Sekiranya Saya Menggunakan Syarikat Pemusnahan Dokumen

Di seluruh dunia, undang-undang semakin ketat tentang pencurian identiti, dan keperluan untuk kemusnahan dokumen sistematik semakin meningkat. Kemusnahan dokumen secara sistematik adalah lebih penting dan diwajibkan oleh undang-undang persekutuan dan tempatan untuk syarikat atau perniagaan yang berurusan dengan Maklumat Peribadi (PII) yang sensitif dan peribadi. PII umumnya termasuk maklumat seperti nama, nombor keselamatan sosial, alamat, alamat e-mel, dan nombor telefon yang boleh digunakan untuk mengenal pasti individu.

Yang membawa kita kepada subjek artikel ini, dilema sama ada untuk menyewa perengkingan kertas atau perkhidmatan pemusnahan kertas yang menyediakan syarikat atau melakukan kerja memusnahkan dokumen oleh syarikat yang menghasilkan dokumen tersebut.

Mengetahui kebaikan dan keburukan berikut menggunakan syarikat perkhidmatan pemusnahan dokumen harus membantu anda membuat keputusan yang sempurna:

Kebaikan Menggunakan Syarikat Pemusnahan Dokumen

Keselamatan dan Kemudahan Menggunakan syarikat pemusnahan dokumen untuk pemusnahan dokumen yang sistematik dianggap sebagai selamat dan mudah kerana fakta bahawa kebanyakan perkhidmatan pemusnahan dokumen menyediakan syarikat-syarikat dilengkapi dengan teknologi pemusnahan dokumen yang canggih dan mereka bertanggungjawab sepenuhnya.

Menggunakan syarikat pemusnahan dokumen adalah selamat dan terjamin kerana mereka melakukan segala-galanya di hadapan pihak berkuasa syarikat. Kebanyakan perkhidmatan pemusnahan dokumen yang menyediakan syarikat akan memberi anda kotak di mana anda akan menyimpan semua kertas dan cakera yang tidak diingini (yang mengandungi maklumat sensitif) dan mereka akan datang dan memusnahkan dokumen yang diambil dari kotak.

Semua berlaku di hadapan anda, menjadikannya selamat.

Menyewa sebuah syarikat adalah mudah kerana tiada seorang pun daripada pekerja anda yang perlu mengambil bahagian dalam proses ini, selain daripada individu yang ditetapkan mengamati keseluruhan proses untuk memastikan bahawa syarikat yang anda sewa melakukan tugas sesuai kebutuhan anda.

Menyewa syarikat pemusnahan dokumen adalah mudah terutama apabila jumlah dokumen yang hendak dimusnahkan adalah besar. Jika syarikat anda ingin membeli teknologi pemusnahan dokumen, ia memerlukan tenaga kerja tambahan untuk melaksanakan tugas tersebut. Sekiranya anda ingin menggunakan tenaga kerja yang sedia ada, ia mungkin sangat mencabar. Perkhidmatan pemusnahan dokumen boleh diambil secara tetap atau sekali setahun sekali. Mengambil perkhidmatan biasa berkata sebagai contoh setiap bulan adalah baik apabila jumlah dokumen yang hendak dimusnahkan adalah besar.

Mengikuti Undang-undang Pemusnahan Dokumen Tempatan Syarikat-syarikat perkhidmatan pemusnahan dokumen menyedari undang-undang pemusnahan dokumen tempatan. Oleh itu, apabila anda menyewa perkhidmatan pemusnahan dokumen yang menyediakan firma, anda boleh memastikan mematuhi undang-undang tempatan.Pada akhir proses, syarikat pemusnahan dokumen akan memberi anda perakuan pemusnahan. Sijil ini akan membantu anda dalam prosedur undang-undang sekiranya syarikat anda dituduh melanggar undang-undang pemusnahan dokumen. Perkhidmatan pemusnahan dokumen boleh dipantau dan disahkan oleh Persatuan Kebangsaan untuk Pemusnahan Maklumat (NAID). Oleh itu, jika perkhidmatan mana-mana syarikat pemusnahan dokumen tidak selamat dan selamat, mereka mungkin kehilangan pensijilan ini.

Mesra Alam Kebanyakan syarikat pemusnahan dokumen mendakwa diri mereka Perniagaan Hijau. Kerana mereka memastikan dokumen-dokumen tersebut dikitar semula atau dikompost secara sistematik untuk mempunyai impak alam sekitar yang paling tidak mungkin.

Kekeliruan Menggunakan Syarikat Pemusnahan Dokumen Kos penggunaan syarikat pemusnahan dokumen mungkin negatif bagi syarikat kecil yang menghasilkan sejumlah kecil dokumen, dan dengan demikian, mungkin ingin memusnahkan dokumen secara dalaman. Menggunakan syarikat pemusnahan dokumen harus dianggap kurang diperlukan apabila perusahaan Anda tidak berurusan dengan PII. Dalam hal ini, menggunakan syarikat pemusnahan dokumen mungkin tidak wajib.

Kebaikan dan Kerugian Pemusnahan oleh Syarikat Sendiri

Apabila syarikat tidak berurusan dengan PII, adalah idea yang baik untuk pergi dengan cara yang berkesan kos memusnahkan dokumen oleh syarikat itu sendiri jika pilihan benar-benar mahal berkesan.

Ia boleh menjadi kos efektif apabila pekerjaan itu dapat dilakukan oleh pekerja yang ada dan dengan pelaburan minimum dalam teknologi. Tetapi kebanyakan masa, pelaburan dalam teknologi lebih mahal daripada membayar caj tertentu sekali sebulan untuk perkhidmatan pemusnahan dokumen. Tetapi bagaimana kos atau kos yang berkesan melakukannya sendiri bergantung kepada bagaimana anda melakukan keseluruhan perkara. Berikut adalah kisah kejayaan melakukan pemusnahan dokumen oleh sebuah syarikat itu sendiri: Sebaliknya, berikut adalah cara mesin pencincang pejabat dapat menelan kos lebih daripada yang anda fikirkan:

Jika syarikat berurusan dengan PII, maka menjadi sulit untuk memastikan tingkat keselamatan dan keselamatan yang boleh disusuli dengan mengambil perkhidmatan syarikat pemusnahan dokumen. Dan apabila syarikat melakukan tugas itu sendiri, tidak akan ada sesiapa pun yang akan menyerahkan sijil penghancuran dokumen juga.