Apa yang Pengurus Projek Mengetahui Mengenai Mendapatkan Kerja Selesai

Pengurus projek semakin salah satu peranan yang paling penting dalam dunia kerja kumpulan yang penuh inisiatif hari ini. Lagipun, projek di mana-mana di dalam organisasi kami.

Secara definisi, projek adalah semua kerja yang kita lakukan sekali; ia adalah sementara dan unik. Kami membangunkan produk baru dalam projek. Kami melaksanakan program perisian baru seperti perancangan sumber perusahaan korporat atau perisian pengurusan hubungan pelanggan kami melalui pasukan projek.

Malah kerja inovasi dan pembangunan strategi dan pelaksanaan berlaku dalam bentuk projek.

Individu yang menduduki peranan pengurus projek dalam organisasi kami adalah penting untuk kelangsungan dan kejayaan firma kami. Mereka memudahkan dan menyelaras dan memacu kerja yang dilakukan, dan mereka melakukannya dengan menggunakan sains dan seni.

Pengurus projek yang berpengalaman mahir dalam membantu kumpulan mengambil spesifikasi idea-produk atau keperluan pelanggan yang rumit dan memecahkan idea-idea ke dalam bahagian kerja yang boleh dihadam. Mereka menyelaraskan sumber dan aliran kerja; mereka menguruskan dan melaporkan belanjawan dan yang penting, mereka mengetuai dan membimbing ahli pasukan mereka melalui keputusan yang sukar dan masalah yang mencabar.

Pengurus projek terbaik adalah sumber produktiviti yang tidak ternilai, dan pelajaran yang mereka pelajari dan kemahiran yang mereka usahakan mudah diterapkan kepada kita semua dalam kehidupan kerja "tidak cukup jam dalam sehari".

Sembilan Pelajaran mengenai Produktiviti dari Dunia Pengurusan Projek:

1. Masa yang dibelanjakan perancangan membayar dividen. Dalam dunia pantas kami, kami mempunyai kecenderungan untuk tergesa-gesa dalam inisiatif tanpa mengambil masa untuk menjelaskan dan merancang. Pengurus projek anda memahami bahawa masa yang dilaburkan dalam perancangan terdahulu akan membayar kembali pasukan dengan penjimatan masa dalam bentuk sisa dan pengerjaan semula yang dikurangkan pada masa akan datang.

Dalam kursus MBA saya mengenai pengurusan projek, perkara ini diulangi oleh para pelajar, menerangkan perspektif baru mereka mengenai faedah-faedah melaburkan penjelasan dan perancangan masa depan yang mencukupi. Seperti yang saya pelajari dari ayah saya dahulu ketika bekerja pada projek pembaikan rumah tangga, "ukur dua kali, potong sekali. "

2. Piagam yang jelas tidak ternilai. Dokumen piagam dalam pengurusan projek berkesan pengumuman kelahiran inisiatif baru. Ia menerangkan tujuan projek dan parameter masa utama. Ia mengenal pasti peranan utama, termasuk: pelanggan, pengurus projek, penaja projek dan ahli pasukan utama. Versi diperluaskan piagam itu boleh merangkumi senarai pemegang kepentingan utama dan jangkaan tambahan untuk projek itu. Dokumen ini dikongsi di seluruh organisasi, memastikan semua orang memahami pentingnya inisiatif ini dan individu yang terlibat.Ia meminimumkan kebingungan dan kekeliruan dan meletakkan asas untuk kerjasama yang meluas.

Anda boleh mengguna pakai konsep piagam kepada sebarang aktiviti di dalam pasukan anda sebagai sarana untuk memberitahu setiap orang dan memperkasakan ahli pasukan yang bertanggungjawab. Pastikan ia mudah dan draf pengumuman ringkas yang menggariskan inisiatif itu.

Jelaskan tujuannya, kenal pasti peserta utama dan minta sokongan semua orang. Pasukan anda akan menghargai perkongsian maklumat anda.

3. Tahu siapa yang disentuh oleh inisiatif anda dan melibatkan mereka! Pengurus projek berpengalaman memahami betapa kritikalnya untuk mengenal pasti dan melibatkan diri dengan semua pihak (pihak berkepentingan) yang dipengaruhi oleh inisiatif. Pemangku kepentingan yang tidak dikenali mungkin menjadi individu yang tidak berkoordinasi. Untuk membantu mengenal pasti pihak berkepentingan, buat gambar atau peta yang menggariskan semua orang yang terlibat atau terlibat dengan projek anda. Ini termasuk pengurus yang menyediakan sumber, jabatan yang perlu mengubah proses kerana inisiatif anda dan sudah tentu, pelanggan anda. Penglibatan pihak berkepentingan yang tepat dan tepat pada masanya mengurangkan kekeliruan, meningkatkan kerjasama dan mempercepat penyelesaian masalah.

Memohon pelajaran pengurus projek untuk pengurusan pihak berkepentingan dengan program dan aktiviti anda sendiri. Lukis gambarajah individu yang disentuh oleh inisiatif dan berjumpa dengan mereka untuk mendapatkan sokongan dan input mereka. Pastikan untuk memastikan mereka terlibat dengan sewajarnya dalam gelung komunikasi seperti yang digariskan di titik sembilan di bawah.

4. Pasukan menjadi lebih produktif dengan bimbingan. Pengurus projek mahir membentuk pasukan produktif untuk inisiatif sementara dan unik, sering dengan individu yang tidak pernah bekerja bersama. Mereka memahami cabaran memasang kumpulan dan memindahkan mereka dari fasa pembentukan ke fasa persembahan, dan mereka melatih pasukan mereka melalui cabaran-cabaran ini. Mereka meletakkan penekanan khusus untuk membantu semua orang memahami peranan mereka dan membangunkan standard untuk membincangkan, membahaskan dan membuat keputusan. Mereka menawarkan maklum balas yang mencukupi kepada ahli pasukan dan mereka memupuk budaya kebertanggungjawaban untuk prestasi.

Sama ada anda mengetuai fungsi atau memasang kumpulan kerja untuk menangani inisiatif baru, jangan anggap pasukan anda menjadi produktif dengan cepat hanya kerana anda mengeluarkan piagam dan memberi kuasa kepada mereka untuk menyelesaikan kerja. Pada hakikatnya, kumpulan membentuk lebih cepat dan belajar untuk melakukan apabila mereka dibimbing dan dilatih.

5. Kerja menilai risiko tidak pernah berhenti. Pengurus projek terbaik memahami bahawa semua kerja mereka adalah mengenai menguruskan risiko. Mereka tidak henti-henti pada semua peringkat projek dalam bekerja dengan pasukan mereka untuk mengenal pasti potensi risiko dan membangunkan strategi untuk mengurangkan atau mengelakkan risiko.

Menggabungkan teknik pengenalan risiko dan penilaian risiko ke dalam kerja anda sendiri. Pastikan untuk mengenal pasti individu yang bertanggungjawab untuk mengenal pasti risiko, dan membangunkan pelan mitigasi untuk kebimbangan terbesar. Sama ada anda bekerja dalam jualan, sokongan pelanggan atau operasi, perancangan risiko dan pengurusan risiko aktif akan menyelamatkan sakit kepala, masa dan wang.

6. Satu pendekatan atau alat tidak sesuai dengan semua. Dari amalan tangkas ke laluan kritikal atau teknik pengurusan projek rantaian kritikal, pendekatan yang betul bergantung kepada pelbagai faktor, termasuk: sifat projek; pengalaman dan pendidikan ahli pasukan mengenai pendekatan yang berbeza dan akses kepada sumber sokongan. Pengurus projek yang hebat memilih pendekatan yang mereka percaya peta terbaik kepada keadaan dan persekitaran.

Sebagai pengurus, kita sering terjebak dalam pendekatan untuk menghampiri kerja pasukan kami. Pada hakikatnya, terdapat banyak laluan untuk menyelesaikan setiap masalah. Proses boleh diperkemas, pendekatan baru atau teknologi baru boleh diterima pakai. Bersikap fleksibel dan menggalakkan ahli pasukan anda untuk mengenal pasti pendekatan yang berbeza untuk kerja mereka dan menyelesaikan masalah. Beri mereka autonomi untuk mengamalkan pendekatan yang mereka percaya paling sesuai dengan keadaan.

7. Perubahan berlaku, tetapi ia mesti diuruskan untuk mengelakkan kekacauan. Setiap pengurus projek yang berpengalaman memahami bahawa perubahan tidak dapat dielakkan dalam mana-mana projek yang diberikan. Daripada melawan perubahan, mereka membangunkan proses dan alat untuk menilai, membuat keputusan dan menyampaikan perubahan dalam pelan sebelumnya.

Perubahan yang tidak terkawal untuk rancangan terdahulu membiak kekacauan dan kekeliruan. Mengamalkan amalan pengurus projek dan membuat dan berkongsi proses pengurusan perubahan yang membolehkan orang mencadangkan idea, mendapatkan kelulusan dan kemudian menyampaikan perubahan.

8. Kepimpinan adalah pemboleh ubah dalam prestasi pasukan projek . Pengurus projek terkuat memakai topi yang banyak, dan peranan pemimpin mungkin yang paling penting dari semua. Mereka memahami bahawa mereka bertanggungjawab menyediakan visi yang jelas, menetapkan arah dan membentuk dan membingkai persekitaran yang diperlukan untuk berjaya. Mereka memastikan nilai yang jelas untuk prestasi dan akauntabiliti ditubuhkan dan dikuatkuasakan, dan mereka menggunakan kemahiran pembinaan untuk membimbing pembelajaran dan peningkatan yang berterusan.

Mudah ditarik dalam aliran tugas yang tidak berkesudahan di hadapan anda dan pasukan anda. Ingat bahawa pasukan anda memerlukan anda untuk memimpin, tidak melakukan kerja untuk mereka. Pastikan anda mendekati setiap hari sebagai peluang untuk menyokong, membimbing dan melatih.

9. Berkomunikasi dengan jumlah dan kekerapan yang betul . Apabila ia datang untuk mengkomunikasikan maklumat mengenai status inisiatif, pengurus projek yang berkesan memahami keperluan untuk menyesuaikan dengan keperluan pemegang kepentingan utama. Ketua Pegawai Eksekutif tidak mahu tahap terperinci yang diperlukan oleh pengurus kualiti. Pemangku kepentingan yang jauh tidak memerlukan kemas kini harian.

Bekerja untuk menilai keperluan sebenar penonton anda untuk maklumat terperinci dan kekerapan dan menyesuaikan pembaharuan anda dengan sewajarnya. Anda akan menimbulkan muhibah dan meminimumkan masa yang dibelanjakan untuk menghasilkan laporan dan kemas kini yang tiada siapa yang membaca atau keperluan.

Intinya untuk Sekarang:

Terdapat lebih daripada beberapa pengajaran yang hebat tentang produktiviti, pengurusan dan kepimpinan untuk belajar daripada pengurus projek yang hebat. Memohon pelajaran dengan bijak dan anda akan meningkatkan produktiviti dan prestasi peribadi dan pasukan anda sendiri.