Perkongsian Dokumen Harta Tanah dengan Google Drive

Apakah Google Drive?

Google Drive adalah perkhidmatan percuma dari Google yang selalu memantau fail pada cakera keras anda dan menyokongnya ke awan. Saya katakan percuma, dan sehingga 15 GB storan yang dikongsi di Gmail, foto Google +, dan Google Drive. Jadi, berapa banyak ruang kosong yang anda ada akan berubah berdasarkan berapa banyak ruang yang anda gunakan untuk dua aplikasi yang lain. Sekiranya anda menggunakan Gmail atau perkhidmatan Google yang lain, anda harus menyemak penggunaan storan semasa anda dan ruang yang tinggal di halaman Penyimpanan Google di sini.

Transaksi Google Drive untuk Harta Tanah

Untuk menggunakan Google Drive, anda perlu memasang aplikasi kecil pada pemacu keras anda. Ini mewujudkan folder, dan mana-mana fail yang anda seret masuk atau disimpan ke folder itu akan secara automatik disalin ke Google Drive di awan. Anda tidak perlu berbuat apa-apa, dan perasaan yang selesa mengetahui bahawa anda mempunyai sandaran awan fail penting.

Bergantung kepada berapa banyak storan yang anda ada atau tambahan yang anda mahu bayar, anda boleh memasukkannya ke dalam folder ini seperti yang anda mahu. Saya membayar 1 terabyte ruang kerana saya meletakkan seluruh folder My Documents saya di dalam folder Google Drive. Ini termasuk gambar saya, dan sejak saya menggunakan kamera telefon Android dan mempunyai gambar saya secara automatik disimpan ke Google +, saya menggunakan banyak ruang. Walau bagaimanapun, untuk mempunyai segala-galanya yang saya disokong dengan cara ini, ia bernilai $ 9. 99 / bulan kepada saya untuk penyimpanan ini. Terdapat beberapa tahap yang lebih murah dari mana anda boleh memilih.

Untuk hartanah, anda mungkin telah melakukan asas dengan membuat folder urus niaga pada cakera keras anda untuk setiap transaksi. Anda hanya perlu meletakkan folder itu di dalam folder Google Drive untuk mendapatkan sandaran. Bagaimanapun, jika anda seperti saya, terdapat beberapa fail yang saya tidak berkongsi dengan pelanggan, seperti nota atau dokumen yang berkaitan dengan transaksi tetapi tidak menarik atau perlu kepada klien.

Cukup buat sub-folder di dalam folder urus niaga utama, mungkin dinamakan Client Documents, dan anda meletakkan semua yang anda ingin kongsi ke dalam folder itu.

Sekarang anda hanya perlu pergi ke folder Google Drive di Web dan gunakan pilihan Kongsi untuk berkongsi folder yang sesuai dengan pelanggan anda. Pasti, anda masih boleh menghantar e-mel kepada mereka dokumen sebagai lampiran, tetapi sangat bagus untuk dapat memberitahu mereka bahawa mereka akan mempunyai akses kepada semua dokumen pada bila-bila masa dalam folder yang dikongsi. Selepas kesepakatan ditutup, saya menghantar e-mel kepada klien saya dan memberitahu mereka bahawa mereka harus memastikan bahawa mereka memuat turun semua dokumen dari folder ini kecuali mereka telah memfailkannya dalam beberapa cara dari e-mel atau penghantaran tangan.

** Amaran: SANGAT PENTING - Tukar butang "Boleh Edit" lalai kepada "Boleh Lihat."Mereka masih boleh memuat turun item, tetapi jika anda membiarkan mereka mempunyai akses edit, mereka boleh memadam atau dengan cara lain memindahkan fail-fail tersebut ke komputer mereka. Jika mereka melakukannya, mereka akan hilang dalam Folder Google Drive anda dan kemudian membuat sandaran dan hilang dari cakera keras!! **

Pada suatu ketika di masa depan anda akan ingin bersara folder ini untuk membebaskan ruang, dan anda ingin mereka tahu mereka harus mendapatkan apa-apa dokumen yang mereka mahu dalam beberapa bulan.

Alasan lain yang saya bayar untuk 1 TB ruang penyimpanan ialah saya ingin menyimpan folder urus niaga untuk sekurang-kurangnya bilangan tahun yang saya memerlukan negeri saya menyimpan fail kertas transaksi. Dengan cara ini saya mempunyai fail kertas , fail folder pemacu keras, dan fail sandaran dalam talian. Negeri saya, New Mexico, kini membenarkan storan dokumen elektronik, tidak lagi memerlukan fail kertas.

File Harta Tanah dari Kenalan Pertama untuk Menutup

Kita semua berharap bahawa setiap menunjukkan membawa kepada penutupan dan komisen, tetapi kita semua tahu bahawa perkara itu tidak demikian adalah dokumen dan komunikasi e-mel yang mungkin atau mungkin tidak akan menjadi permulaan kepada transaksi. Memulakan folder untuk setiap pelanggan yang mencapai tahap pameran membolehkan saya memindahkan folder itu ke dalam folder transaksi saya kemudian untuk satu set lengkap dokumen dalam satu tempat.