Keperluan untuk Menyimpan Rekod Paycheck untuk Pekerja

Mengekalkan rekod gaji dan dokumentasi pekerja lain diberi mandat oleh Bahagian Gaji dan Jam Jabatan Jabatan dan Akta Piawaian Buruh yang Adil. Majikan mesti menjejaki pampasan dan masa, dan Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri juga menghendaki anda menyimpan rekod gaji untuk semua pekerja semasa sekurang-kurangnya enam tahun selepas tamat pekerjaan.

Apa Rekod Paycheck Adakah Majikan Diperlukan Perlu?

Anda biasanya menyimpan sebagian besar rekod yang diperlukan oleh undang-undang semata-mata semasa menjalankan perniagaan, supaya mematuhi tidak perlu mengambil langkah-langkah atau kerja tambahan.

Semak rekod yang telah anda miliki untuk memastikan anda selaras dengan keperluan IRS dan FLSA.

Rekod boleh dikekalkan dalam sebarang bentuk, termasuk secara elektronik. Berikut ini mesti disimpan untuk semua pekerja yang tidak terkecuali dan yang dilindungi oleh keperluan upah minimum:

• Maklumat peribadi, termasuk nama pekerja, alamat rumah, pekerjaan, jantina dan tarikh kelahiran jika dia berumur di bawah 19 tahun
• Jam dan hari apabila pekan kerjanya bermula
• Jumlah jam bekerja setiap hari kerja dan setiap minggu kerja
• Jumlah pendapatan harian atau mingguan straight-time
• Kadar gaji setiap jam secara berkala untuk setiap minggu apabila kerja lebih masa
• Jumlah bayaran lebih masa untuk minggu kerja
• Jumlah upah yang dibayar setiap tempoh bayar > Tarikh pembayaran dan tempoh bayaran dilindungi.

Pekerja yang tidak dikecualikan mestilah dibayar sekurang-kurangnya gaji minimum dan menerima lebih masa selama mana-mana jam bekerja lebih dari 40 minggu. Seorang pekerja boleh dikecualikan jika dia dibayar sekurang-kurangnya $ 455 seminggu secara gaji dan jika dia melakukan tugas pekerjaan tertentu, biasanya pentadbiran, eksekutif atau pengurusan.

Masa lurus adalah yang diperoleh dalam tempoh 40 jam pertama dalam satu minggu kerja.

Rekod yang diperlukan untuk pekerja yang dikecualikan adalah berbeza daripada pekerja tanpa pengecualian, dan maklumat khusus diperlukan untuk pekerja rumah tangga, untuk pekerja yang bekerja di bawah aturan pembayaran yang tidak biasa, untuk pekerja yang memberi penginapan atau kemudahan lain, dan bagi pekerja yang menerima pemulihan pendidikan.

Jika mana-mana pekerja anda jatuh ke dalam kategori ini, berunding dengan seorang peguam.

Borang yang Anda Perlu Tetap

Sebagai tambahan kepada rekod gaji, anda perlu menyimpan beberapa dokumen lain pada fail untuk setiap pekerja.

Salinan ditandatangani borang W-4 yang menunjukkan penahanan persekutuan. Borang ini boleh diubah berkali-kali jadi pastikan anda menyimpan borang yang paling terkini di atas.

• Salinan mana-mana borang di mana pekerja telah membenarkan potongan gaji, termasuk faedah dan sumbangan khas seperti United Way atau badan amal lain
• Salinan borang permohonan asal pekerja dan apa-apa dokumen sokongan, seperti resume atau transkrip.
• Rekod mengenai perubahan tahap gaji, termasuk promosi atau demografi, dan sebab-sebab tindakan ini.
• Apa cara terbaik untuk menyimpan rekod gaji?

Rekod gaji, termasuk yang mendokumentasikan semua jam bekerja, perubahan status gaji dan kadar bayaran, harus disimpan dalam fail yang berasingan.

Anda juga harus menyimpan rekod semua perubahan yang dibuat untuk membayar dan faedah pekerja, termasuk persetujuan pekerja. Anda mesti mempunyai persetujuan tertulis pada fail untuk apa-apa potongan daripada gaji pekerja kecuali pengecualian cukai FICA dan pekarangan.

Susan Heathfield, pakar sumber manusia, mempunyai maklumat yang lebih terperinci mengenai apa yang perlu disimpan dalam fail kakitangan.

Siapakah yang Memeriksa Rekod Pekerja?

Kebanyakan perniagaan menyimpan rekod pekerja dalam kawasan yang terhad dan membenarkan akses hanya kepada individu yang mungkin perlu melihat rekod kerana pangkat atau kedudukan pekerjaan mereka. Rekod pekerja tidak boleh dialih keluar dari bilik rekod. Sekiranya anda mempunyai lebih daripada beberapa pekerja, anda mungkin ingin menubuhkan dasar akses fail kakitangan supaya pekerja sumber manusia tahu bagaimana untuk bertindak balas terhadap permintaan.

Pekerja harus dibenarkan melihat rekod mereka sendiri. Anda mungkin mahu seseorang tinggal di dalam bilik dengan seorang pekerja semasa dia melihat rekodnya sendiri.

• Menetapkan pekerja syarikat yang dapat melihat rekod pekerja. Akses biasanya terhad kepada pekerja di jabatan sumber manusia dan pengurus dan eksekutif di atas tahap tertentu.
• Pelbagai juruaudit persekutuan dan negeri boleh dibenarkan akses kepada rekod pekerja untuk tujuan pengauditan. Anda boleh meminta waran sebelum membenarkan akses juruaudit kepada rekod pekerja.
• Peguam yang mewakili pekerja dalam tindakan undang-undang boleh diberi akses dalam kes tertentu tertentu. Seorang pegawai peringkat tertinggi atau peguam syarikat perlu mengesahkan permintaan peguam sebelum membolehkan rekod dilihat.