Panduan Perancangan Persidangan langkah demi langkah

Mengadakan persidangan dari bawah ke atas memerlukan sejumlah besar pemikiran dan pengumpulan data. Seluruh proses boleh mengambil masa beberapa tahun bergantung pada saiz kumpulan, tetapi boleh dibayangkan untuk melancarkan persidangan yang berjaya dalam satu tahun jika anda boleh membuat keputusan yang cepat.

Kenyataan merancang persidangan ialah, tanpa pengalaman, anda boleh kehilangan banyak masa untuk berfikir secara terperinci setiap kali menghadapi isu-isu yang lebih penting.

Untuk membuat proses lebih mudah untuk pemasa pertama, kami telah menggariskan langkah-langkah yang paling penting sambil memberikan anda pautan ke langkah-langkah yang lebih terperinci kami pada setiap subjek tertentu. Hasilnya di sini adalah panduan perancangan persidangan yang akan membantu anda memulakan dengan templat pepejal di tempat.

Langkah 1: Membuat Visi Persidangan Anda

Setiap acara bermula dengan visi, tetapi anda perlu mengubah visi anda menjadi perkataan dan nombor untuk mengukur kos dan membuat keputusan perancangan yang dimaklumkan. Pertama, anda perlu bermula dengan asas-asas seperti siapa, apa, bila, di mana dan mengapa.

Baca Lagi: Perancangan Acara 101: Merangka Butiran Penting

Langkah 2: Mewujudkan Pelan Perniagaan

Kecuali persidangan anda dibiayai oleh geran atau organisasi, anda perlu memetakan di mana wang anda datang dari dan apa yang digunakan untuknya. Bahagian pertama persamaan ini, pendapatan, harus dikira awal dalam proses perancangan.

Sekarang, untuk meletakkan harga pada persidangan, anda perlu mempunyai idea tentang apa yang anda bercadang untuk menawarkan kepada peserta. Barisan perjalanan dan pembesar suara anda akan menjadi faktor jualan bagi pendaftar yang berpotensi.

Langkah 3: Membandingkan Venue dan Perkhidmatan

Selepas anda mempunyai idea yang lebih spesifik mengenai bila persidangan anda akan berlangsung dan bilangan orang yang anda ingin hadir, anda boleh mula membeli tempat yang sesuai.

Perlu diingat bahawa pemilihan tempat anda juga akan menentukan kos katering dan audio / visual anda. Ini kerana kebanyakan pusat persidangan dan hotel acara menghendaki anda menggunakan perkhidmatan dalaman mereka untuk sebarang acara di lokasi.

Kebanyakan persidangan perlu menyediakan beberapa penginapan semalaman untuk tetamu yang melancong dari luar rantau ini. Keperluan ini mewujudkan satu lagi pertimbangan untuk memfokuskan kepada keputusan tempat anda.

Baca Lagi:

• Bagaimana Mengevaluasi Setiap Tempat
• 10 Tips untuk Menyewa Katerer

Langkah 4: Merekrut dan Menguruskan Pendaftar

Malah persidangan yang paling popular secara efektif memasarkan acara mereka untuk mengisi setiap tempat duduk di dalam rumah. Kehadiran adalah faktor tunggal yang paling penting untuk kejayaan acara anda. Nombor kehadiran yang baik membawa peluang pendapatan dan penajaan. Dan semakin banyak orang yang anda telah mendaftar akan menghasilkan lebih banyak permintaan untuk iklan dan pembukaan penyertaan.Cerita panjang pendek, jika anda boleh menarik orang ramai maka segala-galanya akan menjadi lebih mudah.

Menguruskan pendaftaran menjadi lebih sukar apabila acara anda semakin besar. Di sinilah sistem pendaftaran dalam talian boleh membantu anda mengesan nombor, memproses bayaran, dan menyusun data.

Read More:

• Solusi Pendaftaran Acara Atas Talian Ditinjau
• 6 Cara Kos Rendah untuk Memasarkan Persidangan Anda Online

Langkah 5: Perancangan Butiran Dalam Talian

Akhirnya, setelah menganjurkan dan melaksanakan unsur-unsur perniagaan persidangan itu, anda boleh mula memikirkan butiran di tapak. Ini termasuk bagaimana peserta akan mengemudi persidangan, susunan umum setiap bilik, dan pengedaran makanan dan minuman. Ini adalah bahagian perancangan persidangan yang kebanyakan orang mengaitkan dengan perancangan acara. Cara terbaik untuk menyelaras semua butiran adalah dengan berjalan kaki dari jadual perjalanan anda sebagai tetamu anda. Gambar bagaimana mereka akan berfikir dan bertindak pada setiap titik pada hari untuk menyelesaikan masalah sebelum mereka muncul.

Baca Lagi:

• Perjumpaan Pelan Lantai Dasar yang Popular
• Idea untuk Jadual Pendaftaran yang Berkesan
• Strategi Signage Menguruskan Aliran Persidangan

Langkah 6: Petua Pengurusan Pameran

Persidangan biasanya mempunyai kawasan pameran atau lantai konvensyen di mana penaja dan vendor menyewa ruang untuk mempromosikan produk mereka.

Ini boleh menjadi peluang yang sangat lumayan untuk persidangan anda jika anda mengatur semuanya dengan baik. Perlu diingat walaupun kawasan pameran memerlukan komitmen yang signifikan dari masa dan sumber, jadi pastikan anda bersedia untuk mengurus keperluan beberapa vendor sebelum melakukan komitmen kepada format ini.

Baca Lagi:

• Pendapatan dan Perbelanjaan dalam Model Perniagaan Pertunjukan Perdagangan