Harta Tanah Broker dan Ejen Prosedur Ejen

Jika anda seperti saya, anda menggunakan peti masuk e-mel sebagai senarai tugasan, dan cuba untuk membersihkannya. Atau, anda mungkin berada di hujung yang lain dengan kotak masuk yang menggembirakan sepanjang masa. Anda perlu menyedari pentingnya e-mel dalam dunia perniagaan hari ini, dan bagaimana anda boleh dipanggil untuk menghasilkan e-mel dari tahun dahulu.

Kerajaan Memiliki Peraturan E-mel. :

Di dalam tindakan mahkamah persekutuan, e-mel boleh dan mungkin akan dikehendaki dihantar dalam penemuan pra-percubaan.

Oleh kerana sejumlah besar aktiviti pembrokeran harta tanah dalam beberapa cara ditadbir oleh peraturan persekutuan, seperti EPA dan Perumahan yang Adil, anda tidak boleh mengabaikan hakikat bahawa anda boleh berakhir dalam tindakan mahkamah persekutuan dan dikehendaki untuk menghasilkan rekod e-mel.

Jangan menjadi "Shredder Maya!":

Ini akan menjadi keadaan yang sangat tidak selesa untuk menghadapi hakim persekutuan yang mengesyaki bahawa anda atau ejen anda mungkin telah memadam e-mel yang berkaitan dengan urus niaga.

Jangan percaya bahawa alasan "Sistem sandaran saya menulis lebih banyak fail" akan menghilangkan cangkuk anda. Sifat kebanyakan sistem sandaran adalah untuk akhirnya memadamkan data tertua selepas menetapkan tempoh atau sejumlah sandaran.

Anda Perlu Dasar Ditulis:

Lindungi diri anda dan broker dengan pembangunan dasar pengekalan e-mel bertulis yang jelas menetapkan prosedur untuk memfailkan e-mel yang berkaitan dengan urus niaga. Pastikan anda menyatakan bahawa ini termasuk SEMUA e-mel, masuk dan keluar.

Seperti dengan manual prosedur anda dan mana-mana dokumen jenis ini, minta semua ejen baru menandatangani bahawa mereka telah membaca, memahami dan mematuhi prosedur e-mel ini. Berkala mendokumenkan mesyuarat di mana anda mengulangi prosedur ini dan mengarahkan bagaimana untuk memenuhi keperluan.

Dicetaknya Baik - Digital Lebih Baik:

Anda hanya boleh menentukan bahawa setiap e-mel dicetak dan dimasukkan ke dalam fail urus niaga. JIKA yang dilakukan secara religius, kes terburuk perlu menyalin beberapa ratus muka surat untuk persembahan ke mahkamah.

Pendekatan yang lebih baik adalah juga untuk mengarkibkan e-mel dalam beberapa format digital, sama ada pada cakera keras luaran, CD atau DVD. Dengan kos rendah CD dan DVD, memindahkan fail dan meletakkan cakera dalam fail transaksi adalah prosedur yang sangat baik.

Manfaat sampingan adalah panggilan dari klien yang ingin salinan pernyataan HUD mereka. Sangat mudah untuk memainkan cakera dan menghantarnya.

Ejen Pengarkiban E-mel:

Walaupun Outlook adalah penyelesaian e-mel yang dominan di luar sana, anda mempunyai ejen yang menggunakan Eudora, sistem dalam talian percuma dan lain-lain. Dengan pelbagai tahap pengetahuan dan semua sistem ini, mendapatkan e-mel dalam format yang boleh dipulihkan jangka panjang dan lokasi memerlukan beberapa perancangan.

Satu kaedah adalah untuk mempunyai semua e-mel transaksi yang dihantar atau disalin ke alamat e-mel transaksi. Dengan SmithToJones @ YourDomain. com, agen boleh memajukan masuk dan "Cc / Bcc" e-mel keluar ke alamat urus niaga itu. Kini mereka berada di satu lokasi di mana broker boleh mengambil tindakan pengarsipan yang sesuai.

Format Fail Digital Email Real Estate Penting:

Jangan muncul di mahkamah dengan CD e-mel dalam format yang tidak dapat dibaca. Dengan perubahan perisian dan sistem operasi yang sering berubah, email arkib dalam format yang diterima secara meluas yang sepatutnya berada di kemudian hari.

Setakat ini, format yang paling diguna pakai adalah Adobe Acrobat. pdf (bermaksud "format dokumen mudah alih"). Versi baru Adobe sentiasa dapat membaca fail versi lama, jadi anda tidak perlu dibiarkan dengan arkib yang tidak berguna pada masa akan datang.

Saya menggunakan Gmail untuk perniagaan dan digabungkan dengan Evernote dan fail PDF Saya mempunyai semua e-mel transaksi dalam satu dokumen selepas penutupan.

Bagaimana untuk melakukan Segala-galanya yang Benar dan Masih Kekurangan Perniagaan Anda:

Sebagai broker hartanah dan pemilik syarikat dengan ejen, kami mempunyai tanggungjawab untuk menjalankan aktiviti mereka.

Ia tidak kira sama ada kita hanya memilih agen terbaik dan paling teliti. Semua orang membuat kesilapan. Jangan biarkan kesalahan anda dikenakan denda besar, atau perniagaan anda, kerana pembrokeran anda tidak dapat menghasilkan e-mel yang berkaitan dengan transaksi.

Kaedah dan prosedur untuk mengendalikan arkib e-mel tidak mahal, dan ia tidak akan mengambil banyak usaha untuk membangun dan menguruskan prosedur yang diperlukan untuk mendapatkan fungsi penting ini di bawah kawalan.