Dalam Pengurusan Projek

Dalam pengurusan projek, pelan pengurusan pihak berkepentingan adalah dokumen formal yang menggariskan bagaimana pihak berkepentingan akan terlibat dalam projek itu. Seorang pemangku kepentingan adalah orang atau kumpulan yang mempunyai kepentingan dalam projek tersebut. Dengan memikirkan bila dan bagaimana pihak berkepentingan akan terlibat, pasukan projek dapat memaksimumkan kesan positif pihak berkepentingan terhadap projek tersebut.

Apakah Pemegang Kepentingan?

Pihak berkepentingan boleh menjadi dalaman dan luaran kepada organisasi.

Contoh pemangku kepentingan dalaman termasuk eksekutif dan unit perniagaan seperti perakaunan dan teknologi maklumat. Unit perniagaan biasanya mempunyai wakil-wakil dalam pasukan projek. Pihak berkepentingan luar boleh menjadi kumpulan minat, perniagaan dan organisasi sivik. Ia jarang berlaku untuk pihak berkepentingan luar yang akan diwakili dalam pasukan projek. Bagi agensi yang mempunyai kuasa pengawalseliaan, industri yang mereka pergaulkan biasanya kumpulan pemangku kepentingan luar yang paling penting untuk sebarang projek. Sekiranya pihak berkepentingan dikenalpasti oleh pasukan projek, pemangku kepentingan perlu dipertimbangkan dalam pelan pengurusan pihak berkepentingan.

Tidak praktikal untuk pasukan projek terdiri daripada ahli yang mewakili setiap kumpulan pemegang kepentingan. Dalam banyak kes, adalah mustahil. Walau bagaimanapun, pasukan projek memerlukan input dan pembelian dari pihak yang berkepentingan untuk projek itu berjaya. Sebagai contoh, organisasi kerajaan mahu mengubah sepenuhnya dan memodenkan program perisian proprietari yang paling banyak digunakan.

Hampir setiap orang dalam organisasi menggunakan program ini dalam beberapa cara. Setiap jenis pengguna tidak boleh diwakili secara langsung di dalam pasukan projek, maka pasukan ini menyediakan cara untuk mengumpulkan input dari pihak berkepentingan dan memutuskan cara untuk memaklumkan kepada pihak yang berkepentingan mengenai status projek. Kaedah-kaedah mengumpul strategi input dan komunikasi didokumenkan dalam pelan pengurusan pihak berkepentingan.

Perbezaan Antara Pelan Pengurusan dan Pelan Komunikasi Pemangku Kepentingan

Terdapat banyak pendarahan di antara pelan pengurusan dan pelan komunikasi stakeholder projek. Fungsi mereka sangat serupa. Pelan pengurusan pihak berkepentingan lebih luas kerana ia memudahkan input kepada projek serta menggariskan output. Pelan pengurusan pihak berkepentingan lebih sempit kerana ia hanya memberi perhatian kepada mereka yang mempunyai kepentingan tetapi pelan komunikasi boleh merangkumi penonton yang lebih luas.

Pelan Pengurusan Pemegang Saham Berkembang Semasa Projek

Pelan pengurusan pihak berkepentingan biasanya disimpan oleh pengurus projek. Apabila projek berlangsung, pengurus projek mengkaji rancangan pengurusan pihak berkepentingan dan secara berkala membawa kembali kepada pasukan projek untuk mempertimbangkan kemas kini. Projek boleh kelihatan sangat berbeza di tengah-tengah garis masa daripada yang dilakukan dalam peringkat perancangan, jadi penting untuk memastikan dokumen panduan projek diubah jika keadaan memerlukan.

Contoh Bagaimana Pelan Pengurusan Pemangku Kepentingan berfungsi

Berikut ialah contoh bagaimana rancangan pengurusan pihak berkepentingan boleh berubah sepanjang projek. Sebuah agensi negeri memulakan projek pembinaan. Ketika ia bermula, penaja projek dan pengurus projek membuat senarai pemangku kepentingan untuk dimasukkan ke dalam pelan pengurusan pihak berkepentingan.

Salah satu tugas pertama pasukan projek adalah untuk membuat rencana. Selepas beberapa bulan, ahli pasukan projek mengenal pasti pemangku kepentingan yang tidak ada pemikiran pada permulaan projek. Pengurus projek menambah pemegang kepentingan baru kepada rancangan itu dan memanggil mesyuarat pasukan projek untuk membincangkan bagaimana untuk melibatkan pemegang kepentingan baru. Apabila pasukan memutuskan apa yang perlu dilakukan, pengurus projek akan memberitahu penaja projek.

Jelas sekali, pelan pengurusan pihak berkepentingan adalah dokumen yang hidup. Apabila perubahan projek, pelan pengurusan pihak berkepentingan boleh berubah dengan lebih baik untuk memenuhi keperluan projek. Dengan pelan pengurusan pemegang kepentingan yang lincah, satu pasukan projek dapat mengumpulkan input dan maklum balas dari pihak yang berkepentingan serta memastikan pihak berkepentingan memaklumkan.