Menyediakan Panduan Perancangan Persidangan

Merancang satu persidangan memerlukan satu set kemahiran yang mencakup kemahiran organisasi yang luar biasa, keupayaan untuk multitask, tenaga, kreativiti, cerdas perniagaan, kemahiran interpersonal dan perhatian kepada perincian. Ia juga memerlukan panduan merancang persidangan yang komprehensif yang bukan sahaja akan membuat anda mengikut jadual tetapi akan memberikan jaminan yang sangat diperlukan bahawa anda tidak melupakan sesuatu di sepanjang jalan.

Perancangan persidangan adalah berbeza daripada perancangan acara jenis lain dan termasuk langkah tambahan.

Konferensi cenderung untuk menjadi peristiwa skala besar yang biasanya mengambil masa setahun atau lebih untuk merancang. Senarai tugasan anda boleh termasuk memilih tempat, menempah bilik hotel, menyediakan pendaftaran dalam talian, mendapatkan pembesar suara, menguruskan suite perhotelan, menganjurkan dewan pameran, mesyuarat penjadualan, pengendalian makanan dan minuman dan banyak lagi. Menyediakan panduan perancangan persidangan yang teratur yang memaparkan langkah-langkah yang mesti ada bagi mana-mana perancang persidangan yang berjaya.

Langkah berikut akan membantu anda menyediakan panduan perancangan persidangan yang akan berfungsi sebagai pelan tindakan untuk merancang sebarang persidangan. Sesuaikan dan ubah suai panduan berdasarkan acara yang anda sedang perancangan dan simpannya dekat. Apabila disediakan dan digunakan dengan betul, ia akan menjadi alat perancangan persidangan paling berharga anda.

Mulakan Dengan Asas-asas

Bahagian pertama panduan perancangan persidangan anda harus memasukkan asas-asas mengenai persidangan:

• Tarikh dan masa acara
• Lokasi acara (jika diketahui)
• Tujuan acara

Termasuk sebarang unsur lain yang diketahui, seperti tarikh ganti atau bilangan peserta.

Apa Rancangan itu?

Sebelum merancang pelbagai elemen persidangan, anda perlu memikirkan apa unsur-unsur yang berbeza dan di mana ia sesuai dengan skim keseluruhan acara anda.

Oleh itu, ambil pen dan pad atau duduk di hadapan komputer dan mula menulis semua perkara yang masuk ke dalam fikiran. Jangan risau tentang perkara penyenaraian mengikut kepentingan atau dalam apa jua urutan kronologi. Itu akan datang kemudian. Pada masa ini, pada dasarnya anda akan membuat versi senarai tugasan anda yang sangat panjang dan mudah, yang akan dipecahkan kepada komponen berasingan yang berasingan untuk dikendalikan secara individu semasa proses perancangan.

Seksyen ini boleh menyenaraikan mana-mana yang berikut:

• Pilihan tempat
• Pilihan hotel
• Ruang pertemuan
• Suite perhotelan
• Dewan pameran persidangan dan gerai
• pendaftaran pameran
• Pendaftaran peserta
• Pelancongan perjalanan
• Lencana peserta
• Program acara
• Makanan dan minuman
• Audio-visual
• Staf di tempat
• menyusun senarai ini supaya anda tidak terlepas pandang apa-apa dan teruskan dan menambah apa-apa yang timbul kemudian.Jangan terlewat oleh banyak bidang tanggungjawab yang disenaraikan; tujuan di sini adalah untuk memikirkan segala-galanya sekarang supaya anda boleh merancang dan menguruskan setiap item dengan cekap.

Pilih Tempat

Sebaik sahaja anda telah menentukan bila persidangan itu akan diadakan dan mempunyai pemahaman tentang keseluruhan skop acara, langkah seterusnya adalah memilih tempat.

Bergantung pada saiz persidangan, anda boleh memilih satu tempat untuk semua keperluan persidangan anda, dari ruang pameran ke bilik mesyuarat, dewan perjamuan, dan bilik hotel. Jika persidangan itu terlalu besar untuk ditempatkan di satu lokasi, dapatkan tempat yang berdekatan dengan hotel di luar atau laman katering supaya para peserta persidangan tidak perlu melakukan perjalanan jauh dari satu acara ke persidangan yang lain.

Pikirkan Pendaftaran Peserta

Bagaimana peserta mendaftar untuk persidangan ini? Bagaimanakah mereka akan menerima pengesahan pendaftaran? Bagaimanakah tag nama dijana dan diedarkan pada persidangan? Panduan perancang persidangan anda akan menyertakan jawapan kepada semua soalan ini dan harus dikemas kini sebaik sahaja pendaftaran persidangan dijalankan.

Jika acara dijangka menarik ramai orang ramai, maka sistem pendaftaran persidangan dalam talian adalah cara untuk pergi.

Sistem ini boleh memproses bayaran, melanggan pendaftaran dan menyusun maklumat lain yang berkaitan dan membantu dalam menghasilkan laporan.

Dewan pameran pameran dan persidangan

Kawasan pameran adalah ciri umum di persidangan, memberi peluang kepada penaja dan vendor untuk menyewa ruang untuk mempromosikan produk dan perkhidmatan mereka. Ini juga merupakan peluang untuk tuan rumah persidangan untuk membawa pendapatan sekiranya ciri pameran itu dipromosikan dengan berkesan dan diterima dengan baik. Bergantung pada saiz persidangan anda, menguruskan pameran dan dewan pameran akan memerlukan masa tambahan dan sumber jadi pelan sewajarnya.

Seperti yang dinyatakan di atas, sistem pendaftaran persidangan dalam talian adalah cara terbaik untuk mengesan pendaftaran supaya jika anda menjangkakan sebilangan besar peserta pameran, maka pertimbangkan untuk memasukkan pendaftaran peserta pameran ke dalam sistem pendaftaran peserta anda. Peserta juga perlu yang berikut:

Lencana pameran

• Peta dewan pameran persidangan dengan nombor booth tersenarai
• Manual untuk pameran pameran yang ditubuhkan dan meruntuhkan
• Pameran pameran pameran
• Senarai di tempat vendor yang tersedia untuk membantu penyewaan dan perkhidmatan pameran
• Sebagai perancang persidangan, anda bertanggungjawab untuk mengupah keselamatan untuk memastikan keselamatan bahan yang terdapat di dewan pameran.

Rancang Butiran Persidangan

Dengan beberapa tanggungjawab yang lebih besar ditangani, seperti pemilihan tempat persidangan dan pendaftaran peserta, anda boleh mengubah tumpuan anda untuk merancang butir-butir persidangan. Begitu juga dengan merancang sesuatu peristiwa, organisasi adalah sangat penting kerana perhatian terhadap perincian.

Sekarang adalah waktunya untuk mengeluarkan senarai cucian panjang barang-barang yang anda buat pada awal proses perancangan persidangan.Lihat senarai dan buat perubahan atau penambahan yang diperlukan untuk mencerminkan tugas dan tanggungjawab terkini. Seterusnya meletakkan item ini dalam susunan kronologi, bermula dengan barang-barang yang boleh atau mesti diselesaikan jauh lebih awal. Sebagai contoh:

Blok buku bilik hotel

• Rizab ruang pameran cadangan
• Penyelidikan sistem persidangan persidangan
• Pelan pemasaran persidangan rancangan
• Mulai dari awal dan pergi dari sana. Untuk setiap butir-butir yang perlu dicuba, sertakan tindak lanjut untuk memastikan bahawa kontrak ditandatangani dan diterima. Apabila tarikh sidang mendekat, item tindakan anda akan termasuk tugas jangka pendek seperti:

Pilih skema warna dan hiasan

• Membuat perkiraan bunga
• Pilih menu
• Susun untuk pengangkutan lapangan terbang untuk penceramah atau VIP > Pertimbangkan panduan perancangan persidangan anda sebagai manual untuk semua yang termasuk dalam merancang persidangan, tidak kira betapa kecilnya. Panduan ini dengan cepat akan menjadi alat yang tidak ternilai yang bukan sahaja akan membuat anda teratur dan mengikut jadual tetapi akan menenangkan saraf sebagai tarikh yang besar dan anda mempersoalkan sama ada anda telah melupakan sesuatu.