Bagaimana Menulis Surat Menegur untuk Prestasi Pekerja

Surat teguran ditulis oleh penyelia untuk memberikan pernyataan rasmi tentang masalah prestasi yang harus diperbaiki oleh pekerja. Surat teguran sering merupakan langkah dalam proses tindakan disiplin formal yang boleh menyebabkan tindakan disiplin tambahan untuk pekerja sehingga dan termasuk penamatan pekerjaan jika pekerja gagal memperbaiki.

Surat teguran merupakan komponen penting dalam dokumentasi masalah prestasi pekerja bagi pekerja dan majikan.

Surat bertulis tegas dengan jelas dan khusus menyatakan prestasi yang mesti diperbaiki dan akibatnya jika prestasi tidak bertambah baik.

Surat teguran umumnya mengikuti bimbingan lisan oleh penyelia. Mereka sering didahului oleh pembetulan lisan kepada pekerja, yang dipanggil amaran lisan atau amaran lisan rasmi, mengenai isu prestasi atau masalah prestasi yang berkaitan.

Bergantung pada keakraban dan keterukan isu prestasi, namun surat teguran mungkin memulakan perbincangan prestasi, tetapi ini tidak biasa.

Komponen Surat Teguran

Surat teguran yang berkesan mempunyai komponen-komponen ini.

Pernyataan yang jelas tentang masalah atau isu prestasi yang pekerja mesti diperbaiki.
Surat teguran itu mungkin menghitung beberapa contoh cara pekerja dapat mengubah prestasinya untuk mematuhi jangkaan prestasi. (Ini menyediakan pekerja dengan gambar bersama atau makna yang dikongsi di sekitar jangkaan penyelia.)

Impak prestasi yang tidak prestasi terhadap kejayaan pekerja dan organisasi. (Bagaimana kegagalan untuk melaksanakan adalah mempunyai kesan negatif di tempat kerja.)
Jika berkaitan, garis masa dalam prestasi pekerja mesti diperbaiki.
Jika berkaitan, tarikh akhir atau tarikh tamat pada bila-bila masa, penyelia akan menilai semula prestasi pekerja.
Kenyataan yang jelas tentang akibat yang boleh dijangkakan oleh pekerja jika prestasi mereka gagal meningkat seperti yang dijelaskan dalam surat teguran.
Tandatangan penyelia atau pengurus pekerja.
Tandatangan pekerja yang prestasinya adalah tumpuan surat teguran. Surat ini biasanya mengandungi pernyataan bahawa tandatangan pekerja mewakili bahawa mereka telah menerima surat tersebut, tidak semestinya mereka bersetuju dengan kandungannya.
Kesempatan untuk pekerja membantah, secara bertulis, kepada kandungan surat teguran. Pekerja itu mungkin bersetuju, tidak setuju, menyuarakan pendapat, dan sebagainya. Rebuttals yang ditulis oleh pekerja dilampirkan kepada surat asal teguran.

Berikut adalah dua contoh surat rasmi teguran.Gunakannya seperti yang anda buatkan surat teguran anda sendiri.

Contoh surat teguran

Kepada:

Dari:

Tarikh:

Re: Surat teguran

Ini adalah surat teguran rasmi untuk memberitahu anda bahawa prestasi anda tidak memenuhi harapan tahap sumbangan. Dalam tugas anda sebagai pakar teknikal untuk sokongan pelanggan, harapan pekerjaan telah dikembangkan oleh seluruh kumpulan pakar sokongan teknikal dan pengurus mereka. Ini bermakna bahawa mereka adalah piawaian yang diterima untuk setiap prestasi pakar sokongan teknikal.

Anda gagal melakukan dengan cara berikut.

Jumlah pelanggan yang anda berikan dalam seminggu adalah 30% di bawah standard yang lain ahli sokongan teknologi bertemu.
Tahap kesukaran masalah yang anda pilih untuk bertindak balas adalah 40% di bawah standard yang selebihnya kakitangan telah mencapai.
Tempoh masa yang dibelanjakan oleh pelanggan pada telefon dengan anda melebihi kakitangan yang lain sebanyak 25%.

Seperti yang anda dapat lihat, dalam tiga ukuran prestasi yang paling penting untuk tugas anda, anda tidak berjaya. Penyelia anda telah bercakap dengan anda beberapa kali dan anda menerima latihan tambahan. Oleh itu, kami percaya bahawa anda tidak bersedia untuk melaksanakannya. Ini menjejaskan beban kerja kakitangan teknologi lain.

Kita perlu melihat peningkatan segera dalam ketiga-tiga bidang prestasi atau tindakan disiplin tambahan sehingga dan termasuk penamatan pekerjaan akan berlaku.

Kami percaya bahawa anda mempunyai kemampuan untuk memperbaiki diri. Kita perlu melihat peningkatan segera.

George Peterson

Penyelia

Marian Demark

Pengurus Sumber Manusia

Surat Sampel Huruf Kedua

Kepada:

Dari:

Teguran

Tujuan surat teguran ini adalah untuk memberi anda pemberitahuan secara formal bahawa kehadiran anda menjejaskan kemampuan anda untuk menyelesaikan pekerjaan anda. Semasa gaji, pekerja yang dikecualikan tidak dikehendaki bekerja pada waktu tertentu, minggu kerja empat puluh jam adalah standard dan dijangka.

Anda telah gagal muncul untuk kerja sekurang-kurangnya satu hari seminggu sejak memulakan kerja baru anda dan bekerja hanya tiga puluh dua jam seminggu. Pengurus anda telah memaklumkan kepada anda mengenai masa FMLA untuk mendapatkan persoalan peribadi atau keluarga. Dia juga telah meminta anda jika anda memerlukan penginapan supaya anda dapat melaksanakan tugas anda dengan berkesan.

Beliau telah mencadangkan anda melawat jabatan Sumber Manusia untuk membincangkan isu-isu ini dan kehadiran anda. Anda telah menolak ketiga-tiga peluang yang kami tawarkan untuk membantu anda memperbaiki prestasi buruk ini.

Kenyataannya adalah bahawa anda tidak dapat melaksanakan tugas anda dalam waktu kurang dari empat puluh jam. Anda kehilangan tarikh akhir untuk tugasan kerja anda dan kelewatan anda menjejaskan kerja rakan sekerja pemasaran anda. Mereka kehilangan tarikh akhir mereka akibat kegagalan anda untuk melaksanakannya.

Selain itu, pekerjaan anda yang belum selesai apabila ditugaskan kepada rakan sekerja anda meletakkan beban kerja mereka menjadi terlalu banyak kerana mereka sudah mempunyai pekerjaan yang membutuhkan kerja selama empat puluh jam seminggu.Ini tidak adil dan kami tidak akan bertolak ansur dengan kesan negatif ini di tempat kerja mulai sekarang.

Kita perlu melihat peningkatan segera dalam kehadiran anda atau kami akan menamatkan pekerjaan anda. Ini bermakna anda mesti menghadiri kerja lima hari seminggu. Sekiranya anda gagal menghadiri kerja lima hari seminggu, anda tidak dapat memenuhi matlamat yang anda telah bekerja.

Dasar masa lapang standard kami memberi anda enam hari sakit berbayar dan dua hari cuti peribadi yang anda mesti gunakan selama setahun. Anda mesti memohon hari cuti terlebih dahulu.

Anda telah menggunakan empat hari sakit anda dan semua hari peribadi anda dengan ketidakhadiran semasa anda. Kami tidak bercadang untuk memberi lebih banyak masa kepada anda. Ini meninggalkan anda dengan hanya dua hari sakit dan masa bercuti anda yang perlu anda bayar terlebih dahulu.

Jika anda mempunyai ketiadaan yang melebihi masa berbayar anda, kami akan menamatkan pekerjaan anda. Kami berharap anda memahami betapa dekatnya anda untuk kehilangan pekerjaan anda. Anda tidak akan menerima amaran lagi.

Salam,

Mary Wilmont, Pengurus

Thomas Credence, Pengarah Sumber Manusia

Lihat pengakuan penerimaan resit sampel tentang bagaimana seorang pekerja yang menerima teguran mempunyai hak untuk bertindak balas.

Contoh surat teguran

Sampel surat teguran: ketidakselarasan pengurusan

Contoh teguran bertulis: Kehadiran
Penafian:

Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan . Laman ini dibaca oleh khalayak seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.