4 Sebab-sebab Kenapa Proses Usaha Anda Didokumentasikan Proses

Kebanyakan perniagaan keusahawanan bermula secara organik dan memikirkan "bagaimana kita melakukan perkara-perkara di sekitar sini" dengan mudah. Pemilik dan pengurus seringkali sibuk untuk mendokumentasikan prosesnya kecuali jika bisnis itu sangat teknis atau saintifik, atau melainkan kawalan proses dimandatkan oleh klien seperti pemerintah. Jika anda bos dalam perniagaan yang terdiri daripada makanan yang memenuhi butik pakaian runcit kepada pengurusan kekayaan, anda tidak akan dipecat kerana tidak mempunyai proses yang didokumenkan.

(Lagipun, anda bos.) Tetapi anda akan kehilangan peluang yang luar biasa.

Sebab-sebab untuk Mencipta Proses Ditulis

Terdapat sebab-sebab yang menarik mengapa perniagaan kecil anda harus mempunyai proses bertulis, walaupun anda satu-satunya yang terlibat:

1. Menambah dan melatih pekerja: tertulis, anda boleh melatih pekerja secara lebih mudah dan cepat. Jika anda tidak mendokumenkan proses anda, anda akan tahan menambah pekerja kerana pemikiran latihan mereka terlalu menakutkan. Catch-22!
2. Keupayaan untuk mendapatkan pinjaman perniagaan: Jika anda memerlukan pembiayaan untuk perniagaan anda, bank atau pemberi pinjaman lain perlu memahami operasi anda. Ia membuat kenyataan yang kuat apabila anda dapat menunjukkan pemberi pinjaman bagaimana anda mengorganisir dan anda benar-benar mengendalikan proses.
3. Mengamankan keuntungan yang lebih besar: Proses pendokumentasian memperlihatkan kelemahan dalam cara anda melakukan sesuatu. Anda akan melihat kesesakan dan ketidakkonsistenan yang anda tidak menyedari berada di sana. Usul tambahan dalam proses perniagaan membebankan anda masa dan wang. Menghapuskannya sama dengan masa yang disimpan dan keuntungan yang lebih besar.

1. Kedudukan untuk jualan yang akhir: Jika anda ingin menjual perniagaan anda suatu hari nanti, pembeli akan ingin menilai kerja dalaman terlebih dahulu. Menunjukkan pembeli manual proses anda meningkatkan kemungkinan penjualan serta nilai yang dilihat oleh pembeli syarikat anda. Lagipun, jika proses anda bersih dan didokumentasikan dengan baik, pembeli dapat dengan mudah membayangkan dirinya melangkah masuk dan meneruskan apa yang telah anda lakukan. Masa yang disimpan untuk pembeli sama dengan kos yang kurang di jalan, yang menjadikan harga yang lebih tinggi untuk anda.

Bermula

Jadi, bagaimanakah anda pergi dari proses dengan tegas (atau tidak begitu tegas) di kepala anda dan membuatnya ditulis? Anda perlu menentukan dan kemudian proses dokumen anda. Katakan anda berada dalam perniagaan katering. Sama ada anda menyedari atau tidak, anda mempunyai proses-proses tertentu yang lazim untuk setiap syarikat katering. Sebagai contoh, setiap katering perlu mendapat pekerjaan, melakukan acara dan membuat susulan dengan pelanggan supaya anda mendapat lebih banyak pekerjaan. Setiap tindakan itu adalah prosesnya sendiri.

Jadi, untuk perniagaan anda, tulis langkah anda dan cuba sediakannya mengikut susunan (walaupun akan berlaku).Jika proses anda mempunyai lebih daripada tujuh langkah, lihatlah untuk menyatukan beberapa proses sebagai sub-proses langkah utama yang lain. Jika tidak, proses menjadi terlalu sukar untuk diurus dan diterangkan kepada orang lain.

Anda boleh membuat senarai seperti ini untuk katerer dan kemudian dalam setiap proses anda akan mendokumentasikan sub-proses yang merupakan sebahagian darinya:

1. Pengambilan kerja: Pemasaran, penjanaan cadangan, jualan proses, kontrak
2. Penyediaan acara: Pembuatan menu, persediaan makanan, kakitangan, pemilihan tempat dan persediaan
3. Operasi acara: Senarai semak, Susulan selepas peristiwa:
4. Susulan pelanggan, debaran dalaman Sumber

Sangat berguna untuk menggunakan gambar rajah visual untuk pengurusan proses dan bukannya senarai linear, walaupun jika anda tidak hebat dengan Excel atau program lain, senarai adalah lebih baik daripada apa-apa. Ketahui cara melakukan rajah aliran proses di Excel dan lihat apakah ia berfungsi untuk anda. Kelebihan menggunakan carta alir ialah anda dapat melihat input dan output setiap langkah proses dengan mudah. Proses yang baik adalah seperti tulisan yang baik: terdapat peralihan antara perenggan. Jika langkah proses membuat lompatan ke tindakan dan ia tidak jelas bagaimana anda sampai di sana, kembali dan pastikan input dan output jelas dan kuat.

Jika anda ingin membaca buku terbaik yang pernah ditulis tentang kawalan proses, lihatlah Reengineering Corporation oleh Michael Hammer dan James Champy.

Walaupun buku itu hampir dua dekad dan ditulis dengan proses organisasi yang besar, itu adalah sumber yang sempurna walaupun untuk pemula muda. Ia akan membantu anda melihat kesesakan dalam apa yang anda lakukan dan membetulkannya.