Bagaimana Mengadakan Mesyuarat Berkesan

Adakah anda takut menghadiri mesyuarat kakitangan mingguan? Adakah anda pernah mendapati diri anda duduk di sana, memutarkan pen anda, dan menentang godaan untuk mengintip telefon pintar anda, tertanya-tanya mengapa di bumi anda berada di sana apabila anda mempunyai begitu banyak perkara lain yang perlu dilakukan? Atau lebih teruk lagi, adakah anda berada di kepala meja yang mengetuai mesyuarat semasa anda melihat orang lain yang tidak berpuas hati? Anda tidak bersendirian. Mesyuarat terurus yang kurang baik adalah pembunuh produktiviti dan mereka pastinya tidak membantu semangat pekerja.

Katakan selamat tinggal kepada mesyuarat yang membosankan dan belajar bagaimana untuk mengadakan mesyuarat berkesan yang meninggalkan pekerja yang terlibat dan bermotivasi.

7 Tips Untuk Mesyuarat Berkesan

Menetapkan Objektif Mesyuarat

Sebelum menghantar tanda amaran mesyuarat dan meletakkannya pada kalendar anda, tanya diri anda mengapa anda ingin mengadakan mesyuarat dan tentukan tujuannya. Adakah ia satu mesyuarat untuk membawa pekerja sehingga mempercepat perubahan dalam pengurusan? Adakah anda membuat keputusan mengenai sesuatu projek? Adakah sesi brainstorming untuk strategi perniagaan baru? Ketahui bahawa pengumpulan pekerja di bilik untuk perbincangan dan interaksi tatap muka diperlukan untuk tujuan anda; jika tujuan mesyuarat adalah kemas kini status, mungkin menghantar e-mel kumpulan adalah penggunaan yang lebih baik dari semua orang.

Berkomunikasi Tujuan Mesyuarat

Apabila menjemput orang lain ke mesyuarat anda, jelas mengenai tujuan mesyuarat. Ini bukan sahaja akan memberi anda tumpuan tetapi akan membolehkan pekerja menghadiri mesyuarat yang disediakan sama ada dengan dokumen atau dengan pemikiran mengenai perkara yang sedang berlaku.

Komunikasi adalah penting untuk mesyuarat yang berkesan.

Jadilah Selektif Mengenai Peserta

Tidak ada yang menghargai menghadiri mesyuarat yang tidak mempunyai hubungan dengan mereka atau kerja mereka. Tentukan siapa yang benar-benar perlu berada di sana dan mengapa. Input siapa yang anda perlukan? Rakan-rakan mana yang perlu mengambil bahagian dan kemungkinan akan mempunyai soalan mengenai perkara itu?

Jika seseorang berada dalam senarai anda yang hanya perlu dimaklumkan mengenai apa yang dibincangkan, maka lakukannya dengan nikmat dan lepaskan senarai itu. Mereka boleh dengan mudah dikemas kini dengan e-mel susulan. Masa adalah sangat berharga dan tiada majikan mahu memberi kesan negatif terhadap produktiviti dengan mempunyai pekerja yang duduk di dalam mesyuarat yang tidak perlu.

Anda Harus Membuat Agenda Mesyuarat

Memegang mesyuarat tanpa agenda mesyuarat sepertinya memanjat ke perahu layar dan berharap angin membawa anda ke mana anda mahu pergi. Anda akan - secara literal - hilang di laut. Agenda mesyuarat anda akan membimbing anda ke destinasi akhir anda. Sertakan topik yang akan dibincangkan dan siapa yang akan menangani setiap item jika orang lain mengambil bahagian. E-mel agenda kepada hadirin terlebih dahulu supaya semua orang tahu apa yang diharapkan dan disiapkan.

Melekat pada Rancangan Anda

Bahkan mesyuarat yang terencana yang terbaik akan menjadi tergesa-gesa jika perbincangan menjadi tergelincir dan tidak dapat dijawab dengan topik tangen. Inilah sebabnya mengapa kebanyakan mesyuarat gagal untuk mencapai matlamat mereka - mereka tidak tetap berada di landasan yang betul. Pada permulaan mesyuarat anda, tetapkan peraturan asas dan peruntukan masa yang ditentukan untuk setiap item pada agenda anda serta mesyuarat keseluruhan. Sebagai contoh, "Terima kasih kerana datang hari ini. Masa semua orang adalah berharga dan matlamat saya adalah untuk memastikan pertemuan ini kurang dari satu jam.

Mari kita berpegang pada perkara-perkara di tangan dan perbincangan rizab pada mata pelajaran lain untuk masa yang akan datang. "Rein sesiapa sahaja yang memonopoli perbincangan atau memperkenalkan topik, bukan pada agenda.

Pastikan Mereka Terlibat

Bantuan visual jauh sekali dalam memastikan setiap orang memberi tumpuan kepada mesyuarat dan bukan pada telefon atau jam mereka. Siarkan agenda di Papan Pintar di hadapan bilik. Visual projek ke skrin besar menggunakan komputer; apa sahaja untuk menjaga mata mereka di hadapan.

Meringkaskan Mesyuarat

Pernah meninggalkan mesyuarat dan mempunyai mengambil alih yang berbeza daripada rakan sekerja anda? Pastikan ini tidak berlaku pada mesyuarat anda dengan menghantar e-mel kepada susulan dalam tempoh 24 jam. Sertakan ringkasan, sorot topik utama yang ditangani, tugas yang diberikan dan nyatakan tarikh akhir. Menghantar ini dengan cara yang tepat pada masanya akan memastikan bahawa peserta tidak mengetuai arah yang salah.