Bagaimana Membaca dan Meluluskan Perjamuan Acara Perjamuan (BEO)

Tempat-tempat yang ingin memastikan acara-acara besar berjalan tanpa halangan atau, jika terdapat halangan, mereka ingin memastikan ia bukan kesalahan mereka. Dengan itu, mereka membuat Pesanan Perjumpaan Perjumpaan (BEO) dengan teliti yang mana penyelaras acara mesti menandatangani. Walaupun ia mungkin sukar untuk menuntut jika BEO tidak diikuti dengan surat itu, ia adalah untuk semua tujuan dan tujuan kontrak undang-undang; pastinya, ia perlu dibaca dengan teliti sebelum ia ditandatangani.

Apakah Peristiwa Perjumpaan Acara (BEO)?

Hampir setiap acara utama yang dirancang di hotel atau kemudahan acara istimewa memerlukan Perjamuan Perjumpaan Acara atau BEO, yang merupakan kontrak yang menggariskan setiap perincian acara. Jika anda seorang perancang acara, anda akan mahu menjadi akrab dengan BEO supaya anda dapat memastikan semua butiran dilindungi dengan betul.

Perjanjian ini sering digariskan dalam bentuk yang menentukan butiran untuk makanan dan minuman, audio / visual, persediaan bilik, termasuk pusat meja, keperluan kakitangan, dan semua perkara lain yang berkaitan dengan acara anda. Termasuk dalam BEO ialah senarai kos yang perlu anda bayar.

Perjanjian itu kemungkinan besar termasuk "blok" maklumat di bawah sub kepala, seperti maklumat hubungan, jadual, pengaturan makanan dan minuman, penyediaan bilik, audio visual, terma dan syarat, dan blok tandatangan.

Membaca Pesanan Perjumpaan Perjumpaan

Walaupun jelas anda perlu membaca BEO dan bersetuju dengan terma-terma yang digariskan dalam perjanjian, pastikan anda juga membaca cetakan halus.

Pastikan anda dimaklumkan sepenuhnya tentang apa yang anda bersetuju, termasuk semua kos.

Periksa bahawa perkara berikut digariskan di bahagian umum BEO:

Maklumat kenalan di laman web, termasuk nombor telefon bimbit
Penggunaan ruang untuk hari kejadian (semak ganda untuk memastikan bahawa ruang yang disebutkan adalah ruang yang anda sesakulu)
Sediakan, mulakan dan tamat masa untuk acara
Jumlah tetamu yang dijangka

Pengaturan Makanan dan Minuman

Suatu bahagian BEO akan ditumpukan untuk urusan makanan dan minuman. Anda ingin memastikan yang berikut terperinci dalam bahagian ini:

Seluruh menu, termasuk semua kursus
Setiap item pada bufet, dan bagaimana setiap stesen akan ditetapkan dan diletakkan di dalam bilik
Bagaimana tempat berhasrat untuk mengatasi keperluan tetamu yang mempunyai masalah pemakanan khas (seperti diet gluten atau vegetarian)
Waktu Perkhidmatan
Barang-barang khusus mengenai perkhidmatan, seperti wain dan air berkilauan pada jadual
Pecahan semua harga makanan
Senarai terperinci alkohol, jenama alkohol dan bir boleh didapati di bar

Setup Bilik

BEO harus secara khusus menghuraikan keseluruhan bilik yang disediakan. Ini termasuk:

Penempatan jadual
Bilangan tempat duduk bagi setiap meja
Penempatan stesen makanan
Lokasi hiburan (dan butiran mengenai penginapan penghibur jika sesuai, termasuk penyimpanan peralatan, akses kepada makanan dan minum, menukar ruang, dan lain-lain)
Lokasi bar / s

Beberapa BEO mungkin termasuk gambar rajah set bilik.

Audio Visual dan Penjual Luar

Sesetengah pengawal audiovisual kadang-kadang muncul di BEO, tetapi kerana banyak tempat kontrak perkhidmatan a / v kepada pihak ketiga, mungkin ada kontrak berasingan.

Jika ia dimasukkan ke dalam BEO, pastikan semua butiran dimuktamadkan sebelum menandatangani kontrak.

Terma dan Syarat

Semua kontrak, termasuk BEO, mempunyai terma dan syarat yang mesti dipatuhi. Pastikan anda mengetahui semua terma dan syarat sebelum menandatangani dokumen. Sebagai contoh, apakah terma perjanjian dalam kes pembatalan? Bagaimanakah pertikaian dapat diselesaikan jika, misalnya, tetamu tergulung dan jatuh?

Adalah penting untuk bertanya kepada pengurus kemudahan dan mengesahkan butiran dengan klien anda sebelum menandatangani. Sebaik sahaja anda telah menandatangani BEO itu adalah kontrak yang mengikat.