Adalah Inventori Masa Untuk Melacak?

Bagi banyak perniagaan baru atau berkembang pesat, nilai inventori mungkin sering mewakili peratusan yang signifikan dari jumlah aset mereka. Bagi yang lain, kos inventori adalah jumlah remeh. Kecuali perniagaan anda menjual atau menyimpan barang yang tertakluk kepada pengawasan undang-undang, seperti bahan berbahaya atau farmaseutikal, tidak ada undang-undang yang mengharuskan anda melaksanakan atau menyelenggarakan sistem pengesanan inventori.

Kebanyakan perniagaan, bagaimanapun, mendapati bahawa manfaat yang disediakan oleh pengurusan inventori yang berkesan membuat usaha mereka berbaloi, tetapi juga benar bahawa tidak setiap perniagaan perlu mengesan inventori.

Tidak ada peraturan konkrit yang wujud mengenai sama ada pengesanan inventori diperlukan, keputusan tentang sama ada perniagaan anda harus mengesan inventori mesti berdasarkan faktor-faktor yang khusus untuk setiap perniagaan. Menjawab soalan berikut boleh membantu anda memutuskan sama ada masanya untuk memulakan sistem pengurusan inventori.

1. Adakah anda membeli hanya jumlah yang diperlukan untuk mengisi pesanan seperti yang anda terima? Sebagai contoh, jika anda menjual pakaian pengiring pengantin yang boleh didapati dalam pelbagai saiz dan warna, adakah anda menyimpan semua pilihan yang mungkin dalam gandaan atau membeli saiz yang tepat dalam warna yang diminta apabila pelanggan anda membuat pesanan? Jika yang terakhir, anda mungkin tidak perlu menjejaki inventori.

2. Adakah nilai inventori anda melebihi 25 peratus daripada pendapatan bulanan anda?

Jika ya, banyak akauntan mengesyorkan supaya anda menubuhkan pelan pengurusan inventori.

3. Berapa kerapkah anda melepaskan peluang jualan kerana barangan luar? Peluang yang hilang mungkin sukar dikenal pasti, tetapi anda mungkin telah menghubungi pelanggan atau melawat kedai anda untuk bertanya sama ada anda mempunyai item tertentu.

Anda mungkin juga melihat bahawa rak adalah kosong; mungkin pelanggan sedang melihat rak kosong dan bukan item yang ingin mereka beli dan kemudian meninggalkan tanpa jualan. Satu atau dua barang-barang stok selama setahun tidak mungkin mempengaruhi jualan anda, tetapi contoh yang lebih kerap dapat. Sistem penjejakan inventori yang diurus dengan baik dapat membantu anda menghalang barang-barang di luar stok.

4. Berapa kerapkah anda menerima lebih banyak pesanan untuk item daripada yang anda boleh mengisi tepat pada masanya? Ini dipanggil overselling, dan walaupun ia sama dengan barang-barang saham, istilah ini lebih sering digunakan dalam e-dagang. Pengabaian boleh menjadi sangat memudaratkan jika anda mengiklankan perkapalan hari esok atau membuat janji serupa, seperti menjamin bahawa pesanan akan tiba dengan cuti. Pengabaian adalah petunjuk yang baik bahawa anda perlu menjejaki inventori anda.

5. Bagaimana keyakinan anda bahawa anda tidak mengalami pengecutan inventori? Kehilangan inventori boleh menjadi tanda kecurian oleh pembeli atau pekerja.Ia juga boleh menunjukkan kerosakan yang tidak dilaporkan. Anda mungkin menyedari bahawa item tertentu hanya hilang, tetapi anda juga dapat melihat bahawa nisbah antara penjualan dan barang yang dibeli akaun tidak menguntungkan. Penjejakan inventori boleh membantu anda mengenal pasti penyusutan supaya anda boleh mengambil tindakan pembetulan.

6. Adakah anda mengekalkan bekalan bahan mentah atau komponen yang anda gunakan untuk menghasilkan barangan siap untuk dijual? Jika ya, anda mungkin memerlukan penjejakan inventori untuk membantu anda memastikan bahawa anda mempunyai bahan yang mencukupi untuk menghasilkan item yang anda perlukan untuk memenuhi tuntutan pelanggan anda.

Mewujudkan Sistem Penjejakan Inventori

Operasi pembuatan dan runcit utama biasanya mempunyai sistem pengesanan inventori yang kompleks yang menghubungkan logistik, kemasukan pesanan, pembelian, penjadualan pengeluaran, peranti titik jualan, perakaunan kos dan jabatan lain. Walau bagaimanapun, perusahaan yang lebih kecil biasanya tidak memerlukan satu kaedah pengesanan inventori rumit, sekurang-kurangnya tidak pada awalnya. Sistem boleh semudah seperti kotak fail yang mengandungi kad indeks atau pengikat yang memegang selembar kertas untuk setiap item dalam inventori anda.

Terdapat juga beberapa program perisian luar untuk pengurusan inventori, dan beberapa program yang lebih rendah boleh dimuat turun secara percuma.

Sememangnya, sistem pengurusan inventori anda perlu mencerminkan sifat perniagaan anda dan keperluan khusus anda. Walau bagaimanapun, kebanyakan sistem inventori termasuk maklumat berikut.

1. Lokasi: Berikan kod lokasi yang mudah untuk setiap tempat yang digunakan untuk menyimpan inventori. Jika anda mempunyai tiga unit rak, sebagai contoh, anda boleh menggunakan huruf A, B dan C untuk mewakili unit, diikuti dengan nombor untuk mewakili rak khusus, seperti A-2 atau C-4.

2. Item: Anda perlu menetapkan nombor atau perihalan item untuk setiap item yang anda merancang untuk inventori. Kerumitan nombor item berbeza-beza. Sebagai contoh, jika anda menjual pelbagai jenis pakaian wanita, anda boleh menubuhkan sistem penomboran yang mengenal pasti gaya, warna dan saiz setiap pakaian yang dijual. Sebaliknya, anda boleh memasukkan semua pakaian di bawah satu nombor, menetapkan nombor berasingan untuk setiap saiz atau memilih kaedah lain. Jika anda menjual semula barangan yang anda beli dari pemborong, anda boleh menggunakan nombor stok pemborong. Ini akan membuat penyesuaian semula agak mudah juga.

3. Kos: Anda perlu mengetahui kos unit setiap item untuk menghargai inventori anda. Kos ini boleh berubah dengan setiap pesanan baru. Mengesan kos yang berubah-ubah akan memberi kesan langsung kepada margin keuntungan kasar anda dan kos barangan yang dijual, jadi mempunyai nombor yang tepat akan menjadi faktor utama dalam memastikan P & L tepat.

4. Sumber: Sertakan nama vendor yang anda buatkan pembelian. Pemetaan rekod ini akan membolehkan anda dengan cepat menyusun semula atau mengesan perubahan vendor berserta variasi kualiti atau kos.

5. Tarikh: Catat tarikh yang anda terima barang dagangan.

6. Kuantiti: Masukkan bilangan unit yang anda terima atau kini ada di tangan.

7. Susun semula: Berdasarkan jualan yang dijangkakan dan masa utama vendor, anda harus menentukan titik di mana anda perlu menyusun semula produk.

8. Aktiviti: Sebagaimana jualan berlaku, rekod tarikh dan kuantiti, kemudian tolak unit yang dijual dari kuantiti dalam tangan. Anda juga perlu merakam item yang telah rosak di kedai atau yang tidak dapat diselamatkan.

Sama ada anda memilih sistem manual atau penyelesaian perisian, kunci kepada penjejakan inventori yang berkesan adalah untuk mengekalkan rekod anda dengan kerapian dan rutin. Bergantung kepada perniagaan anda, anda mungkin perlu mengemas kini rekod manual anda setiap hari, mingguan atau bulanan. Penyelesaian berkomputer boleh menghapuskan banyak tugas manual, tetapi walaupun sistem automatik akan memerlukan penyelenggaraan, seperti memasukkan nombor item baru atau mengemas kini kod lokasi. Ini bermakna membangunkan proses yang standard dan mendidik sesiapa sahaja yang akan menyentuh tentang cara terbaik untuk mengurus dan mengekalkannya.

Pada akhirnya, keputusan mengenai sama ada untuk melaksanakan pengesanan inventori dan kaedah terbaik untuk digunakan mesti dipenuhi dengan setiap pemilik perniagaan. Hanya anda boleh menentukan sama ada sifat perniagaan anda, jumlah anda dan isu tertentu anda boleh mendapat manfaat daripada dasar pengurusan inventori rasmi.