Apa yang Majikan Tidak Perlu Dalam Personil Fail

Majikan tidak boleh meletakkan item tertentu dalam rekod peribadi umum anda. Kandungan fail dan rekod personil anda umumnya boleh diakses oleh kakitangan Sumber Manusia, pekerja, dan pengurus dan penyelia pekerja, di sesetengah syarikat.

Yang lain, akses terhad kepada kakitangan HR dan pekerja boleh meminta akses kepada rekod mereka. Peguam juga boleh memanggil kandungan rekod kakitangan bagi tindakan undang-undang dan aduan Suruhanjaya Peluang Pekerjaan (EEOC) yang sama.

Seorang bekas pekerja juga boleh meminta salinan catatan kakitangannya.

Dengan semua penggunaan potensi ini dan penonton yang berpotensi bagi rekod personel anda, majikan mesti berhati-hati untuk mengekalkan dokumentasi fakta pekerja yang tidak berat sebelah, fakta dalam rekod kakitangan anda. Oleh itu, gunakan garis panduan umum ini untuk dokumentasi yang anda simpan dalam rekod kakitangan organisasi anda.

Garis Panduan Am untuk Kandungan Fail Personel Pekerja

• Maklumat dalam rekod kakitangan mesti faktual. Pendapat kakitangan atau Sumber Manusia; nota rawak; gosip; khabar angin yang tidak berasas; soalan, laporan, atau dakwaan tattletale dari pekerja lain yang tidak dijelaskan; tuduhan tidak dikejar, disiasat, dan disimpulkan; dan sebarang maklumat, ulasan, atau nota lain yang tidak faktual, hendaklah dikecualikan daripada fail kakitangan pekerja.
  Salah satu contoh paling buruk komen yang menyinggung bahawa pengurus HR ditemui memfailkan dalam rekod kakitangan, melibatkan nota wawancara pengurus pengambilan. Satu menyatakan: "Mungkin terlalu gemuk untuk bangun dan turun tangga yang diperlukan. "Bayangkan pekerja, seorang peguam, dan juga kakitangan dan penyelia masa depan membaca ulasan seperti ini.
  Di syarikat lain, pengurus mendapati nota-nota yang tidak berasas bahawa pengurus dan orang lain telah dimasukkan ke dalam fail pekerja seperti, "Mary marah kerana dia tidak mendapat kenaikan gaji. Dia perlahan kerja dengan sengaja untuk mendapatkan walaupun dengan pengurusnya. " Lihat masalah?

• Rekod kakitangan mesti dipertimbangkan dengan teliti ke lokasi fail yang sesuai. Tentukan satu protokol untuk rekod kakitangan syarikat anda berdasarkan undang-undang negeri dan Persekutuan, undang-undang pekerjaan seperti Akta Portability dan Akauntabiliti Insurans Kesihatan 1996 (HIPAA), dan amalan terbaik majikan.
  Kemudian, patuhi protokol itu. Anda tidak mahu mencari alasan doktor secara rawak yang dimasukkan ke dalam fail kakitangan apabila mereka berada dalam fail perubatan. Nor, adakah anda mahu rasional dan justifikasi untuk promosi pekerja dalam fail gaji.
  Anda juga tidak mahu rekod keputusan pengambilan pekerja yang melibatkan pemeriksaan latar belakang atau nota dari perbincangan dengan bekas majikan dalam fail personel.
• Penyelia, pengurus dan pekerja lain yang menempatkan dokumentasi dalam rekod kakitangan mesti dilatih untuk menulis dokumentasi sewajarnya. Menyatakan teguran pekerja bahawa pekerja adalah deadbeat lengkap tidak akan memenangi rekod peribadi anda memenangi sebarang hadiah, tetapi penyelia tidak terlatih telah diketahui menulis kenyataan yang sama.
  Lebih baik lagi, hadkan akses kepada fail kepada kakitangan HR anda yang bertanggungjawab untuk rekod dan mengetahui apa yang sepatutnya dan tidak patut diletakkan dalam fail personel.
• Baki maklumat yang anda letakkan dalam rekod kakitangan untuk memasukkan kedua-dua aspek positif dan negatif dari sejarah pekerjaan pekerja. Sering kali, rekod kakitangan menekankan setiap kejadian negatif dan terlepas komponen positif.
• Kenali perbezaan di antara nota peribadi penyelia tentang kakitangan pelapornya dan rekod kakitangan syarikat rasmi. Nota pengawas yang digunakan untuk penambahbaikan prestasi, untuk menjejaki projek dan penyelesaian matlamat, dan untuk menilai secara tepat penambahan dan pelan pembangunan prestasi, misalnya, tergolong dalam fail peribadi penyelia, bukan dalam rekod pegawai rasmi syarikat.
  Mengakui juga keperluan untuk melatih penyelia dalam cara membuat nota dan menyelenggara dokumentasi dalam fail pengurusan mereka. Kriteria yang sama untuk fakta, bukan pendapat, dan contoh khusus, bukan khabar angin, terpakai kepada nota peribadi.
  Nota peribadi pengawas boleh dipenjarakan dalam contoh tuntutan mahkamah, jadi berhati-hati adalah disyorkan bahkan untuk nota peribadi. Amalan penyelia yang menyimpan salinan rekod yang wujud dalam fail pegawai kakitangan rasmi dalam fail pengurusan mereka tidak digalakkan.
• Dokumentasi pengemaskinian dan nota temu bual menghadirkan sedikit kekacauan. Amalan terbaik adalah untuk mengekalkan fail berasingan untuk setiap jawatan yang anda isi yang merangkumi semua dokumentasi yang berkaitan dengan mengisi posisi tersebut dari pengeposan kerja ke pemeriksaan rujukan. Resume, surat lamaran, dan aplikasi pemohon yang terkandung di dalam fail ini kecuali anda perlu memindahkan permohonan pekerja yang diambil bekerja ke fail kakitangan pekerja.
  Fail ini mempunyai senarai semak dan borang rasmi yang berusaha untuk perwakilan tidak berat sebelah mengenai kelayakan pekerja yang berpotensi dan menyokong keputusan anda untuk mengupah calon yang paling berpengalaman. Pendapat dan nota pengurus pengambilan yang diambil semasa proses pengambilan pekerja tidak termasuk dalam fail ini. Sumber Manusia boleh mengumpul nota ini untuk mengekalkan dokumentasi lengkap mengenai keputusan pekerjaan, tetapi mereka tidak termasuk dalam rekod kakitangan.
• Dokumentasi fakta mengenai keputusan pekerjaan seperti kenaikan pangkat, pemindahan kepada peluang sisi, dan kenaikan gaji tergolong dalam rekod kakitangan. Pendapat penyelia atau HR mengenai pekerja tidak. Dokumentasi tindakan disiplin rasmi seperti amaran bertulis juga termasuk dalam fail kakitangan pekerja.

Contoh Dokumentasi Spesifik Yang Tidak Perlu dalam Rekod Personel

Maklumat berikut tidak boleh diletakkan dalam rekod kakitangan.Dokumentasi mungkin memerlukan fail berasingan, boleh diklasifikasikan sebagai nota penyeliaan atau pengurusan, atau tidak boleh disimpan oleh majikan.

• Sebarang maklumat perubatan tergolong dalam fail perubatan.
• Maklumat penggajian dimiliki dalam fail gaji.
• Dokumen yang merangkumi Nombor Keselamatan Sosial pekerja atau maklumat tentang klasifikasi dilindungi pekerja seperti umur, bangsa, jantina, asal negara, kecacatan, status perkahwinan, kepercayaan agama dan sebagainya tidak boleh disimpan dalam fail personel.
• Dokumentasi Penyeliaan untuk tujuan menguruskan kerja pekerja, menetapkan matlamat, maklumbalas yang disediakan dan sebagainya harus diajukan dalam folder yang dimiliki swasta, supervisor ormanager.
• Bahan Penyiasatan termasuk aduan pekerja, wawancara saksi, wawancara pekerja, penemuan, cadangan peguam, dan resolusi, serta tindak lanjut untuk memastikan tidak ada tindak balas, harus tinggal dalam file penyidikan yang terpisah dari rekod personil.
• File pekerja I-9 membentuk dalam fail atau lokasi I-9, dari rekod kakitangan pekerja.
• Periksa pemeriksaan latar belakang termasuk sejarah jenayah, laporan kredit dan sebagainya, dan keputusan ujian ubat dalam fail berasingan yang tidak dapat diakses oleh penyelia, pengurus, dan pekerja. SHRM mencadangkan sama ada fail berasingan atau mengesyorkan bahawa maklumat ini juga boleh difailkan dalam fail perubatan pekerja.
• Rekod Kesempatan Pekerja Sama seperti borang pengenalan diri dan laporan kerajaan tidak boleh disimpan dalam fail peribadi atau di mana sahaja penyelia mempunyai akses.

Jika anda mengikuti garis panduan ini, organisasi anda menyimpan sejarah kerja dan rekod peribadi yang boleh dipercayai, disokong dengan berkesan di lokasi yang sesuai.

Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh khalayak seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan. -