrab, ada perasaan kawalan yang terlibat dalam input data secara manual dari paper time paper dengan tangan atau menulis invois diri sendiri. Tetapi, seperti akhbar cetak, perniagaan yang membuat lompatan ke sistem automatik teras tidak melihat kembali.

Apakah proses automatik yang paling kritikal yang perlu diambil oleh perniagaan anda pada tahun 2016 untuk meningkatkan produktiviti dan kecekapan anda secara dramatik?

Penjejakan masa, gaji, dan penginvoisan.

Bukan hanya tiga proses ini bekerja bersama-sama secara sinergis untuk mengurangkan kos dan meningkatkan kecekapan secara drastik, tetapi masing-masing menghapuskan kerja manual dan kemasukan data yang membosankan, membebaskan masa untuk kerja perniagaan yang lebih strategik.

Penjejakan Masa

Bagi kebanyakan perniagaan, kos buruh terus adalah perbelanjaan # 1. Dan jam yang dikehendaki untuk mengesan, mengkaji semula dan memasukkan data dari paperheets paper mengambil sebahagian besar masa untuk pembantu simpan dan pentadbir - apatah lagi para pekerja menghabiskan masa cuba untuk mengingat apa yang sebenarnya mereka kerjakan.

Persatuan Penggajian Amerika menganggarkan bahawa secara purata, diperlukan 5 minit untuk memproses kad waktu pekerja tulisan tangan - dan penyelesaian pengesanan waktu otomatis dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses kartu waktu menjadi 1 menit per pekerja .

Chris Langford, yang membuat lompatan dari kemasukan masa manual ke penjejakan masa automatik tahun lepas, berkata, "Empat jam gaji setiap minggu telah bertukar menjadi 15 minit. Yang bermaksud saya menghabiskan 16 jam sebulan menjalankan gaji sebelum saya mula [mengesan masa pengesanan]. Kini sudah sejam. "Dia menambah," Apabila pekerja menyerahkan waktu mereka kepada saya sekarang, pekerjaan saya pada dasarnya dilakukan. Apa yang saya perlu lakukan adalah mengimbas segala-galanya dan pastikan ia betul. "

Dan itu bukan satu-satunya kelebihan mengotomatisasi data masa: Menurut Robert Half International dan American Payroll Association (APA)," kecurian masa "(e.g. , apabila pekerja "menjatuhkan" masa mereka dengan membulatkan jam terdekat atau gagal mencatat makan tengah hari atau berehat) melebihi 10 minit sehari, setiap pekerja. Nilai tinggi, sistem penjejakan masa automatik akan merangkumi pandangan mana pekerja berada pada jam dan di mana mereka berada melalui GPS; rekod semua suntingan, penambahan dan penghapusan data masa; pilihan pengurusan lembur; tetapan penjejakan masa yang mematuhi DCAA; dan keupayaan untuk dengan mudah diintegrasikan dengan proses utama lain seperti pembayaran gaji dan invois.

Penggajian

Tepat, gaji automatik boleh membuat perbezaan yang luar biasa dalam syarikat anda, apatah lagi memenuhi tuntutan audit yang semakin ketat, pertikaian buruh, peraturan kerajaan, dan liabiliti cukai.

Persekutuan Perniagaan Bebas Kebangsaan, atau NFIB, telah mendapati bahawa 64% dari perniagaan kecil melakukan gaji sendiri di dalam rumah, dan 62% menggunakan spreadsheet untuk memproses penggajian. Kenapa pergi ke masa dan usaha yang sungguh-sungguh untuk memasukkan data masa secara manual ke dalam spreadsheet? Tiga puluh tujuh peratus menjawab bahawa ia telah dilakukan dalam usaha untuk "menjimatkan wang," manakala 32% memetik percubaan untuk "mengekalkan kawalan yang lebih besar. "

Setakat menjimatkan wang, Persatuan Penggajian Amerika mendapati bahawa syarikat menjimatkan purata 2-8 persen gaji pekerja dengan mengotomatisasi gaji. Bagi kawalan dan ketepatan, dengan masa nyata yang mengalir dari penyelesaian penjejakan masa automatik anda, tidak ada entri manual atau ramalan yang diperlukan, hasilnya bercakap untuk diri mereka sendiri.

Jika anda mempunyai 20 pekerja, masing-masing membuat $ 20 sejam, itu $ 20,000 penjimatan setiap tahun, semata-mata dari beralih kepada penjejakan masa automatik.

Selain menghilangkan kemasukan manual dan peningkatan kelajuan dan ketepatan dalam menjalankan gaji, anda juga akan mendapat faedah daripada membayar pekerja tepat pada masanya, dan mempunyai rekod gaji yang mudah dan tepat.

Invois

Mengelakkan pertikaian pelanggan dan dibayar tepat waktu boleh bermakna perbezaan antara kecemasan aliran tunai dan pelayaran yang lancar. Mengekalkan keupayaan untuk menjana invois dengan cepat, tepat dan secara automatik adalah pilihan sahaja untuk kejayaan jangka panjang .

Dengan sinergi data masa automatik dan invois digabungkan, mudah untuk menyeret dan menggugurkan masa yang dibilkan oleh pelanggan, lokasi atau projek ke dalam invois terperinci yang jelas menunjukkan apabila kerja selesai, kadar yang boleh ditabung, dan sebarang nota yang dilampirkan data masa. Setakat masa pemulihan berlaku, kini mungkin untuk invois pelanggan hampir serta-merta, sementara perkhidmatan yang dilakukan masih di atas fikiran, menggalakkan pembayaran lebih cepat.

Dengan mengotomatisasi, anda juga akan mendapat rekod yang mudah untuk mengakses, sekiranya anda perlu menarik invois lama atau mengenal pasti perbelanjaan yang dikenakan masa cukai.

Perubahan tidak mudah. Tetapi "cuba dan benar" boleh menjadi cerun yang licin untuk "lambat dan ketinggalan zaman. "Berikan tiga pembaharuan perniagaan moden ini. Jika anda seperti kebanyakan pemilik perniagaan, anda tidak akan melihat ke belakang.

###

Mengenai Kelly Bistriceanu

Kelly dikenali sebagai "Akauntan Kejuahan Big" di sekitar pejabat TSheets.Dia mempunyai komitmen yang teguh untuk bekerja bersama akauntan dan penjaga buku ketika mereka menavigasi perairan kadang-kadang-khayalan industri yang terus berkembang. Perkataannya, "Aku <3>