Cara Menguji Lembaran Imbangan Anda di QuickBooks

QuickBooks adalah perisian perakaunan yang kuat yang menyediakan laporan dan pandangan yang mantap ke dalam kesihatan kewangan buku syarikat anda. Sudah tentu, ini terletak pada premis penting bahawa data mesti dimasukkan dengan ketepatan lengkap untuk memastikan akaun ditambahkan dengan betul. Kesilapan input, kesilapan pembulatan, dan buku panduan yang tidak lengkap semuanya boleh menyebabkan akaun ditambah dengan salah dan dengan itu mengurangkan ketepatan penyataan QuickBooks anda.

Jika buku anda tidak diselaraskan, anda harus memahami bahawa Intuit merangkumi satu set alat untuk membantu pemilik perniagaan mencari sumber ralat perakaunan dan alamatnya dengan berkesan. Membaiki masalah ini dengan segera boleh membantu memastikan buku anda tepat dan terkini dan laporan anda boleh dipercayai.

1. Jalankan Baki Percubaan

Untuk lembaran imbangan anda menjadi tepat, jumlah jumlah aset yang dilaporkan anda mestilah sama dengan liabiliti kasar ditambah jumlah ekuiti. Apabila akaun-akaun ini tidak menambah nilai yang sama, mereka dianggap tidak seimbang untuk tujuan perakaunan. QuickBooks boleh menawarkan maklum balas serta-merta mengenai sama ada akaun anda seimbang dengan menjalankan baki percubaan, yang memberikan gambaran yang mendalam tentang nilai bersih mana-mana akaun yang mempunyai keseimbangan positif atau negatif. Untuk tujuan imbangan percubaan, sebarang akaun yang mempunyai baki sifar diabaikan. Output dari keseimbangan percubaan QuickBooks dapat mempermudah mengidentifikasi akaun mana yang mungkin memiliki kesalahan yang luar biasa.

Selepas mengkaji maklumat ini, tulis setiap akaun yang anda percaya mungkin mempunyai masalah dan amaun yang akaunnya tidak tepat.

2. Data Eksport

Menggunakan maklumat daripada baki percubaan anda, kenalpasti senarai akaun yang anda fikir perlu dibersihkan. Di bahagian atas tetingkap QuickBooks, klik pada Fail -> Utiliti -> Eksport -> Senarai fail IIF.

Ini akan membawa tingkap bertajuk "Eksport" dan senarai kotak semak. Tandakan kotak semak yang mengatakan "Carta Akaun" di bahagian atas senarai. Sebaik sahaja anda telah memilih item ini, klik "OK" di sebelah kanan tetingkap. QuickBooks kemudiannya harus membuat dan mengeksport fail IIF yang boleh dibuka di Microsoft Excel. Adalah idea yang baik untuk membuat sandaran fail ini dengan menyimpannya semula sebagai XLS. Menukar IIF ke fail XLS juga akan menghalang masalah yang berpotensi dengan pemformatan atau mod yang dilindungi.

3. Mengenal pasti Akaun Bermasalah

Fail yang dibuat dalam langkah terdahulu boleh digunakan untuk meninjau buku leher bagi setiap akaun yang anda dikenalpasti dalam langkah pertama. Mulakan dengan memadam dua baris pertama dalam set data untuk membuat maklumat lebih mudah untuk mengurus dan mengisih. Lihatlah lajur B dan F, yang mengandungi nama dan amaun, masing-masing, untuk setiap transaksi dalam buku anda.Untuk menjadikan data ini lebih berguna, isikan item dalam lajur F dari rendah ke tinggi. Dengan sama ada menatal melalui senarai urus niaga yang disusun atau hanya menggunakan fungsi carian Excel, cuba mencari nilai yang anda dikenalpasti sebagai tidak tepat dalam langkah pertama. Sekiranya anda mendapati salah satu nilai, pastikan anda menyemak kerja anda dengan kembali ke QuickBooks dan menjalankan QuickReport pada carta akaun.

4. Gunakan Utilitas Data Rebuild

Dengan urus niaga bermasalah anda dikenal pasti, kini anda boleh beralih untuk membaiki lembaran imbangan yang rosak anda untuk memastikan ketepatan laporan masa depan yang lebih tinggi. Cara paling mudah untuk membaiki kunci kira-kira dalam banyak kes adalah dengan menggunakan utiliti data membina semula yang datang dengan QuickBooks. Ciri ini dirancang untuk mencari dan memperbaiki transaksi yang rosak dalam akaun secara automatik dengan membandingkannya dengan data dari kunci kira-kira umum. Anda boleh menjalankan utiliti data untuk membina semula dengan mengklik Fail -> Utiliti -> Rebuild Data. Jika anda telah mengenal pasti masalah tertentu, anda juga boleh membaiki transaksi yang rosak secara manual dengan masuk ke lejar QuickBooks. Walau bagaimanapun, pastikan anda menyemak kerja anda untuk mencegah memperkenalkan kesilapan baru yang boleh menggangu masalah semasa.

5. Mencegah Masalah Masa Depan

Walaupun membina semula utiliti data dan semakan manual biasanya dapat menemui sumber buku tidak seimbang, mencari masalah itu sendiri boleh menjadi proses yang panjang dan mengecewakan dalam keadaan yang jarang berlaku.

Pemilik perniagaan dengan buku yang luas mungkin perlu melihat ribuan transaksi untuk mencari satu atau lebih penyertaan yang mungkin salah. Oleh itu, pentingnya strategi itu dibangunkan untuk mengelakkan buku menjadi tidak seimbang lagi pada masa akan datang. Anda harus bermula dengan mengkaji proses input lejar anda untuk memastikan bahawa anda dan rakan sekutu anda menambah transaksi kepada lejar umum dengan cara yang betul. Sebagai contoh, ramai orang yang bukan akauntan sering mengelirukan debit dan kredit. Pertimbangkan untuk melabur dalam latihan atau bekerja dengan penjaga buku profesional jika anda mendapati diri anda membuang-buang waktu berharga untuk menyesuaikan akaun secara rutin.