Petua Pengurusan Fail Komputer digital

Mengesan dokumen elektronik anda boleh menjadi tugas dalam dunia "berwayar" hari ini.

Selain menyimpan dokumen secara tempatan di desktop, komputer riba atau peranti mudah alih semakin banyak perniagaan menggunakan awan untuk aplikasi perniagaan asas dan penyimpanan fail. (Lihat Mengapa Pengkomputeran Awan Adalah Ideal untuk Perniagaan Kecil dan 5 Kekurangan Pengkomputeran Awan.)

Lebih rumit masalah penyimpanan adalah keperluan bagi banyak perniagaan untuk berkongsi dokumen antara pekerja - di dalam pejabat ini biasanya dicapai dengan menggunakan pelayan file atau peranti storan yang dilampirkan rangkaian (NAS).

Jika akses mudah alih dikehendaki diperlukan, dokumen boleh disimpan di awan dan dikongsi dengan memberikan kebenaran akses.

Organisasi adalah Kunci

Dimanapun dokumen disimpan adalah penting untuk memastikan ia teratur dan terkini. Matlamat pengurusan fail elektronik adalah untuk memastikan bahawa anda boleh mencari apa yang anda cari, walaupun anda sedang mencarinya beberapa tahun selepas penciptaannya.

Sebilangan besar orang perniagaan pada satu masa atau yang lain berada dalam kedudukan memalukan mempunyai panggilan pelanggan dan tidak dapat dengan cepat mencari invois yang berkaitan atau dokumen pelanggan penting yang lain. Sama-sama menjengkelkan sedang berlaku pada akhir tahun yang cuba mencari dokumen yang berkaitan dengan akaun syarikat untuk akauntan atau lebih buruk, pengusaha.

Perizinan dokumen elektronik yang betul sangat kritikal dalam persekitaran yang dikongsi - jika salah seorang pekerja anda tidak hadir (buat sementara waktu atau secara tetap!), Anda sepatutnya dapat dengan mudah mencari sebarang dokumen yang dibuat atau diuruskan oleh orang itu.

(Perhatikan bahawa masalah kehilangan data yang berpotensi dengan pekerja yang tidak puas hati, adalah satu lagi alasan untuk melindungi data perniagaan anda. Lihat 6 Peraturan Perlindungan Data Perniagaan).

Petua pengurusan fail ini akan membantu anda menyimpan fail anda:

1. Gunakan folder pemasangan lalai untuk fail program.

Gunakan lokasi fail lalai apabila memasang aplikasi aplikasi.

Di bawah Windows, fail program aplikasi konvensyen berada di bawah (Drive Drive:) -> Program Files directory. Memasang aplikasi di tempat lain mengelirukan dan tidak perlu.

2. Satu tempat untuk semua dokumen.

Letakkan semua dokumen di bawah satu folder "root". Untuk pengguna tunggal dalam persekitaran Windows, lokasi lalai ialah folder My Documents.

Dalam persekitaran perkongsian fail cuba lakukan yang sama - buat satu folder root (dipanggil "Dokumen Dikongsi" sebagai contoh) dan simpan semua dokumen dalam sub folder di dalam folder root. Mempunyai satu lokasi untuk semua dokumen menjadikannya lebih mudah untuk mencari sesuatu dan menjalankan sandaran dan arkib.

3. Buat folder dalam hierarki logik.

Ini adalah laci kabinet pemfailan komputer anda, jadi untuk bercakap. Gunakan bahasa biasa untuk menamakan folder anda; anda tidak mahu melihat senarai folder ini pada masa akan datang dan bertanya-tanya apa "TFK" atau apa-apa singkatan menarik lain yang anda cipta bermakna.

4. Folder sarang dalam folder.

Buat folder lain dalam folder utama ini apabila timbul keperluan. Sebagai contoh, folder yang dipanggil "Invois" mungkin mengandungi folder yang dipanggil "2013", "2012" dan "2011". Folder yang dinamakan untuk klien mungkin termasuk folder "customerdata" dan "surat-menyurat".

Matlamatnya adalah untuk mempunyai setiap fail dalam folder dan bukannya mempunyai sekumpulan file yatim yang disenaraikan.

Walau bagaimanapun, jangan buat struktur folder kompleks yang berlapis-lapis - jika mungkin menggunakan nama fail deskriptif.

5. Ikuti konvensyen penamaan fail.

Sesetengah sistem operasi (seperti Unix) tidak membenarkan ruang dalam nama fail atau folder, jadi elakkan perkara ini jika persekitaran pengkomputeran anda bercampur - sebaliknya gunakan garis bawah sebagai pembatas (cth. Doe_John_Proposal. Doc.) Huruf lain seperti / ? : * | "^ juga dilarang dalam nama fail atau folder di bawah Windows.

Gunakan nama fail deskriptif untuk pengenalpastian dan pengambilan mudah tetapi jangan pergi ke laut - nama fail / laluan mempunyai had panjang yang berbeza antara sistem pengendalian.Di bawah Windows maksimum penuh Panjang laluan untuk fail (contohnya huruf pemacu + nama folder + nama fail) adalah 260 aksara.

Gunakan singkatan biasa di mana mungkin.

6. Bersih.

Beri fail logik, nama tertentu dan masukkan tarikh dalam nama fail jika mungkin Matlamat apabila menamakan fail adalah untuk dapat memberitahu apa yang fail itu kira tanpa perlu membuka dan melihat.Jadi jika dokumen itu adalah surat kepada pelanggan yang mengingatkannya bahawa pembayaran terlambat, panggil sesuatu seperti "overdue_20120115", bukannya seperti "surat". Bagaimana anda tahu siapa surat itu tanpa membukanya?

Jika anda berkongsi fail melalui e-mel atau peranti mudah alih anda mungkin ingin mempunyai nama fail termasuk lebih spesifik maklumat, kerana maklumat folder tion tidak akan disertakan dengan fail yang dikongsi. Sebagai contoh jika dokumen anda tinggal di My Documents Invoices 2014 Customers Doe_John_20140416. doc dan fail dikongsi atau diemail semua penerima akan melihat adalah Doe_John_20140416. doc dan mungkin tidak dapat memberitahu bahawa fail itu adalah invois pelanggan tanpa membukanya.

7. Fail seperti yang anda pergi.

Masa terbaik untuk memfailkan dokumen ialah apabila anda mula-mula membuatnya. Oleh itu, gunakan tab dialog "Simpan Sebagai" untuk memfailkan dokumen anda dan namakannya, meletakkannya di tempat yang betul di tempat pertama.

8. Perintah fail anda untuk kemudahan anda.

Jika terdapat folder atau fail yang anda gunakan banyak, paksa mereka ke bahagian atas senarai fail dengan menamakan semula mereka dengan! atau AA pada permulaan nama fail.

9. Cabut fail anda dengan kerap.

Kadang-kadang apa yang sudah lama kelihatan seperti contoh folder yang bernama "Invois" di atas.Sekiranya tidak, simpan folder anda tanpa renggang dengan membersihkan fail lama.

Jangan tidak hapuskan fail berkaitan perniagaan kecuali anda benar-benar yakin bahawa anda tidak akan memerlukan fail lagi. Sebaliknya, dalam koleksi folder utama anda di bawah folder root anda, buat folder bernama "Lama" atau "Tidak aktif" dan pindahkan fail lama ke dalamnya apabila anda jumpa mereka.

10. Sandarkan fail anda dengan kerap.

Sama ada anda menyalin fail anda ke pemacu lain atau ke pita, penting untuk membuat dan mengikuti rejimen sandaran biasa. Lihat 3 Langkah ke Sistem Cadangan yang berjaya.

Pengurusan Fail Baik Membuat Mencari Apa Yang Anda Mahu

Menguruskan dokumen elektronik harus menjadi sebahagian daripada strategi pengurusan dokumen keseluruhan untuk perniagaan anda. Pelan pengurusan dokumen yang betul harus merangkumi semua aspek pengendalian dokumen, termasuk penyimpanan, pengambilan, sandaran, dan keselamatan.

Fungsi carian adalah satu perkara yang menarik tetapi tidak akan sepadan dengan kemudahan untuk dapat terus ke folder atau fail. Sekiranya anda mengikuti petua pengurusan fail secara konsisten, walaupun anda tidak tahu di mana ada sesuatu, anda tahu di mana ia sepatutnya - kelebihan yang besar apabila anda mencari apa yang anda cari. Amalan pengurusan fail yang baik akan menjimatkan masa dan wang perniagaan anda.