Mengendalikan Program Kad Perolehan

Kad perolehan, atau P-kad, adalah satu bentuk kad kredit syarikat yang dikeluarkan kepada pekerja yang kemudiannya boleh memperoleh barangan dan perkhidmatan tanpa perlu memproses transaksi melalui prosedur pembelian tradisional, seperti seperti menggunakan tuntutan pembelian atau pesanan pembelian.

Terdapat beberapa program kad perolehan yang berbeza, ada yang melibatkan hanya menggunakan vendor yang diluluskan oleh syarikat, sementara yang lain membenarkan mana-mana penjual digunakan.

Pembelian yang dilakukan oleh pekerja menggunakan kad perolehan umumnya adalah nilai yang kecil dan rendah. Banyak tindak balas negatif mengenai program kad perolehan secara khusus disasarkan ke arah penyalahgunaan kad oleh pekerja. Walau bagaimanapun, manfaat program perolehan jauh lebih besar daripada risiko dan kos yang terlibat dalam operasi program ini.

Manfaat Kad Perolehan

Kerajaan Amerika Syarikat mendapati bahawa belanja di bawah $ 2500 hanya terdiri daripada 2 peratus daripada perbelanjaan kerajaan keseluruhan, tetapi menyumbang 85 peratus semua pembelian. Oleh kerana kos pentadbiran pembelian kecil ini sering melebihi perbelanjaan dolar sebenar, penggunaan kad perolehan meningkat di banyak jabatan kerajaan. Satu agensi kerajaan, Jabatan Perdagangan, menganggarkan bahawa penggunaan kad perolehan menyelamatkan mereka lebih dari $ 22 juta setahun atas kos pentadbiran dan pengurangan masa pembelian pemprosesan.

Penggunaan kad telah membolehkan jabatan pembelian menumpukan usahanya ke dalam 15 peratus daripada jumlah perbelanjaan perolehan yang mencakupi 98 peratus daripada jumlah perbelanjaan.

Melaksanakan Kawalan Dalaman

Penyalahgunaan kad perolehan adalah berita utama tetapi sering kali penyalahgunaan ini, khususnya di jabatan Kerajaan, biasanya menunjukkan nilai dolar yang tinggi, tetapi seringkali kurang dari setengah satu peratus dari jumlah perbelanjaan.

Namun penyalahgunaan berlaku tetapi dapat dikendalikan dengan menerapkan kontrol internal yang tepat untuk mengurangi sisa dan penyalahgunaan.

Arah pengurusan yang kuat adalah penting untuk program kad perolehan yang berjaya. Pengurusan harus menentukan dengan jelas apa kegunaan yang dibenarkan bagi kad itu dan menentukan dan mengenakan, penalti mereka untuk kenakalan pembayaran, penipuan, dan penyalahgunaan. Sudah tentu, prosedur dan sumber pejabat belakang perlu diwujudkan untuk melaksanakan kawalan. Jika tidak ada sumber yang mencukupi untuk memantau dan menangani penyalahgunaan kad perolehan, maka pelanggaran akan terus berlanjut dan meningkat kerana kurangnya komitmen dalam program ini dilihat oleh penggunanya.

Siapa yang Mendapatkan Kad?

Satu lagi negatif dilihat dalam program kad perolehan adalah bahawa syarikat berfikir bahawa mereka perlu memberikan kad kepada semua pekerja mereka yang membuat pembelian. Ini tidak berlaku; yang dikeluarkan kad perolehan diberi kepercayaan.Syarikat mesti dapat mempercayai pengguna kad kerana mereka sebenarnya membelanjakan wang syarikat. Harus ada proses kelulusan di mana pekerja perlu dipilih, dikaji semula dan diluluskan. Sekiranya pekerja mempunyai kredit buruk maka harus diberikan kad perolehan syarikat?

Mengambil Alih Batas Belanja

Seperti mana-mana kad kredit, harus ada batas kredit bagi pengguna.

Syarikat kad kredit memberi pemegang kad berdasarkan kemampuan mereka untuk membayar. Bagi pemegang kad perolehan, syarikat perlu memberi pemegang kad had perbelanjaan yang sesuai dengan kedudukan mereka dan perbelanjaan mereka yang mungkin. Sebagai contoh, seseorang yang bekerja sebagai penganalisis IT hanya perlu untuk membeli dakwat pencetak dan perkakasan komputer kecil yang hanya boleh berjumlah dua ratus dolar setahun. Had perbelanjaan untuk pekerja ini harus mencerminkan ini dan tidak diberi had perbelanjaan selimut $ 2500 yang boleh diberikan kepada semua kakitangan IT. Had perbelanjaan perlu dikaji semula secara berkala supaya tahap yang sesuai diberikan kepada pekerja berdasarkan perbelanjaan sebenar mereka.