Mesyuarat Agenda Mesyuarat Pertama Penasihat Pertama

Selepas mencari orang untuk berkhidmat di Lembaga Penasihat anda, menghantar surat jemputan, dan memilih ahli lembaga, sudah tiba masanya untuk merancang mesyuarat Lembaga Penasihat yang pertama. Kunci untuk mendapatkan Lembaga Penasihat anda pada permulaan yang betul adalah untuk memulakan seperti yang anda maksudkan untuk meneruskan.

Anda telah memberikan banyak pemikiran kepada apa yang anda harapkan dapat diperoleh daripada mempunyai Lembaga Penasihat dan menantikan nasihat dan kepakaran yang dapat diberikan oleh Ahli Penasihat anda dalam pelbagai aspek perniagaan anda seperti pengurusan, pemasaran , perakaunan, kakitangan, perkhidmatan pelanggan, teknologi, dll.

Jadi, anda pasti yakin bahawa pada mesyuarat pertama ini anda membiarkan ahli Lembaga Penasihat anda menyumbang.

Merancang Mesyuarat Sekitar Masalah atau Perbincangan Topik

Pertemuan pertama anda, oleh itu, seperti semua mesyuarat Lembaga Penasihat anda, perlu dirancang di sekitar masalah atau masalah. Anda mungkin merasa mudah untuk menyatakan masalah sebagai matlamat. Sebagai contoh, "Kami mahu meningkatkan jualan kami sebanyak 25% pada suku tahun ini, bagaimana mungkin kami melakukan ini?" Atau anda mungkin menyatakan tajuk perbincangan secara lebih umum: "Bagaimana kami boleh mengurangkan kos perniagaan kami?" atau "Bagaimanakah kita boleh meningkatkan produktiviti atau bagaimana kita dapat meningkatkan perkhidmatan pelanggan?"

Mengumpul Bahan Latar Belakang yang Berkaitan

Setelah anda memutuskan topik perbincangan, sudah tiba masanya untuk mengumpulkan bahan yang diperlukan oleh ahli Lembaga Penasihat anda.

Oleh kerana ini adalah mesyuarat Lembaga Penasihat yang pertama, anda harus memasukkan pelan perniagaan dan dokumen lain yang berkaitan dengan topik perbincangan, seperti carta, graf dan lembaran fakta yang menggambarkan latar belakang topik perbincangan.

Jika boleh, anda perlu menghantar satu salinan dokumen ini kepada semua ahli Lembaga Penasihat dua minggu lebih awal, bersama dengan satu salinan agenda.

Buat Agenda Mesyuarat

Berikut adalah contoh Agenda (dengan ulasan untuk menjalankan mesyuarat dengan cekap) yang mungkin anda ingin gunakan untuk mesyuarat Lembaga Penasihat pertama anda.

Perhatikan bahawa setiap item agenda adalah masanya; membina jadual waktu ke dalam mesyuarat anda dan berpegang kepadanya memastikan mesyuarat anda tidak terjejas dan merangsang perbincangan di peringkat.

Buat Pengaturan untuk Merakam Minutes Mesyuarat

Anda juga akan ingin membuat beberapa pengaturan untuk merakam minit mesyuarat. Jangan cuba lakukan ini sendiri; anda perlu dapat menyertai sepenuhnya dan mendengar dan menyumbang dengan baik adalah pekerjaan sepenuh masa. Sekiranya anda tidak mempunyai seseorang yang boleh hadir dan berkhidmat sebagai setiausaha, minta kebenaran ahli Lembaga Penasihat anda untuk merakamkan mesyuarat.

Buat Makanan Tambahan Tersedia

Mempunyai minuman yang tersedia adalah idea yang baik.Kopi, teh, air, jus dan makanan ringan seperti buah atau muffin adalah sentuhan yang bagus dan sentiasa dialu-alukan semasa mesyuarat. Selepas mesyuarat pertama anda, anda akan mempunyai rasa keistimewaan para peserta untuk minuman dan makanan ringan dan boleh merancang dengan sewajarnya untuk mesyuarat seterusnya.

Santai!

Di atas semua, jangan risau tentang persembahan anda. Anda berada di sana untuk berkongsi visi dan harapan anda untuk syarikat anda dan mendapatkan nasihat, bukan untuk menarik perhatian sesiapa sahaja dengan kesan persembahan multimedia.

Matlamat jangka panjang anda adalah untuk mewujudkan perhubungan amanah dengan ahli Lembaga Penasihat anda, jadi fokus kepada memastikan bahawa ahli Lembaga Penasihat anda pergi dengan perasaan bahawa mereka telah didengar dan mereka telah menyumbang kepada pengurusan syarikat anda - dan berharap kepada mesyuarat Lembaga yang akan datang.

Saya telah memasukkan komen dalam Agenda Mesyuarat Lembaga Penasihat Sampel ini untuk membimbing anda melalui proses mesyuarat. Rasa bebas mencetak agenda ini dan menyesuaikannya dengan keperluan anda - anda boleh menyalinnya secara langsung ke dalam dokumen Word, Excel atau dokumen pejabat yang serupa dengan memilih teks dan menggunakan salinan / tampal (menggunakan Windows, garis besar teks yang dipilih dengan tetikus , dan tekan CTRL-C untuk menyalin dan CTRL-V untuk tampal).

Nama Syarikat - (Isikan)

Agenda

Tarikh - (Isi)

Lokasi - (Isi)

Masa Permulaan / Masa Berakhir	Aktiviti
10: 00 - 10: 05 a. m.	Pengenalan (Mengandaikan ahli Lembaga Penasihat anda tidak bertemu, memperkenalkan diri dan semua ahli Lembaga, memberikan garis panduan ringkas tentang kepakaran mereka.)
10: 05-10: 10 a. m.	Kenapa Lembaga Penasihat? (Kenyataan ringkas tentang cara anda melihat Lembaga Penasihat yang beroperasi dan sumbangan yang anda harap dapat ditanggung oleh Lembaga Penasihat kepada perusahaan anda. Termasuk butiran seperti seberapa sering Lembaga akan bertemu.)
10: 10-10: 20 a. m.	Soalan (Jika ada, jika tidak, tanyakan kepada Ahli Lembaga Pengarah bagaimana mereka melihat Lembaga Penasihat yang beroperasi dan bagaimana mereka berharap dapat menyumbang.)
	Topik Diskusi: (Masukkan Penyataan Soalan / Masalah anda di sini.)
10: 20 - 10: 25 a. m.	Pembentangan Topik Perbincangan (Menggambarkan sejarah topik dan bagaimana ia memberi kesan kepada syarikat; jangan memberikan pandangan / penyelesaian anda pada masa ini.)
10: 25-11: 35 a. m.	Perbincangan (Anda ingin menyimpan ide-ide yang mengalir di peringkat ini, jangan menolak atau menolak idea-idea pada masa ini.)
11: 35-11: 50 a. m.	Cadangan / Resolusi (Menilai idea yang telah didengar oleh kumpulan dan memilih "penyelesaian" terbaik.)
11: 50-11: 55 a. m.	Ringkasan (Meringkaskan topik, perbincangan, dan keputusan untuk kumpulan dan beritahu mereka apa yang anda bercadang lakukan.)
11: 55 a. m.	Penangguhan

Tarikh Mesyuarat Seterusnya - (Isi)

Jika anda menggunakan jadual waktu ini, ini adalah masa yang tepat untuk mengambil ahli Lembaga Penasihat anda untuk makan tengah hari yang baik (terutama jika makanan ringan mempunyai tidak disampaikan semasa mesyuarat). Ingatlah bahawa pertemuan itu selesai dan makan tengah hari harus menjadi majlis sosial!

Pastikan Mesyuarat Pendek

Anda tidak sepatutnya mengadakan mesyuarat Lembaga Penasihat yang berjalan lebih lama dari dua jam. Dua jam adalah cukup lama untuk kebanyakan orang memberi perhatian yang tidak berbelah bahagi kepada tugas di tangan.

Mulakan Mesyuarat Masa Depan Dengan Semakan Topik Perbincangan Terdahulu

Di mesyuarat yang akan datang, anda harus bermula dengan semakan mengenai apa yang telah anda lakukan mengenai topik yang telah dibincangkan mesyuarat terakhir, dan jemput komen ahli Lembaga Penasihat anda mengenai tindakan syarikat anda.

Oleh kerana "bertemu dan menyapa" tidak ada jalan, anda mungkin ingin mempunyai dua topik perbincangan di mesyuarat Lembaga Penasihat masa depan anda. Anda mungkin mempunyai tiga, jika anda fikir mereka akan selesa dengan selesa dalam format dua jam. Tetapi anda tidak boleh mempunyai lebih daripada tiga.

Lihat juga:

Memanfaatkan Kuasa Lembaga Penasihat

Seksyen Pengurusan Pelan Perniagaan

Meningkatkan Kejayaan Perniagaan Anda Dengan Perancangan Perniagaan Harian