Bagaimana untuk menyimpan rekod perniagaan yang besar - cara mudah

25 Mei 2015

Anda telah memulakan perniagaan dan seseorang (mungkin bank anda) berkata, "Adakah anda menyimpan rekod perniagaan yang baik? Sekiranya terdapat rupa kosong pada wajah anda, anda mungkin memerlukan bantuan sedikit untuk memikirkan proses penyimpanan rekod perniagaan. Sekiranya anda mempunyai soalan, berikut adalah jawapan:

Mengapa saya perlu menyimpan rekod perniagaan yang baik?

Memelihara rekod untuk tujuan perniagaan adalah tanggungjawab, bukan hanya sesuatu tambahan yang anda lakukan apabila anda mempunyai masa tambahan.

Sebagai pemilik perniagaan, anda mesti menyimpan rekod yang baik dalam aktiviti perniagaan anda:

• Dalam kes tuntutan undang-undang, untuk menyandarkan kedudukan anda
• Pada waktu pajak, > untuk mempersiapkan pulangan cukai perniagaan yang tepat Jika anda mendapat diaudit
• oleh instansi pemerintah Jadi
• anda tahu berapa banyak uang yang anda miliki (jadi anda tidak terlalu berlebihan di bank ) Untuk menjawab soalan
• daripada pelanggan dan vendor.

Dan mereka hanya tujuan utama. Anda ingin menyimpan rekod yang baik supaya anda tahu sama ada perniagaan anda menghasilkan wang.

Rekod apa yang perlu saya simpan?

Jawapan mudah untuk ini adalah "semuanya." Anda perlu menyimpan rekod pada:

Pelanggan atau pelanggan.

• Segala perkara yang berkaitan dengan urus niaga anda dengan pelanggan atau klien harus disimpan, dalam hal pertanyaan. Mereka memberi anda wang, dan anda mempunyai tanggungjawab untuk menunjukkan di mana ia pergi. Simpan butiran mengenai bil, akaun belum terima, dan pembayaran. Vendor.
• Menjaga rekod juga penting dalam urusan anda dengan vendor (orang yang anda bayar untuk perkhidmatan dan produk.) Simpan pesanan pembelian anda dan bukti pembayaran.

Pekerja.

• Perniagaan anda dikehendaki oleh undang-undang untuk menyimpan rekod pekerja yang sangat baik. Kewangan.
• keperluan Fortax dan dalam kes audit, anda memerlukan rekod semua transaksi perniagaan, pinjaman, pembelian aset, dan banyak lagi. Khususnya, menyimpan rekod perbelanjaan perniagaan, termasuk perjalanan perniagaan, jarak tempuh, makanan, dan hiburan. Kontrak dan dokumen undang-undang,
• termasuk yang berkaitan dengan pembentukan perniagaan anda, sebarang kontrak yang anda telah buat. Ini termasuk permit dan lesen, pendaftaran cap dagangan, paten atau hak cipta, dan apa-apa pinjaman atau garisan kredit. E-mel dan komunikasi perniagaan lain.
• Terdapat kebaikan dan keburukan pada perkara ini; lihat artikel Susan Heathfield di internet dan dasar e-mel.

Bagaimana dan di manakah saya harus menyimpan rekod ini? Anda boleh menyimpan semua rekod anda di lokasi fizikal, dalam buku rekod atau sistem pemfailan. Anda juga mungkin ingin menyimpan rekod pada komputer anda atau "di awan," dengan sandaran yang sesuai, tentu saja. Tidak kira di mana anda menyimpan rekod tersebut, selagi ia dapat diakses dengan cepat dan sepenuhnya apabila diperlukan.

Berapa lama saya perlu menyimpan rekod perniagaan ini?

Berapa lama anda mesti menyimpan rekod bergantung pada jenis rekod. Ia sentiasa selamat untuk menjaga segala-galanya selama-lamanya, tetapi itu mendapat sedikit yang luar biasa.

Simpan rekod cukai sehingga anda yakin bahawa rekod tersebut tidak akan diaudit. William Perez di Perancangan Cukai mempunyai butiran mengenai menyimpan rekod cukai. Simpan semua rekod yang anda gunakan untuk menyediakan pulangan cukai perniagaan anda, sebagai tambahan kepada pulangan.

Rekod pekerja hendaklah disimpan selagi ada kemungkinan bahawa anda mungkin memerlukannya.

Ini bergantung pada jenis rekod dan jenis tindakan yang mungkin diambil terhadap perniagaan anda. Beberapa maklumat pengekalan rekod pekerja mesti disimpan oleh undang-undang. (Ya, itu kompleks.) Anda juga harus menyimpan permohonan pekerjaan sekurang-kurangnya setahun.

IRS mempunyai artikel mengenai berapa lama untuk menyimpan rekod perniagaan, untuk tujuan cukai dan tujuan perniagaan yang lain.

Bagaimanakah saya membuat tugas menyimpan rekod ini lebih mudah?

1.

Cari perisian perakaunan perniagaan yang baik dan gunakannya. Cari perisian yang membolehkan anda mengautomasikan pembayaran bil dan memberi anda 2. Buat sistem untuk mengumpulkan maklumat, kemudian semak untuk memastikan ia tepat, rekodkannya di tempat yang sesuai, tinjau secara berkala, dan bertindak apabila perlu.

3. Jadikan ia tabiat.

Perkara yang paling penting yang boleh anda lakukan untuk membuat rekod perniagaan tetap mudah ialah membuat kebiasaan merakam apa yang anda lakukan dalam perniagaan anda seperti yang anda lakukan. Ini berkaitan dengan rekod kewangan, tetapi apa-apa jenis transaksi perniagaan atau berurusan dengan pihak lain. Tuliskan secara bertulis dan simpan apa yang telah anda tulis.