Apa Haruskah Majikan Memastikan Pekerja Berkelayakan File?

Adalah baik untuk majikan untuk mengekalkan fail kakitangan untuk setiap pekerja. Dokumentasi sejarah pekerjaan, rekod sumbangan dan pencapaian, notis tatatertib, promosi, rancangan pembangunan prestasi, dan banyak lagi, termasuk dalam fail kakitangan. Majikan pintar menyimpan lebih daripada satu fail kakitangan juga.

Majikan mempunyai alasan yang baik untuk menyimpan beberapa fail kakitangan-beberapa undang-undang dan beberapa untuk tujuan amalan terbaik pekerjaan.

Dokumentasi diperlukan supaya majikan mempunyai pandangan yang tepat tentang sejarah pekerjaan pekerja. Dokumentasi menyokong keputusan majikan dan boleh melindungi majikan dalam undang-undang yang dipelihara dengan betul.

Kandungan fail personel memberikan gambaran sejarah mengenai kejadian penting semasa kerjaya pekerja. Mereka menyokong keputusan yang dibuat mengenai pekerja dan kerjayanya. Mereka menunjukkan rasional majikan di belakang pengambilan, promosi, pemindahan, ganjaran dan pengiktirafan, dan keputusan menembak.

Garis Panduan yang berbeza berkaitan dengan Jenis Fail Personel yang berbeza

Oleh kerana beberapa jenis fail kakitangan disyorkan, peraturan dan garis panduan yang berlainan dikaitkan dengan setiap jenis fail kakitangan.

• Setiap jenis fail kakitangan mempunyai sebab yang berbeza untuk kandungan sedia ada dan berbeza, berdasarkan sebab itu.
• Setiap jenis fail kakitangan disimpan secara berbeza.

• Akses ke fail personil dihadkan kepada pekerja tertentu di kebanyakan organisasi. Jenis fail kakitangan yang berbeza mempunyai garis panduan akses yang berbeza.
• Akses pekerja ke fail personelnya dibenarkan, tetapi kebanyakan majikan menetapkan garis panduan untuk akses pekerja dengan dasar akses file personil dalam buku panduan pekerja. (Pelbagai negeri dan bidang kuasa mempunyai peraturan yang berbeza, jadi sentiasa dikemaskini untuk lokasi anda.)
  Kebanyakan organisasi tidak membenarkan pengurus pekerja mengakses fail kakitangan secara keseluruhan. Mereka mengharapkan para pengurus untuk menyimpan dokumentasi yang relevan dalam fail pekerja mereka sendiri yang bukan fail personil rasmi.
• Jabatan Sumber Manusia memiliki dan bertanggungjawab untuk fail kakitangan kakitangan.

File Personel yang Disyorkan

Berikut adalah jenis fail kakitangan yang disyorkan dan apa yang anda perlu ketahui tentang bekerja dengan mereka.

File Personnel Pekerja

Ini adalah fail utama kakitangan yang dikendalikan oleh majikan untuk setiap pekerja. Fail kakitangan menyimpan sejarah pekerjaan setiap pekerja. Inilah yang perlu anda ketahui mengenai fail kakitangan pekerja.

File Perubatan

Fail perubatan pekerja mempunyai sekatan undang-undang yang serius yang mesti diketahui dan diperhatikan majikan.Inilah yang perlu anda ketahui tentang kerahsiaan dan kandungan fail perubatan pekerja.

File Payroll

Akses pekerja ke fail gaji pekerja kurang ketat daripada akses kepada sama ada fail perubatan atau kakitangan. Fail gaji memegang maklumat mengenai gaji, pemilihan faedah, perubahan kadar bayar, pekarangan, dan dokumentasi undang-undang lain yang memberi kesan kepada gaji pekerja. Pelbagai kakitangan perakaunan dan Sumber Manusia mengakses maklumat dalam fail gaji.

I-9 Borang Fail untuk Pekerja

Oleh kerana hak akses pelbagai agensi kerajaan, anda mengikuti amalan terbaik dengan mengekalkan fail berasingan untuk borang I-9 pekerja. Ketahui lebih lanjut mengenai menyimpan borang I-9.

Tinjauan File Personil

Hanya mahu butiran cepat dan asas mengenai fail personil pekerja? Semak di sini untuk gambaran keseluruhan fail kakitangan.

Dasar Akses Fail Personel untuk Pekerja

Anda ingin membolehkan setiap pekerja mengetahui apa yang ada dalam fail personelnya, tetapi anda perlu mengawal integriti, kesempurnaan dan ketepatan fail. Mengekalkan kerahsiaan pekerja dan majikan dan akses terhad dijamin dengan dasar akses fail kakitangan.

Apa Yang Tidak Termasuk dalam Fail Personil Pekerja

Mencari garis panduan mengenai kandungan yang tidak boleh dimasukkan dalam fail kakitangan? Berikut adalah cadangan terbaik saya mengenai kandungan yang anda mahu untuk mengekalkan sama ada di lokasi yang berasingan atau tidak rasmi atau tidak disimpan sama sekali. Pengekalan dokumentasi yang tidak diperlukan dan semata-mata boleh menyakiti anda.

Dokumentasi

Adakah anda tahu dokumentasi apa? Perkataan, dokumentasi, tanaman sering di dunia pekerjaan dan Sumber Manusia. Tetapi, makna dokumentasi dan mengapa anda mungkin mahu mendokumentasikan acara pekerjaan tertentu dilindungi sepenuhnya di sini. Ketahui lebih lanjut mengenai mendokumentasikan sejarah dan prestasi pekerja.

Ini adalah maklumat yang paling kerap diperlukan mengenai fail kakitangan pekerja. Klik untuk setiap topik untuk maklumat mendalam.

Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan sahaja.