Struktur Organisasi Pembelian

Pengenalan

Fungsi pembelian mana-mana syarikat amat penting untuk kejayaan syarikat itu. Dengan berunding dengan vendor, jabatan pembelian boleh mendapatkan barangan berkualiti terbaik, pada harga terbaik, pada masa penghantaran yang tepat. Dengan cara ini, sebuah syarikat boleh memastikan bahawa mereka mempunyai bahagian yang tersedia untuk proses pembuatannya, yang seterusnya membolehkan pasukan pengeluaran menghasilkan dan menyampaikan barang-barang berkualiti kepada pelanggan.

Cara di mana jabatan pembelian disusun secara langsung bergantung kepada cara di mana syarikat beroperasi. Mempunyai organisasi pembelian yang tersusun dengan cara yang salah boleh membawa kepada kos yang lebih tinggi untuk bahan-bahan dan ketidakkonsistenan untuk penghasilan barangan siap, yang boleh menyebabkan kemerosotan dalam kepuasan pelanggan.

Perniagaan Kecil

Bagi perniagaan kecil, pembelian bahan sama pentingnya dengan syarikat besar. Sebuah perniagaan kecil beroperasi dengan cara yang kurus, dan proses pembelian mungkin sederhana, tetapi masih harus beroperasi dengan jayanya. Perniagaan kecil mungkin mempunyai satu profesional pembelian yang harus mendapatkan semua barang yang diperlukan untuk perniagaan tersebut. Kelebihan profesional membeli tunggal adalah bahawa mereka biasanya akan mempunyai hubungan peribadi dengan vendor dan boleh bertindak dengan cepat apabila timbul masalah.

Walau bagaimanapun, mereka perlu memastikan bahawa bahan-bahan tiba apabila mereka dikehendaki dan pada harga yang betul.

Ketika perniagaan berkembang, profesional pembelian tunggal dengan mudah dapat menjadi kewalahan dan ini dapat mengakibatkan ketidakmampuan mereka untuk tetap berada di atas vendor dan pengiriman. Adalah penting bagi perniagaan kecil untuk memahami bahawa syarikat yang semakin meningkat perlu memastikan bahawa jabatan pembelian mereka berkembang dalam langkah untuk memastikan mereka mengekalkan kecekapan yang telah dibuat.

Pembelian Terpusat

Syarikat-syarikat yang lebih besar kerap mengamalkan struktur beli terpusat dengan semua pelaporan pembelian yang membeli kepada eksekutif. Organisasi pembelian terpusat akan menampung keperluan pembelian bagi seluruh syarikat. Sebagai contoh, jika sebuah syarikat mempunyai tujuh tumbuh-tumbuhan di seluruh AS, organisasi membeli pusat akan ditempatkan di satu lokasi, dan membeli barang untuk semua tujuh tanaman.

Terdapat beberapa sebab mengapa syarikat akan memilih struktur pembelian jenis ini. Dengan memiliki organisasi pembelian tunggal, syarikat mampu memanfaatkan jumlah perbelanjaan syarikat apabila berunding dengan vendor. Ini sepatutnya membolehkan jabatan pembelian menentukan harga dan syarat terbaik daripada vendor dengan menawarkan mereka komitmen untuk membeli dalam jumlah yang lebih besar.

Pertubuhan pembelian berpusat juga membolehkan profesional pembelian untuk mengkhusus dalam satu kawasan.Sebagai contoh, kerani pembelian boleh bekerja dengan vendor yang menyediakan produk keluli, sedangkan jika mereka berada di jabatan pembelian yang lebih kecil, mereka harus bekerja dengan vendor dari banyak industri.

Syarikat sering menyukai jabatan pembelian berpusat kerana ia memberi mereka lebih tinggi kawalan ke atas proses pembelian.

Dengan membeli yang tersebar di seluruh organisasi, maka akan ada jumlah yang jauh lebih besar dari kakitangan yang terlibat dalam proses tersebut dan kurang mengawal proses pembelian.

Pembelian terdesentralisasi

Organisasi dengan banyak lokasi boleh mengadopsi model pembelian yang terdesentralisasi. Ini membolehkan setiap kemudahan atau sekumpulan kemudahan untuk menjalankan pembelian mereka sendiri. Model pembelian ini boleh berjaya di mana budaya organisasi sedemikian rupa sehingga setiap lokasi bertindak sebagai pusat keuntungan sendiri, atau mempunyai perniagaan yang berbeza dari lokasi lain. Bagi syarikat yang telah memperoleh perniagaan yang mungkin tidak serupa dengan perniagaan teras mereka, maka struktur pembelian yang terdesentralisasi akan lebih sesuai. Pertubuhan pembelian tempatan akan sering beroperasi sama dengan model perniagaan kecil di mana mereka akan mempunyai hubungan yang lebih erat dengan vendor tempatan dan dapat bertindak balas dengan cepat apabila diperlukan.

Jika kemudahan memerlukan penyerahan item pada saat-saat notis, model pembelian terpusat tidak sesuai. Sekiranya saham keluar sudah berlaku, dan pengilangan akan dihentikan, maka vendor tempatan seringkali dapat menyampaikan hari yang sama, sedangkan pembelian berpusat mungkin akan menangani penjual kebangsaan yang tidak dapat menawarkan tindak balas yang sama.

Banyak syarikat telah cuba mengadopsi campuran pembelian terpusat dan berpusat, di mana kemudahan memiliki tanggungjawab pembelian untuk item pengeluaran kritikal tertentu, tetapi organisasi pembelian pusat memiliki tugas untuk membeli barang-barang yang tidak kritikal.