Mudah Mengurus Rekod Perbelanjaan Perniagaan

Jika anda meluangkan masa untuk membuat senarai semua tugas yang perlu anda lakukan untuk mengurus perniagaan anda dan kemudian memerintahkan mereka dari segi seberapa banyak yang anda suka lakukan, di mana pengurusan rekod belanja datang dalam? Dua ratus tujuh puluh? Atau lebih rendah?

Tetapi sementara kebanyakan daripada kita pasti menganggap pengurusan rekod perniagaan untuk menjadi pekerjaan yang canggih dan cenderung memberikan keutamaan yang rendah, pengurusan rekod yang baik bukan sahaja menjadikan kehidupan kerja kita lebih mudah, tetapi dapat memberi kita tekanan yang nyata pada waktu cukai.

Berikut adalah apa yang anda boleh lakukan untuk membuat pengurusan rekod mudah:

1. Pastikan perbelanjaan perniagaan dan peribadi anda berasingan.

Bunyi mudah, bukan? Tetapi ini adalah sebahagian daripada pengurusan rekod yang mengendalikan kebanyakan orang. Jika anda mengambil klien yang berpotensi untuk golf, contohnya, apakah perbelanjaan peribadi atau perbelanjaan perniagaan? (Jawapannya adalah peribadi, kerana yuran hijau bukan perbelanjaan perniagaan yang boleh ditolak.) Kenderaan yang anda gunakan untuk kedua-dua sebab peribadi dan perniagaan adalah masalah lain yang lain. Anda perlu tahu apa yang layak sebagai perbelanjaan perniagaan yang sah dan apa yang tidak, dan pastikan rekod perniagaan anda mencerminkannya dengan tepat (lihat Apa Perbelanjaan Perniagaan yang Boleh Saya Tuntut).

2. Dapatkan dokumentasi yang mencukupi untuk semua perbelanjaan perniagaan.

Banyak orang perniagaan membuat kesilapan memikirkan bahawa "senarai" cukup baik untuk tujuan pengurusan rekod. Sebagai contoh, mereka mempunyai senarai pembelian pada penyata kad kredit mereka dan berfikir bahawa itu cukup baik dari segi menuntut pembelian tersebut sebagai perbelanjaan perniagaan.

Malangnya, CRA (Agensi Pendapatan Kanada) lebih mencabar. Mereka tidak menerima penyata kad kredit atau cek yang dibatalkan sebagai dokumentasi yang mencukupi untuk perbelanjaan apabila invois atau resit biasanya dikeluarkan. Lihat Bolehkah Saya Menuntut Perbelanjaan Perniagaan Tanpa Resit. IRS lebih memaafkan dan ketiadaan resit pada umumnya akan menerima penyata kad kredit dan cek yang dibatalkan sebagai bukti tuntutan perbelanjaan.

Dari segi menyimpan rekod, terdapat dua perkara yang harus diingat:

a) Sentiasa terima resit . Dapatkan kebiasaan meminta resit setiap kali anda membuat pembelian - tidak kira betapa kecilnya. Perbelanjaan kecil juga menambah, dan anda memerlukan dokumentasi untuk rekod perniagaan anda.

b) Labelkan resit anda, jika perlu . Masih terdapat perniagaan di sekitar resit tangan yang tidak mempunyai apa-apa pada mereka kecuali tarikh item itu dibeli dan berapa banyak kosnya - yang tidak begitu berguna apabila anda merenung resit yang cuba mencari tahu apa yang perkara yang dipersoalkan dan kategori perbelanjaan perniagaan yang sesuai.

Apabila anda menerima resit, melihatnya dan tulis maklumat yang hilang / relevan di atasnya, seperti apa resit untuk dan kategori perbelanjaan.Lihat 4 Tips untuk Mengambil Resit untuk lebih lanjut mengenai cara membuat resit anda terus lurus.

3. Dapatkan akaun bank berasingan untuk perniagaan anda - dan gunakannya.

Walaupun yuran untuk akaun bank perniagaan sangat tinggi berbanding dengan akaun peribadi, akaun bank perniagaan amat diperlukan untuk pengurusan rekod perniagaan yang baik. Akaun bank perniagaan membantu anda memisahkan perbelanjaan perniagaan dan peribadi anda. Anda akan mendepositkan semua pendapatan perniagaan anda ke dalam akaun perniagaan, dan mengeluarkan sebarang perbelanjaan atau pembayaran berkaitan perniagaan dari akaun perniagaan sahaja.

Apakah jenis akaun bank perniagaan yang anda perlukan? Akaun chequing - sebaik-baiknya yang menyampaikan penyata bulanan dan mengembalikan cek anda yang dibatalkan kepada anda.

Pemeriksaan perniagaan membantu menjadikan pengurusan rekod anda mudah kerana anda boleh menggunakan garis memo di hadapan setiap cek untuk mendokumenkan tujuan perniagaan perbelanjaan.

4. Mempunyai dan menggunakan kad kredit berasingan untuk perbelanjaan perniagaan.

Menggunakan kad kredit peribadi anda untuk tujuan perniagaan akan menjatuhkan anda ke dalam rekod pengurusan rekod. Kad kredit perniagaan sangat memudahkan pengurusan rekod perniagaan anda dengan membantu menjaga perbelanjaan peribadi dan perniagaan anda berasingan. (Ini juga membantu perniagaan anda kelihatan lebih profesional.)

5. Simpan log perbatuan perjalanan perniagaan anda.

Jika anda menggunakan mana-mana kenderaan anda untuk tujuan perniagaan, log perbatuan akan menjadi bantuan besar dalam pengurusan rekod.

Perhatikan bacaan jarak tempuh (atau kilometer) pada odometer pada awal tahun dan kemudian masukkan perbatuan mengikut tarikh setiap kali anda menggunakan kenderaan untuk tujuan perniagaan. Menjaga log perbatuan anda di dalam kotak sarung tangan kenderaan anda akan memudahkan ini. Sekiranya anda mempunyai lebih daripada satu kenderaan yang anda gunakan untuk tujuan perniagaan, pastikan log masuk perbatuan. Lihat juga: Perbelanjaan Kenderaan Bermotor (Cukai Pendapatan di Kanada).

6. Simpan semua rekod perniagaan anda untuk satu tahun cukai bersama dan di satu tempat.

Memiliki rekod perniagaan anda yang tersebar di seluruh tempat itu adalah pembaziran masa sebenar yang berkaitan dengan perakaunan atau penyediaan cukai anda, dan mengatur sistem pengurusan rekod perniagaan anda pada tahun fiskal akan menjadikannya lebih mudah untuk mencari rekod perniagaan yang anda perlukan apabila anda memerlukannya.

Perlu bantuan untuk menubuhkan sistem pemfailan? Lihat Menguasai Sistem Pengisian Anda untuk mendapatkan petua.

7. Simpan rekod perniagaan anda untuk tempoh masa yang betul.

Untuk sebab-sebab tertentu, nampaknya terdapat banyak kekeliruan tentang berapa lama anda perlu menyimpan rekod perniagaan anda. Untuk tujuan percukaian, "jika anda memfailkan penyata anda tepat pada waktunya, simpan rekod Anda untuk sekurang-kurangnya enam tahun selepas berakhirnya tahun percukaian yang mereka kaitkan" (CRA). Masa enam tahun ini bermula dari kali terakhir anda menggunakan rekod perniagaan, bukan dari masa transaksi berlaku. Untuk maklumat lanjut mengenai menyimpan rekod perniagaan untuk CRA lihat Berapa lama saya harus menyimpan rekod perniagaan saya.

Untuk pulangan cukai AS, "simpan rekod untuk 3 tahun dari tarikh anda memfailkan pulangan asal anda atau 2 tahun dari tarikh anda membayar cukai, yang mana kemudian, jika anda memfailkan tuntutan untuk kredit atau bayaran balik selepas anda memfailkan penyata anda.Simpan rekod selama 7 tahun jika anda memfailkan tuntutan untuk kerugian dari sekuriti yang tidak berharga atau potongan hutang buruk "(IRS).

8. Perisian Perakaunan Menjadikannya Mudah

Dengan kemudahan penggunaannya, kebolehaksesan dari peranti mudah alih, dan kos rendah, pakej perisian perakaunan perniagaan kecil berasaskan awan hari ini dapat memudahkan pengurusan rekod (lihat 6 Keuntungan Menggunakan Perisian Perakaunan Perniagaan Kecil). Untuk sekitar $ 10 / bulan perisian vendor seperti FreshBooks dan Zoho menawarkan starter asas pakej yang sesuai untuk freelancers dan pemilik tunggal, termasuk invois, penjejakan perbelanjaan, dan pelaporan yang mudah. ​​Fikirkan kelebihan yang dapat, sebagai contoh, menghantar invois terus dari telefon pintar anda, mengambil gambar resit makan tengah hari dengan pelanggan dan rekod ia sebagai perbelanjaan, atau menjejaki masa yang boleh dibeli dengan pemasa terbina.

Ini lapan perkara yang boleh anda lakukan untuk menjadikan pengurusan rekod anda mudah tidak sukar. Seperti banyak perniagaan pentadbiran yang berkaitan dengan menjalankan perniagaan, mereka hanya memerlukan kebiasaan dan ketekunan yang baik. Tetapi jika anda menggunakan peraturan ini sekarang dan teruskan, anda akan melihat perbezaan besar masa cukai seterusnya dan perakaunan anda akan lebih mudah sepanjang tahun.

Lihat juga:

7 Cara Mengawal Chaos dalam Perniagaan Kecil Anda

Jangan Lacak Masa Anda; Menguruskannya!