Cara Membuat Biasanya Kerja Membosankan Mesyuarat Lebih menarik

Mesyuarat adalah bahagian perniagaan yang tidak dapat dielakkan. Anda berkongsi maklumat, idea brainstorming, menghasilkan penyelesaian dan membuat proses dan sistem. Masalahnya ialah, banyak pertemuan ini sangat membosankan, yang bermaksud bahawa orang yang hadir mempunyai otak mereka.

Jika orang tidak memberi tumpuan dan fokus, mesyuarat itu hanya membazir masa semua orang. Bagaimana anda boleh membuat mesyuarat membosankan lebih menarik supaya mereka mencapai sesuatu?

Berikut ialah 5 tip praktikal:

1. Ban SmartPhones

Ya, ini seperti memberitahu orang untuk membuang anak-anak mereka ke dalam gua serigala sebelum datang ke mesyuarat. Orang ramai akan mendesak bahawa mereka mesti mempunyai telefon mereka-selepas semua, kecemasan boleh berlaku. Ya. Dunia dapat diselesaikan semasa mesyuarat perancang suku tahun, tetapi tidak mungkin.

Masalah dengan teknologi hari ini ialah ia membolehkan anda memberi tumpuan kepada apa yang tidak ada di hadapan anda-mesyuarat. Perkara yang lucu ialah, jika orang bersemuka dengan orang yang mereka menghantar mesej semasa mesyuarat anda, mereka akan menghantar mesej kepada orang lain. Telefon kekal di meja.

Tanpa telefon, dua perkara berlaku semasa mesyuarat anda. Anda terpaksa tinggal di masa kini dan downtime dibelanjakan untuk berkomunikasi dengan peserta lain. Kenapa itu penting? Kerana anda akan mendapati mesyuarat anda lebih menarik apabila anda mengetahui rakan sekerja anda.

Bagaimana anda mengenali mereka? Dengan bercakap dengan mereka.

Apa yang anda lakukan apabila anda mempunyai telefon anda? Anda tidak bercakap dengan orang baru.

2. Sediakan, Sediakan, Sediakan

Pertemuan di mana pemimpin atau moderator datang terlambat, tidak mempunyai agenda, dan sayap, membosankan dan membosankan. Mesyuarat yang disediakan dengan baik boleh menarik dan menarik. Apabila pemimpin mempunyai rancangan dan tujuan, mesyuarat akan lebih menarik.

Apabila tidak ada hala tuju atau tujuan, mesyuarat itu tidak akan menarik.

Bahagian persediaan yang lain meningkatkan kemahiran anda sendiri. Anda pernah ke mesyuarat yang produktif dan interaktif dan membuatkan anda berasa seperti anda boleh pergi dan mencapai perkara yang hebat. Dan, anda telah menghadiri mesyuarat di mana anda cukup yakin bahawa jika anda tertidur tiada siapa yang akan merindukan anda, dan anda tidak akan terlepas apa yang penting. Perbezaannya ialah orang yang menjalankan mesyuarat.

Jika mesyuarat anda membosankan, lihat di cermin. Cari cara untuk memperbaiki. Anda boleh mengambil kelas formal (jabatan HR anda mungkin membantu anda dengan cadangan), anda boleh meminta maklum balas dan bimbingan dari rakan kerja yang kemahiran pertemuan anda mengagumi, atau anda boleh mengambil kelas dalam talian. Banyak bantuan disediakan untuk anda, dan banyaknya adalah percuma untuk mengambil apabila anda ingin membuat pertemuan membosankan biasa anda lebih menarik.

3. Setiap orang mengambil bahagian

Mengapa semua orang mesti mengambil bahagian? Nah, kerana jika penyertaan tidak diperlukan, anda boleh mengendalikan isu keseluruhan melalui e-mel. Serius. Terdapat beberapa kali apabila anda perlu membawa satu kumpulan untuk menyampaikan maklumat.

Ya, terdapat beberapa perkara seperti pemberhentian besar-besaran atau penyusunan semula syarikat yang lengkap yang akan lebih baik jika anda mempunyai pengurus yang bercakap dengan keseluruhan kumpulan, tetapi dalam kebanyakan kes, mesyuarat harus sentiasa interaktif.

Bagaimana interaktif? Nah, itu bergantung pada tujuan mesyuarat. Jika sesi sumbang saran, semua orang harus bercakap. Jika seseorang tidak bercakap, panggil orang itu. Introverts mungkin tidak suka dengan jenis mesyuarat itu-dan anda tidak seharusnya membuat tekanan tinggi untuk introvert dengan meletakkannya di tempat.

Tetapi budaya pertemuan anda perlu memastikan semua orang mengambil bahagian dalam sesi brainstorming ini dan mereka harus tahu bahawa penyertaan mereka diperlukan terlebih dahulu.

Jika mesyuarat perancangan, atau mesyuarat penetapan matlamat, atau bahkan mesyuarat laporan suku tahunan, perlu ada masa untuk masukan, sama ada untuk bertanya atau membuat komen. Atmosfera perlu menggalakkan penyertaan, tetapi dengan beberapa had (lihat di bawah).

4. Jangan Biarkan Mana-mana Orang Menguasai

Jika anda mengetuai mesyuarat, itu adalah semulajadi bahawa anda harus bercakap yang paling banyak.

Tetapi selepas anda, anda tidak mahu orang lain menguasai perbualan itu. Itu boleh membuat pertemuan membosankan. Ingat untuk mengarahkan ulasan dan menyeru orang yang anda kenal pakar di kawasan itu untuk menyebarkan pembicara yang kompulsif.

Sebagai contoh, apabila Jane telah membuat ulasan keempat dan mula pergi kelima, memotongnya dengan sebaik mungkin dengan berkata, "Terima kasih, Jane, kami tahu kedudukan anda. Saya ingin mendengar apa yang dikatakan Karen. Dan, Jim dan Bob belum mempunyai peluang untuk bercakap.

Kadang-kadang, anda perlu berbincang dengan Janes di pejabat anda sebelum mesyuarat untuk mengingatkan mereka bahawa titik bersama sebagai satu kumpulan adalah untuk berkongsi idea dengan semua orang dan jika dia menguasai, pertemuan itu tidak akan berjaya. Atau, segera selepas mesyuarat itu berfungsi dengan baik, juga, kerana anda akan mempunyai contoh segar jika diperlukan.

Orang yang mengambil masa untuk menghadiri mesyuarat yang membawa pengetahuan dan pengalaman mereka berhak mendapat peluang untuk bercakap dan berkongsi pandangan mereka. Sebagai pemimpin, anda boleh belajar mengawal tingkah laku yang menjejaskan mesyuarat.

5. Buatlah Item yang Boleh Dikerjakan

Pertemuan yang berakhir tanpa tindakan hanyalah membuang masa. Ia adalah satu pembuangan maklumat, dalam hal pertemuan itu bukan cara terbaik untuk meneruskan. Pertemuan yang menarik dan menarik berakhir dengan perkara-perkara yang boleh dan patut dilakukan oleh orang-sama ada untuk melanjutkan matlamat individu mereka atau matlamat syarikat atau, secara idealnya, kedua-duanya. Jika orang tidak berjalan pergi mengetahui apa langkah seterusnya mereka, maka mesyuarat itu gagal.

Selain mempunyai item yang boleh ditindaklanjuti, perlu ada susulan. Ini boleh berlaku dalam mesyuarat kedua atau secara individu, tetapi ia perlu berlaku. Orang akan tampil jika mereka tahu bahawa item tindakan itu semua untuk menunjukkan.

Mesyuarat tidak akan menggantikan perjalanan ke Disneyland untuk keseronokan, tetapi anda boleh menjadikannya lebih menarik dan menarik dan produktif. Buat lima perubahan ini dan anda akan membuat pertemuan membosankan yang biasa anda lebih menarik untuk orang yang hadir. Dan, itu satu perkara yang baik untuk kejayaan organisasi anda.