Cuba Chunking untuk Meningkatkan Efisiensi

Sebagai pengurus, kami menghabiskan terlalu banyak masa untuk berusaha lebih pantas dalam masa yang singkat. Sambutan yang biasa untuk profesional yang bekerja terlalu keras di semua peringkat adalah untuk mencuba pelbagai tugas dengan melakukan pelbagai aktiviti pada masa yang sama. Masalahnya adalah bahawa multitasking tidak berfungsi.

Multitasking Tidak Bekerja

Sebagai contoh, bayangkan bahawa ketika anda menyikat gigi pada waktu pagi, anda mula memikirkan agenda untuk pertemuan besar di kemudian hari.

Ia tidak mengambil banyak kuasa pemprosesan otak anda untuk menyikat gigi anda dan anda sebenarnya mungkin dapat menumpukan pada agenda sementara secara mekanikal mengendalikan tugas pembersihan gigi pagi anda.

Tetapi bagaimana dengan dua tugas yang memerlukan lebih banyak keupayaan otak anda? Anda mungkin bercakap di telefon semasa anda menyediakan sarapan pagi. Anda boleh mendapatkan kedua-dua tugas dengan betul, tetapi peluang untuk kesilapan yang disebabkan oleh kelewatan perhatian adalah besar. Dan seperti yang kita ketahui, pencampuran

Kerja Chunking Lebih Baik

Chunking "menerangkan bagaimana penggunaan memori manusia berfungsi. Penting untuk mengingati konsep ini kerana kita melihat menyelesaikan beberapa tugas secara serentak. mereka pada masa yang sama (walaupun dalam hal memberus gigi anda mungkin kelihatan seperti mereka secara serentak).

Bayangkan anda berada di telefon apabila seseorang berjalan ke pejabat anda Mereka meminta nasihat anda atau keputusan cepat isu.

Anda berhenti mendengarkan orang di telefon dengan ringkas, mengimbas nota di hadapan anda, mencatat respons dan kembali ke panggilan telefon. dua aktiviti (panggilan telefon dan perbualan secara peribadi) pada masa yang sama.

Anda sebenarnya melakukan tiga tugas secara berturut-turut, memulakan panggilan telefon, mengadakan perbualan secara peribadi, dan kemudian menyambung semula panggilan telefon

Sama seperti contoh sarapan pagi di atas, anda boleh mendapatkan kedua-duanya dengan lebih baik, dan dalam masa yang kurang, jika anda telah melakukannya memukul satu demi satu dan bukan pada masa yang sama. Alasannya ialah apabila anda memulakan setiap tugas, anda perlu memberi tumpuan kepadanya dan memulakannya.

Masa Permulaan Membunuh Multitasking

Apabila anda memulakan panggilan telefon, anda perlu memikirkannya, mencari nombor telefon, dan membuat panggilan. Apabila anda terganggu, anda perlu memikirkan apa yang dikehendaki orang daripada anda agar dapat memberi keputusan kepada mereka. Akhirnya, apabila anda menyambung semula panggilan telefon, anda perlu ingat di mana anda berhenti. Anda juga mungkin berkata,

"Op, maaf, ada yang berjalan masuk Apa yang anda katakan?" Semakin bermula dan berhenti anda membuat pada siang hari, semakin banyak permulaan yang memakan masa ini momen yang anda miliki. Momen ini adalah masa yang tidak produktif. Sekiranya anda mempunyai laporan harian untuk mempersiapkan, masa permulaan mungkin agak pendek berbanding dengan laporan itu yang hanya anda lakukan setiap tiga bulan.Walau bagaimanapun, jika anda membuat laporan itu dan anda terganggu, anda mempunyai masa yang hampir sama untuk memulakan setiap kali.

Saya boleh menulis laporan mingguan saya dalam masa 30 minit tanpa sebarang gangguan. Saya telah mengambil masa beberapa jam untuk diselesaikan hanya kerana kerja saya beroperasi dan memerlukan saya menangani tugas-tugas yang tidak dirancang secara besar-besaran.

(Ini adalah kod untuk saya mempunyai banyak gangguan pada hari saya.) Walau bagaimanapun, pelakunya bukanlah orang yang mengganggu saya. Pelakunya adalah masa yang diperlukan untuk momen permulaan setiap kali saya memulakan semula laporan.

Beberapa Kali Anda Perlu Multi-tugas

Baiklah, kadang-kadang anda perlu multitask. Tugas anda mungkin beroperasi seperti saya. Jadi apa yang lebih baik daripada multitasking? Chunking lebih baik.

Chunking adalah konsep memecah hari anda menjadi ketulan lebih besar daripada bertindak balas kepada gangguan yang berterusan. Lebih banyak masa anda boleh menumpukan kepada tugas-tugas tertentu, saat-saat permulaan yang kurang anda akan dapat, dan kecekapan anda bertambah baik. Oleh kerana anda tidak akan menghabiskan banyak masa pada saat permulaan, anda akan mempunyai lebih banyak masa dan anda akan mendapat lebih banyak pekerjaan. Sebagai bonus, kerana anda akan dapat memberi tumpuan kepada tugas tunggal di tangan, anda akan melakukannya dengan lebih baik.

Sebagai sidebar, pengurus projek lama dahulu mengetahui kekuatan teknik ini dan membuat versi mereka sendiri "mencengkam" melalui proses struktur pecahan kerja.

Bermula dengan Chunking

Jadi, bagaimana anda boleh memulakan chunking?

Mula kecil sehingga anda dapat merasakannya. Pilih tugas tunggal, mungkin laporan mingguan anda.

• Mengetepikan 30 minit yang anda tahu akan diperlukan.
• Tutup pintu anda atau letakkan tanda yang membaca "Genius di tempat kerja" atau sesuatu seperti itu dan kemudian menumpukan pada laporan itu dan tidak ada laporannya.
• Abaikan telefon.
• Jangan periksa e-mel.
• Cukup tulis laporan itu.
• Mencoba sama dengan panggilan telefon, mesyuarat pekerja, dan aktiviti biasa lain. Tumpukan, cuti hari anda dan selepas beberapa minggu amalan, anda akan merasa dan menjadi lebih cekap.

Garis Bawah

Jangan buang-buang waktu untuk mencuba pelbagai tugas. Sebaliknya, buat diri anda lebih cekap dan lebih produktif dengan memotong. Walaupun istilah itu janggal, konsep itu berkesan!

-

Dikemaskini oleh Art Petty