Perancangan Acara korporat 101: Menyediakan untuk Mesyuarat Pelanggan Pertama Anda

Anda baru-baru ini melancarkan perniagaan perancangan acara anda dan pelanggan berpotensi sudah mula memperhatikan anda. Tahniah! Terdapat tujuan untuk semua kerja keras dan perancangan anda!

Tidak lama lagi, anda akan dipanggil untuk mesyuarat klien pertama anda dan di sinilah latihan merancang acara anda memenuhi jalan. Tetapi bagaimana perancang mesyuarat yang paling berpengalaman mempersiapkan hubungan pertama yang pertama dan kritis ini?

Dapatkan toolkit perancangan acara anda dan baca terus untuk mengetahui lebih lanjut!

Dig It Up - Apa Penyelidikan Sebelum Pertemuan Pertama Anda

Ya, hidup anda sebagai perancang pertemuan akan sibuk dan mengkaji klien anda secara mendalam mungkin tidak kelihatan pada peringkat awal pada senarai perancang acara anda, tetapi jangan lewatkan langkah pertama !

Mengambil masa untuk melayari laman pertama laporan tahunan pelanggan anda (yang biasanya boleh didapati dalam talian), catatan blog, tweet atau halaman Facebook akan memberi anda gambaran yang luar biasa ke dalam objektif perniagaan klien baru anda dan akan membantu anda mempengerusikan mesyuarat pertama anda dengan tahap profesionalisme yang akan menjadi standard anda.

Tetapi apa yang berlaku apabila pelanggan anda tidak mempunyai kehadiran dalam talian sama sekali? Sesetengah profesional perancangan acara korporat yang mendapat gaji enam angka meminta kenalan mereka untuk mendapatkan maklumat berguna mengenai hubungan mereka sendiri: sebagai contoh, mereka adalah fanatik makanan kesihatan atau adakah mereka menyukai daging dan kentang?

Adakah mereka suka jenama tertentu kopi?

Jawapan kepada soalan-soalan ini akan membantu anda mencadangkan lokasi yang hebat untuk mesyuarat pertama anda dan mendapatkan anda dalam rahmat pelanggan anda sebelum anda bertemu.

Handshake Awal: Mendapatkan Amanah Pelanggan Baru Anda

Langkah seterusnya pada senarai semak perancang acara anda adalah dengan memproyeksikan imej profesional dari saat anda berjabat tangan dengan klien baru anda.

Ingat: jabat tangan yang cepat dan senyuman asli yang mengatakan "Saya tidak sabar untuk bekerja dengan anda" jauh lebih panjang daripada blazer pereka yang mahal!

Berikut adalah tip lain: anda boleh mengesan pelanggan anda - tanpa menghabiskan wang - dengan tiba di pertemuan anda dengan persembahan peribadi yang menampilkan identiti jenama mereka. Hanya gunakan pemproses kata anda untuk menyalin dan menampal nama dan logo pelanggan anda (jika ada) di Power Point.

Seperti yang anda tahu, syarikat dan individu membelanjakan tenaga yang besar untuk membangunkan jenama mereka, dan perhatian ini terhadap detail akan diperhatikan oleh pelanggan anda.

Meliputi Pangkalan Anda … sambil Mewujudkan Gambar Besar

Dunia perancangan acara korporat bermakna banyak baling-balik antara pelanggan dan perancang mesyuarat, jadi jangan merasa seolah-olah anda perlu menyentuh setiap butiran dengan pelanggan baru anda pada peringkat ini.

Walau bagaimanapun, sebagai perancang mesyuarat, anda lakukan ingin meninggalkan pertemuan awal ini dengan pemahaman yang jelas mengenai perkara utama berikut:

• Mengapakah peristiwa ini berlaku? Adakah peristiwa tahunan berulang, atau satu kali? Adakah acara ini menarik perhatian kepada sesuatu yang istimewa (produk baru, prom, atau peristiwa penting)?
• Berapa jam / hari / minggu adalah acara yang dijadualkan dijalankan?
• Siapa yang akan mengambil bahagian? Adakah mereka juga akan membawa pasangan dan / atau anak-anak? Adakah terdapat satu atau lebih VIP yang hadir?
• Adakah kejadian ini berlaku sebelum ini? Jika ya, apakah yang betul dan apa pelajaran yang diambil?
• Apakah tanggapan apakah acara ini akan meninggalkan peserta?
• Apakah pelaburan pelanggan anda untuk acara ini?

Amalan baik untuk berhati-hati dengan jawapan kepada soalan-soalan ini dalam pengikat acara anda supaya anda boleh merujuk kepada mereka pada bila-bila masa jika anda merasakan perkara mungkin bergerak ke arah yang berbeza daripada apa yang pelanggan anda mula-mula dibayangkan.

Bagi setiap pelanggan perancangan acara korporat yang anda miliki, pastikan dia juga memberitahu anda tentang siapa yang akan mempunyai keupayaan membuat keputusan pada hari kejadian berlaku. Maklumat yang agak kecil ini akan menjadi emas mutlak apabila salah satu peserta acara meminta perubahan minit terakhir pada agenda acara anda!

Pertemuan klien awal yang telah dipikirkan dengan baik akan membolehkan anda menulis resume perbincangan anda dan kemudian menghantarnya untuk kelulusan bertulisnya.

Membuat kesan pertama yang hebat adalah seni dan sains, dan dengan mengikuti petua ini, anda akan mendapat pekerjaan perancang acara korporat yang mencukupi untuk mendapatkan jalan ke sekolah doktor perancang acara dalam masa yang singkat!