Mengapa Anda Harus Melabur dalam Perisian Pengurusan Dokumen Pembinaan

Bayangkan meja anda. T

di kanan anda, anda melihat gunung kecil kertas. Di dalamnya terdapat kontrak, invois, kemas kini projek, aplikasi, borang LEED, dan RFD. Mereka semua mempunyai tempat tertentu dalam kabinet pemfailan anda yang besar, tetapi ada yang perlu ditandatangani, ada yang perlu diimbas, dan ada yang perlu dihantar kepada pelanggan.

Pendek kata, pejabat anda adalah keadaan huru-hara.

Adakah senario ini terdengar terlalu biasa? Kelebihan dokumen adalah masalah biasa bagi pengurus pembinaan.

Nasib baik, pengurusan pembinaan memerlukan bantuan yang baik untuk masalah biasa ini.

Perisian pengurusan pembinaan mempunyai sebahagian besar pilihan pengurusan dokumen. Penyelesaian perisian ini dapat membantu pengguna dengan cepat mencari dokumen dan bentuk mereka dan mengurangkan jumlah masa yang dihabiskan untuk mengisi masa kerja yang membebaskan kertas kerja untuk bekerja dengan pelanggan dan memberi tumpuan kepada pekerjaan pembinaan.

Dapatkan Diatur

Mungkin yang paling penting dalam perisian pengurusan dokumen adalah keupayaannya untuk mengatur fail. Tidak ada lagi penggambaran melalui kabinet fail atau susunan kertas di meja anda-cuma masukkan dokumen yang anda cari ke enjin carian perisian untuk mencari fail anda dengan serta-merta.

Perisian ini juga akan membolehkan anda untuk memuat naik fail sedia ada anda, jadi tidak ada perpecahan yang aneh antara fail dan file fizikal lalu dalam penyelesaian perisian anda. Dan untuk banyak aplikasi, anda boleh mengakses dokumen-dokumen ini di awan dan mencari kertas kerja anda semasa dalam perjalanan.

Beberapa contoh sistem organisasi yang cemerlang termasuk Aconex dan Viewpoint. Aconex mengambil selepas algoritma carian Google supaya pengguna dapat mencari dokumen yang mereka cari dengan cepat. Pandangan menggunakan algoritma yang sama dan juga boleh mencari dan mengindeks e-mel Outlook yang dilampirkan pada Vista.

Bekerjasama Lebih Baik

Jika anda memilih perkhidmatan pengurusan dokumen pembinaan berasaskan awan, anda akan mendapati bahawa anda akan menyelesaikan kerja kertas anda lebih cepat dan dengan lebih banyak kecekapan.

Kunci?

Perisian ini memudahkan untuk bekerja dengan pasukan anda.

Banyak syarikat perisian pengurusan dokumen pembinaan menawarkan pilihan kerjasama yang inovatif dan intuitif. Sebagai contoh, Alat Pengurusan Dokumen Projek Pembinaan Procore membolehkan para pengurus untuk mengeluarkan kebenaran yang berbeza untuk setiap pengguna. Walaupun Procore menyimpan versi fail yang lalu, ia juga memastikan bahawa kandungan bersama sentiasa draf yang sama supaya pengguna tidak sengaja mengedit versi yang salah. Dan kerana ia berfungsi pada iPad, iPhone, dan Android selain PC, pasukan anda sentiasa dapat mengakses maklumat ini di mana sahaja.

Jimat Wang

Terdapat banyak cara jelas cara pengurusan dokumen pembinaan dapat menjimatkan wang pejabat anda.Anda tidak perlu melabur sebanyak toner, kertas, fotokopi, dan unit pemfailan. Tetapi perisian pengurusan dokumen pembinaan juga boleh menyelamatkan firma anda beribu tahun dalam buruh. Hotel Eksekutif melaporkan bahawa dengan perisian pengurusan dokumen, firma dapat menjimatkan $ 5, 000 setahun dari pemotongan tugas pemfailan-dan simpanan tersebut tidak berhenti dengan hotel, ia meluas ke mana-mana perniagaan dengan keperluan pengurusan dokumen yang besar.

Perisian pengurusan dokumen juga boleh menghilangkan syarikat anda daripada kos mencari dokumen yang hilang. Satu syarikat pengimejan dokumen menganggarkan bahawa ia berharga $ 120- $ 250 untuk mencipta dokumen yang hilang atau hilang.