Apakah Minit Mesyuarat dan Siapa yang Rekod Mereka?

minit mesyuarat adalah dokumentasi tertulis atau rekod yang digunakan untuk memaklumkan peserta dan bukan hadirin mengenai apa yang dibincangkan dan apa yang berlaku semasa mesyuarat. Minit mesyuarat biasanya diambil atau direkodkan semasa mesyuarat supaya para peserta mempunyai catatan tentang apa yang terjadi semasa pertemuan.

Minit biasanya termasuk:

• nama peserta,
• item agenda yang dilindungi,
• keputusan yang dibuat oleh peserta,

• tindakan susulan yang dilakukan oleh peserta,
• tarikh jatuh tempo untuk menyelesaikan komitmen, dan
• sebarang acara atau perbincangan lain yang bernilai mendokumentasikan untuk ulasan atau sejarah masa depan.

Minat mesyuarat yang menitikberatkan pada keputusan yang dibuat semasa mesyuarat dan komitmen yang dibuat oleh peserta. Komitmen ini disertakan dengan tarikh tamat dan sebarang butiran lain yang perlu untuk pemahaman yang dikongsi bersama dengan peserta yang bertemu.

Minit Mesyuarat sebagai Dokumen Bersejarah

Sebagai dokumen sejarah, mereka juga berguna untuk mendokumenkan idea atau perbincangan utama yang membawa kepada membuat keputusan. Sebagai contoh, menjawab soalan kemudian apabila seorang ahli pasukan berkata, "apa yang kita fikirkan apabila kita memilih matlamat ini."

minit mesyuarat yang berkesan meletakkan lima alternatif yang dibincangkan oleh pasukan dan sebab utama mengapa seseorang dipilih melalui laluan lain yang ada.

Mesyuarat minit yang berkesan untuk pertemuan perniagaan yang tipikal tidak perlu merekod setiap perbincangan.

Mereka juga tidak perlu, dan tidak boleh, nyatakan siapa yang mengatakan apa. Nor, sekiranya mereka mendokumentasikan apa yang dikatakan setiap peserta secara terperinci. Dalam contoh yang diberikan, pengambil nota yang berkesan meringkaskan perbincangan bukannya menulis setiap perkataan.

(Mengiktiraf bahawa peraturan ini berbeza untuk jenis mesyuarat lain dalam situasi seperti tindakan undang-undang, pendengaran mahkamah, dan sebagainya.

Minit-minit ini memerlukan rekod perbualan dan pernyataan yang tepat.) Tetapi, ciri khas anda mesyuarat tempat kerja tidak.

Kapan dan Bagaimana Mengongsi Minit Mesyuarat

Secara ideal, minit mesyuarat disebarkan untuk memenuhi peserta secara elektronik pada akhir mesyuarat. Melakukan ini, peserta mempunyai notis segera mengenai komitmen dan tarikh akhir mereka. Jika ini tidak mungkin (contohnya, pengambil nota ingin membersihkan kesilapan) pengambil nota harus menyebarkan minit mesyuarat dalam masa 24 jam dari mesyuarat.

Minit berfungsi sebagai peringatan mengenai komitmen anggota pasukan yang dibuat semasa mesyuarat. Mereka membantu peserta memindahkan komitmen mesyuarat mereka ke kalendar mereka dan membuat senarai. Mereka berfungsi sebagai peringatan tentang apa-apa perkara yang mesti dicapai peserta sebelum mesyuarat seterusnya.

(Ini boleh menghilangkan salah satu masalah yang paling penting dengan pertemuan, secara umum-melepaskan maklumat pada pertemuan itu supaya para peserta menghabiskan pembacaan mesyuarat daripada berinteraksi.) Lagi pula, tidak ada interaksi titik pertemuan? Untuk apa-apa lagi, anda mempunyai alat seperti e-mel dan Yammer.

Anda akan semak minit mesyuarat sebelum permulaan mesyuarat seterusnya supaya orang dapat memeriksa mereka untuk ketepatan dan langkah seterusnya.

minit mesyuarat adalah penyumbang yang berkesan untuk pertemuan yang berjaya apabila minit ditulis dan diedarkan dengan tepat pada masanya. Ini adalah benar apabila pasukan telah membentuk norma yang kuat yang menyokong kejayaan perniagaannya.

Bagaimana Organisasi Mengendalikan Menjalankan Minit Mesyuarat?

Kritikal untuk kejayaan mesyuarat, penanda nota atau perakam dokumen mesyuarat untuk peserta, sejarah, dan pekerja yang perlu tahu apa yang berlaku pada mesyuarat. Tanpa minit mesyuarat penuh, prospek mesyuarat untuk kejayaan berkurangan.

Pekerja yang mengambil minit mesyuarat biasanya merupakan ahli pasukan dan mengambil nota semasa menyertai mesyuarat. Dalam mesyuarat yang mempunyai prosiding yang berkaitan dengan undang-undang atau kerajaan, ramalan, atau keperluan seperti perbicaraan, mesyuarat lembaga korporat yang diperlukan, atau deposit, individu yang tidak menyertai mengambil minit rasmi dan sering merakamkan prosiding.

Pekerja yang merekodkan minit mesti mempunyai telinga untuk terperinci untuk mencatat dengan tepat. Pekerja mesti juga berbilang tugas secara berkesan untuk menyertai mesyuarat semasa merakam minit.

Dalam beberapa mesyuarat, pekerja yang sama mengambil minit pada setiap mesyuarat. Di dalam yang lain, peranan penangkap minit berpindah dari pekerja kepada pekerja. Seperti mesyuarat kepimpinan, peranan pengambil nota membina kepimpinan, komunikasi, dan kemahiran kepimpinan yang berkesan.

Apakah Keperluan Minat Mesyuarat Pengirim Nota?

Keperluan untuk perekam atau pengambil nota termasuk:

• Rekod dengan tepat keputusan, komitmen dan perkara perbincangan utama yang dibuat pada mesyuarat.
• Merekodkan item tindakan yang memenuhi ahli-ahli yang komited untuk melakukan bersama-sama dengan tarikh yang sepatutnya ahli-ahli komited untuk membuat. Item tindakan mempunyai nama yang dilampirkan, tetapi perbincangan umum tidak menyatakan siapa yang mengatakan dalam mesyuarat tempat kerja tidak rasmi.
• Semak keputusan utama dan tugasan atau komitmen sukarela dan perkara tindakan pada akhir pertemuan supaya peserta dapat mengkaji semula dan bersetuju dengan kejadian dan komitmen sebelum meninggalkan mesyuarat.
• Pemimpin mesyuarat boleh meminta pengirim nota untuk merakam perbincangan secara berkala semasa mesyuarat.
• Dalam satu siri mesyuarat yang sedang berjalan, pengambil nota mengambil masa seminit untuk mengkaji semula minit mesyuarat pada permulaan mesyuarat yang akan datang. Para pekerja yang menghadiri boleh menambah atau membetulkan apa-apa yang mereka tidak bersetuju dalam beberapa minit.
• Mengedarkan salinan minit mesyuarat dalam masa 24 jam dari mesyuarat itu menjadi cadangan standard fasilitator mesyuarat selama bertahun-tahun.Walau bagaimanapun, kini perakam kemungkinan mengambil minit pada peranti elektronik seperti komputer riba atau iPad. Oleh itu, pengambil nota itu harus mengedarkan nota-nota mesyuarat selepas semakan cepat mengenai ejaan, tatabahasa, dan kejelasan-sering pada atau dalam masa beberapa minit mesyuarat.

Perekam adalah peranan yang mesti dipenuhi oleh mesyuarat untuk memastikan keputusan mesyuarat dikomunikasikan dan diambil oleh peserta. Tanpa nota, para peserta mesti bergantung pada ingatan peserta lain. Dijamin, ini bukan pelan yang baik.

Dokumentasi nota pengambil nota diperlukan untuk kejayaan mesyuarat, seperti dokumentasi diperlukan untuk meningkatkan prestasi pekerja.

Berkaitan dengan Minit Mesyuarat

• Meet and Greet Meeting Ice Breaker untuk Makan Tengahari
• Kembangkan Norma Kumpulan
• Contoh Norma Pasukan