Perundingan dalam Proses Pembelian

Rundingan dalam proses pembelian merangkumi tempoh dari semasa komunikasi pertama dibuat antara pembeli beli dan pembekal melalui penandatanganan terakhir kontrak. Rundingan boleh semudah cuba mendapatkan diskaun ke atas sarung tangan keselamatan melalui kerumitan pembelian modal utama.

Seorang profesional pembelian mestilah bertujuan untuk berjaya dalam rundingan mereka dengan pembekal untuk mendapatkan harga terbaik dengan syarat terbaik untuk setiap barang yang dibeli.

Kontrak Pembekal Yang Lebih Kecil Dan Kontrak Jangka Panjang

Proses rundingan telah menjadi sektor yang lebih penting dalam proses rantaian bekalan apabila syarikat melihat untuk mengurangkan perbelanjaan mereka sambil meningkatkan daya beli mereka. Ini bermakna bahawa profesional pembelian harus merundingkan kadar yang semakin baik dengan pembekal sementara mengekalkan atau meningkatkan kualiti dan perkhidmatan.

Pada masa lalu, syarikat mempunyai senarai panjang pembekal yang mereka akan membeli barang yang berbeza yang diperlukan untuk membeli sumber daya untuk menghabiskan masa yang terhad untuk merundingkan harga terendah. Penyelesaian terbaik tersedia ialah membandingkan harga senarai dari katalog dan pilih vendor berdasarkan maklumat tersebut. Trend sepanjang dekad yang lalu adalah untuk merasionalisasi asas pembekal dan memasuki perjanjian jangka panjang dengan satu sumber. Ini menawarkan keupayaan syarikat untuk berunding dengan harga yang lebih rendah bagi item yang mereka beli dari beberapa vendor berasingan.

Vendor Are Partners

Penekanan dalam rundingan bergerak dari senario harga terendah untuk berunding dengan vendor yang lebih sedikit untuk mendapatkan harga terendah dengan perkhidmatan, kualiti dan syarat yang terbaik. Matlamat syarikat adalah untuk mengurangkan keseluruhan perbelanjaan daripada merundingkan harga terendah dengan sejumlah besar vendor, yang tidak memberikan hasil keseluruhan yang terbaik.

Kontrak jangka panjang yang dirundingkan dengan pangkalan pembekal yang lebih kecil telah menghasilkan lebih banyak hubungan rakan kongsi antara pembeli dan pembekal. Hubungan ini boleh menjadi kurang musuh yang memberi manfaat kepada pembeli dan penjual. Dalam jenis atau hubungan rakan kongsi, pembeli akan menggalakkan vendor meningkatkan kualiti dan perkhidmatan dan vendor mengetahui bahawa dengan melakukan ini, perkongsian akan diteruskan dengan kontrak yang diperbaharui dengan jualan terjamin.

Rundingan atau RFQ

Jabatan pembelian bukan kerajaan terus menawarkan pelbagai vendor yang telah dipilih untuk permintaan sebut harga (RFQ) untuk item atau perkhidmatan yang ingin dibeli. Proses bida yang kompetitif boleh menghasilkan pelbagai tawaran dan syarat yang akan dibiayai oleh jabatan pembelian dan kemudian memberi penghargaan kepada perniagaan. Ini mungkin atau mungkin tidak melibatkan beberapa bentuk rundingan.

Kebanyakan perniagaan yang dirundingkan akan melibatkan item atau perkhidmatan yang tidak semestinya boleh didefinisikan oleh RFQ. Jabatan pembelian dan vendor akan berunding lebih daripada harga. Perundingan biasanya akan merangkumi apa yang akan dibuat atau apa tahap perkhidmatan yang akan disediakan, jaminan, perkhidmatan pengangkutan, bantuan teknikal, alternatif pembungkusan, pelan pembayaran, dll.

Item atau perkhidmatan beli kos yang ketara akan memerlukan rundingan yang panjang untuk tiba di kontrak akhir.

Pembeli profesional dikehendaki untuk mengambil bahagian dalam jenis rundingan ini untuk memastikan syarikat mereka memperoleh harga terbaik dengan terma yang paling baik, dan staf mungkin perlu dilatih dalam kaedah rundingan kerana ia menjadi lebih biasa dalam iklim ekonomi yang sukar.

Objektif Rundingan

Kakitangan pembeli harus memasuki semua rundingan dengan tujuan yang jelas. Tanpa tujuan, kemungkinan bagi profesional membeli untuk mengakui harga, kualiti atau perkhidmatan meningkat dengan ketara. Perunding harus mengadakan perbincangan dengan vendor dengan tujuan tepat yang mereka ingin capai untuk syarikat mereka.

Objektifnya tidak boleh menjadi mutlak dan harus membenarkan beberapa fleksibiliti.

Walau bagaimanapun, perunding juga perlu memastikan bahawa mereka tidak menyimpang dari objektif dan membenarkan diri mereka berunding di kawasan yang bukan sebahagian daripada perbincangan. Sebagai contoh, perunding mungkin telah bekerja dengan vendor mengenai objektif mereka mengenai harga dan perkhidmatan, tetapi tidak berkualiti. Apabila vendor mula membincangkan kualiti, perunding harus mengelak dari mana-mana perjanjian di mana mereka tidak mempunyai objektif yang ditetapkan.

Rundingan adalah bahagian penting dalam peranan profesional pembelian. Ia adalah kemahiran yang dipelajari dan latihan dapat membantu kakitangan membeli dalam memahami apa yang diperlukan ketika berunding dengan vendor.

Dikemaskini oleh Gary Marion, Logistik dan Pakar Rantaian Bekalan.