Permintaan Cadangan Dokumen (RFP)

Pengenalan

Apabila keperluan perniagaan yang kompleks telah ditakrifkan sebuah syarikat kemudian bersedia mencari vendor untuk memenuhi persyaratan. Langkah pertama dalam mencari vendor ialah membuat dan menghantar Permintaan Cadangan (RFP). Dokumen RFP harus mengandungi secara terperinci setiap aspek keperluan perniagaan, dan apa yang diperlukan oleh syarikat dari vendor yang berpotensi untuk memenuhi syarat yang ditetapkan dalam RFP.

Penjual akan menghasilkan tawaran berdasarkan pemahamannya mengenai keperluan yang dinyatakan dalam RFP, dan tawaran yang bersaing akan dinilai untuk menghasilkan sama ada pemilihan vendor yang menang, atau senarai pendek vendor yang kemudiannya akan menyampaikan persembahan kepada syarikat itu.

Menentukan Permintaan untuk Dokumen Cadangan

Dokumen RFP adalah penting untuk mendapatkan vendor yang boleh memenuhi keperluan perniagaan pelanggan. Jika dokumen itu cacat, sama ada dengan keperluan yang tidak jelas, keperluan yang hilang, atau keperluan yang tidak munasabah pada vendor, maka proses RFP akan menyebabkan tawaran tidak lengkap, atau dalam beberapa kes, tiada tawaran sama sekali. Vendor tidak perlu mengemukakan tawaran kepada setiap RFP yang mereka terima, dan walaupun mereka dapat memenuhi keperluan RFP, mereka mungkin tidak mempunyai keupayaan untuk menyampaikan syarat-syarat tersebut pada masa yang tepat. Yang kemudiannya sering dijumpai apabila pelanggan menghantar RFP kepada vendor kecil yang mungkin menjadi pemimpin dalam bidang mereka tetapi tidak mempunyai cara atau kemampuan untuk memenuhi keperluan pelanggan.

Setiap RFP akan berbeza berdasarkan keperluan yang telah ditentukan dan keperluan khusus pelanggan. Malah dalam syarikat yang sama, dokumen RFP mungkin berbeza dalam fokus bergantung pada keperluan utama. Bagi sesetengah RFP, tumpuan mungkin adalah pada harga, sementara yang lain mungkin memberi tumpuan pada masa penghantaran atau keperluan kualiti untuk item yang diperlukan.

Ciri-ciri Khusus Dokumen RFP

Terdapat beberapa ciri dokumen RFP yang diperlukan. Sebagai contoh, setiap RFP harus mempunyai tarikh dan masa tertentu di mana pelanggan menghendaki semua pembekal berpotensi telah mengemukakan tawaran. Jika tawaran dihantar selepas tarikh tersebut, mereka harus dibuang. Sekiranya vendor tidak dapat mengemukakan tawaran tepat pada masanya, maka ini dapat menunjukkan kemungkinan masalah dengan organisasi dan kebimbangan penghantaran.

Walau bagaimanapun, pelanggan mesti memberikan masa yang cukup untuk vendor untuk menghantar tawaran. Sekiranya keperluannya amat rumit, vendor mungkin perlu memasang pasukan tindak balas untuk memecahkan keperluan ke dalam bidang yang mereka dapat memahami dan kemudian memasang tawaran. Sekiranya garis masa yang ditetapkan dalam RFP terlalu pendek, respons mungkin tergendala dan vendor mungkin meneka pada kerumitan projek, dan bukannya memahami sepenuhnya.Ini akan membawa kepada tawaran yang tidak tepat dan proses RFP yang terbuang.

Dokumen RFP harus menunjukkan proses jika vendor mempunyai soalan tambahan mengenai keperluan yang ditetapkan dalam RFP. Vendor tidak sepatutnya dibenarkan memanggil pelanggan kerana ini boleh membawa kepada satu vendor yang diberikan maklumat tambahan yang memberikan mereka kelebihan daya saing.

Adalah lebih baik untuk mengatur panggilan persidangan supaya wakil setiap penjual dapat bertanya dan mendengar pertanyaan yang diarahkan kembali kepada pelanggan. Ini memastikan keadilan dalam proses pembidaan.

Dokumen RFP juga harus menyatakan dengan jelas format maklum balas RFP vendor. Jika ini tidak jelas, respons akan dihantar dalam format yang berbeza dan tidak mungkin untuk membandingkan tawaran vendor. Format tindak balas harus mengenal pasti apa yang diperlukan dari vendor dalam setiap bahagian, seperti rujukan, resume ahli pasukan yang berpotensi, dokumen dengan pemahaman vendor tentang keperluan, dan format untuk penetapan harga. Jika setiap vendor mematuhi format tindak balas yang betul, ini akan menjadikan perbandingan bida lebih mudah.