Bagaimana Mengembangkan Agenda Mesyuarat Berkesan

Agenda mesyuarat ialah senarai item yang diharapkan oleh peserta dalam mesyuarat. Agenda harus diedarkan kepada peserta beberapa hari sebelum pertemuan, minimal 24 jam sehingga para peserta memiliki kesempatan untuk mempersiapkan pertemuan.

Dalam kombinasi dengan minit mesyuarat, dokumentasi yang diterima peserta mengikuti satu mesyuarat, agenda adalah rancangan untuk mesyuarat dan tindak lanjut yang dilaporkan untuk mesyuarat sebelumnya.

Apabila anda membuat agenda untuk mesyuarat yang tidak dijadualkan, langkah berikut akan membantu anda. Kemudian dalam artikel ini, anda akan melihat template untuk mesyuarat yang dijadualkan secara teratur. Kedua-dua jenis mesyuarat berkongsi item agenda yang serupa tetapi tidak sama.

Mengembangkan Agenda Mesyuarat

Pertama, kenal pasti sama ada pekerja lain diperlukan untuk membantu merancang mesyuarat. Kemudian, tentukan apa yang anda harapkan untuk dicapai dengan mengadakan mesyuarat. Mewujudkan matlamat yang boleh dicapai untuk mesyuarat anda. Matlamat yang anda tetapkan akan mewujudkan rangka kerja untuk pelan mesyuarat yang berkesan.

Seperti Stephen Covey mengatakan dalam Tujuh Kebiasaan Orang Berkepentingan Tinggi , "Mulailah dengan pemikiran akhir." Tujuan mesyuarat anda akan menentukan fokus mesyuarat, agenda mesyuarat, dan peserta mesyuarat.

Membangun agenda membuat rancangan untuk mesyuarat. Anda bermula dengan matlamat utama atau tujuan yang anda cuba capai dengan mengadakan mesyuarat.

Sebaik sahaja anda telah memutuskan matlamat anda, anda perlu menentukan sama ada anda memerlukan bantuan pekerja tambahan untuk merancang agenda anda. Jika ya, jemput mereka untuk menyertai anda.

Selepas menentukan matlamat keseluruhan anda, anda, atau pasukan anda, perlu membuat keputusan berikut. Di samping tujuan atau matlamat mesyuarat, setiap item tersebut muncul dalam agenda mesyuarat.

• Peserta yang diperlukan untuk mesyuarat sebenar,
• Item yang memerlukan perbincangan atau tindakan yang akan membawa kepada pencapaian matlamat atau tujuan,
• Jumlah waktu yang anda harapkan dari kelompok akan memerlukan perbincangan setiap item,
• Tarikh dan masa mesyuarat,
• Lokasi yang sesuai, yang akan memegang semua peserta dengan selesa, untuk mesyuarat,
• Pra-kerja untuk mesyuarat itu. Ini termasuk sebarang bacaan, dokumentasi, data, minit pertemuan dari mesyuarat sebelumnya, atau sebarang persediaan lain yang akan membuat pertemuan sebenar anda berjaya. Penyediaan ini hendaklah dilampirkan pada notis dan agenda mesyuarat apabila anda mengedarkannya kepada peserta yang dijemput.

Sebagai tambahan kepada item keputusan di atas, item agenda piawai hendaklah termasuk:

• Mengkaji semula tujuan, agenda, dan hasil yang diharapkan dan produk.
• Semakan minit mesyuarat terdahulu.
• Semakan kemajuan peserta mengenai komitmen dan tindakan yang dibuat pada mesyuarat sebelumnya.
• Penerima nota atau pemimpin perlu mengkaji semula komitmen yang dibuat oleh para peserta semasa pertemuan sebagai item agenda akhir.

Memutuskan Siapa Harus Berlaku untuk Menyempurnakan Agenda Anda

Setelah anda memutuskan bahawa mesyuarat diperlukan untuk mencapai matlamat anda, anda perlu mengembangkan senarai peserta.

Tidak setiap pekerja boleh atau harus mengambil bahagian dalam setiap mesyuarat, tetapi mengundang peserta yang tepat akan meningkatkan kemungkinan kejayaan Anda. Tentukan peserta anda dengan bertanya soalan seperti berikut.

Agenda Mesyuarat untuk Mesyuarat Berjadual yang Berkala

Tidak setiap mesyuarat memerlukan agenda yang dibangunkan khusus. Kebanyakan pekerja telah mengadakan mesyuarat berjadual secara tetap untuk jabatan atau kumpulan kerja mereka. Anda juga mempunyai pasukan dan projek yang anda ikut ni.

Projek yang sedang berjalan mungkin tidak memerlukan agenda baru untuk setiap mesyuarat, tetapi pasukan anda akan dilayan dengan baik dengan menggunakan pendekatan yang standard untuk mesyuarat anda.

Mesyuarat yang dijadualkan secara kerap dibahagikan kepada tiga segmen yang masing-masing mempunyai item agenda standard: Item Informatik, Item Tindakan, dan Perancangan Teruskan.

Agenda Mesyuarat

Item Maklumat

Item Tindakan

Perancangan Terus

Jika anda mengikuti garis panduan ini apabila anda membina agenda mesyuarat anda, anda meningkatkan kemungkinan pertemuan anda akan menghasilkan hasil.

Berkaitan dengan Mesyuarat Agenda

• Siapa yang mesti memiliki penyelesaian yang dimajukan oleh kumpulan itu?
• Siapa yang memiliki proses yang dibincangkan oleh kumpulan itu?
• Siapa yang perlu tahu maklumat yang anda berikan?
• Siapa yang boleh memberikan data dan fakta untuk membimbing membuat keputusan?
• Siapa yang mempunyai pengalaman atau kepakaran untuk berkongsi dengan kumpulan itu?
• Siapa yang mesti menyokong pelaksanaan sebarang penyelesaian atau tugas?
• Siapa yang mesti memberi kebenaran atau sumber untuk mencapai keputusan mesyuarat?
• Siapa yang boleh menentang pelaksanaan sebarang penyelesaian atau arahan?
• Hangat dan salam. Pertimbangkan peluncur ais ringkas bergantung kepada berapa kerap kumpulan bertemu.
• Mengkaji semula tujuan, agenda, dan hasil dan produk yang dijangkakan.
• Semakan minit mesyuarat terdahulu.
• Menyediakan maklumat jabatan dan syarikat yang sesuai yang diperlukan oleh pasukan.
• Semakan kemajuan pada item tindakan, pelan tindakan, dan komitmen. Kumpulan mengkaji semula matlamat.
• Bincangkan dan membuat keputusan mengenai perkara agenda untuk mesyuarat ini.
• Kenal pasti langkah seterusnya.
• Kenal pasti maksud, hasil, dan agenda untuk mesyuarat seterusnya.
• Pemberi nota harus mengkaji komitmen yang dibuat oleh orang semasa mesyuarat.
• Kenal pasti apa-apa bantuan yang diperlukan daripada orang yang bukan dalam kumpulan dan serahkan peserta untuk membuat kenalan.
• Hantar minit keluar dalam masa 24 jam dari mesyuarat.

  Lebih Berkaitan dengan Mesyuarat Berkesan

  • Bertemu dan Beri Salam Perjumpaan Es untuk Makan Tengahari
  • Kembangkan Norma Kumpulan
  • Contoh Norma Pasukan