Kepentingan Dokumentasi dalam Sumber Manusia

Dokumentasi ialah rekod acara pekerjaan bertulis dan tertahan. Dokumentasi terdiri daripada unsur-unsur kerajaan dan undang-undang yang diamanahkan, dokumen-dokumen yang dikehendaki oleh dasar dan amalan syarikat, dokumen-dokumen yang dicadangkan oleh amalan Sumber Manusia yang terbaik, dan rekod perakaunan formal dan tidak formal mengenai acara pekerjaan.

Dokumentasi Mengenai Rekod Pekerjaan

Dokumentasi adalah rekod bertulis tentang tindakan, perbincangan, insiden pembinaan prestasi, menyaksikan pelanggaran dasar, tindakan disiplin, sumbangan positif, ganjaran dan pengiktirafan, penyiasatan, kegagalan untuk mencapai keperluan dan matlamat , penilaian prestasi, dan banyak lagi.

Dokumentasi membenarkan majikan atau pekerja menyimpan rekod bertulis tentang kejadian dan perbincangan yang berlaku di sekitar acara tertentu. Dokumentasi hubungan pekerjaan menyediakan rekod bertulis yang mungkin diperlukan untuk menyokong tindakan seperti promosi pekerja, kenaikan gaji pekerja, dan tindakan disiplin termasuk penamatan pekerjaan.

Dokumentasi mengenai pekerja secara umumnya adalah positif dan negatif, apabila perlu. Ia adalah fakta dan tidak menghakimi. Ia menggambarkan peristiwa kerana ia tidak berlaku pendapat dan pemahaman tentang kejadian itu. Dokumentasi ini juga menerangkan tindakan yang diambil dalam contoh yang ketara seperti apabila anda memberi pengiktirafan pekerja formal atau mengambil tindakan tatatertib.

Ingatlah bahawa anda perlu membuat dokumentasi yang hampir sama apabila kejadian berlaku sesetengah supaya dokumentasi itu tepat pada masanya, terperinci, dan tepat.

Dalam prosiding undang-undang, dokumentasi tentang prestasi masa lalu pekerja adalah penting bagi hasil majikan dari peristiwa tersebut.

Meletakkan gambaran yang saksama tentang prestasi pekerja tanpa memberi tumpuan sepenuhnya kepada kejadian negatif adalah matlamat.

Jenis Dokumentasi

Polisi, prosedur, buku panduan pekerja dan pelan pembangunan prestasi juga merupakan bentuk dokumentasi yang merekodkan kelakuan pekerja dan keperluan tempat kerja yang diharapkan untuk mengekalkan tempat kerja yang teratur, adil di mana pekerja tahu apa yang diharapkan dari mereka .

Dokumentasi juga merupakan rekod tertulis mengenai kenyataan tertuduh, penuduh, dan saksi kepada kejadian tempat kerja yang bermusuhan yang melibatkan salah laku pekerja seperti gangguan seksual.

Dokumentasi boleh menjadi formal dan disimpan dalam fail kakitangan pekerja. Pekerja dijangka menandatangani dokumentasi ini untuk mengakui bahawa mereka telah menerima satu salinan dan telah mengkaji kandungannya. (Tandatangan tidak menandakan perjanjian dengan penyataan dalam dokumentasi.)

Dokumentasi ini juga termasuk rekod kekal seperti permohonan pekerjaan yang ditandatangani, rujukan kerja bertulis, bahan permohonan seperti resume dan surat perlindungan, dan pemeriksaan latar belakang. Selain daripada fail kakitangan, dokumentasi seperti borang I-9 yang mengesahkan kelayakan pekerja untuk bekerja di U. S. juga dikekalkan, seperti rekod perubatan, rekod FMLA, dan sebagainya.

Dokumentasi juga mungkin tidak rasmi seperti rekod pengurus perbincangannya dengan seorang pekerja selama setahun. Adalah penting agar pengurus mengekalkan dokumentasi ini pada semua anggota staf pelapor mereka; tiada pekerja harus dipilih kerana prestasi. (Ini boleh ditafsirkan sebagai diskriminasi pada masa akan datang.)

Penggunaan Dokumentasi

Dokumentasi kejadian kritikal, sama ada positif atau negatif, juga disyorkan supaya pengurus mempunyai rekod prestasi pekerja yang merangkumi tempoh masa.

Dokumentasi digunakan dengan cara lain dalam organisasi. Ini boleh merangkumi prosedur, arahan kerja, dan arahan perisian komputer, untuk menamakan beberapa, tetapi untuk tujuan fungsi Sumber Manusia, ini adalah kegunaan umum dokumentasi. Dan, ini adalah arahan mengenai cara mendokumenkan dengan sewajarnya.

Sampel Dokumentasi Prestasi

Dokumentasi tentang prestasi pekerja akan membolehkan anda untuk mendisiplin, menamatkan, atau mempromosikan, memberi ganjaran dan mengiktiraf pekerja secara adil. Tanpa dokumentasi, membuat kes bagi mana-mana tindakan ini sukar dan berpotensi berisiko untuk majikan.

Majikan mesti mengelakkan sebarang tuduhan yang berpotensi mengenai rawatan diskriminasi pekerja.

Di sisi undang-undang, majikan yang baik mahu mewujudkan persekitaran kerja yang adil, konsisten, dan menyokong matlamat dan pelan kerjaya pekerja.

Persekitaran ini disokong oleh dokumentasi profesional pengurus prestasi pekerja-kedua-dua tingkahlaku dan tindakan yang memerlukan pembetulan atau penambahbaikan. Terdahulu, bagaimana dokumen dibincangkan secara terperinci. Sampel ini memberi anda lebih banyak contoh dokumentasi yang sesuai.

Sampel Dokumentasi

Salah:

Tanda biasanya terlambat untuk kerja. Mark meleset terlalu banyak kerja.

Betul:

April 1: Mark memanggil sakit dan tidak terjawab 8 jam kerja.

April 4: Mark tiba di tempat kerja pada 10 a. m. , dua jam lewat dari waktu permulaannya yang dijadualkan.

6 April: Mark menjadualkan pelantikan doktor dan kemudian tinggal di rumah untuk memasang relau baru.

April 12: Mark menelefon sakit dan tidak dapat menghabiskan 8 jam kerja.

Mary tidak dapat dipercayai. Dia tidak pernah melakukan apa yang dia lakukan.

Kanan:

Mei 2: Mary berjanji draf pertama cadangan produk akan tersedia untuk diperiksa pada mesyuarat mingguan hari ini. Mary tidak menghasilkan draf dokumen seperti yang dijangkakan. Berkata dia terlalu sibuk dan orang-orang yang memerlukan bantuannya tidak mendapat kembali dengannya.

Pengurus menjawab: Apa bantuan yang anda perlukan? Maklumat? Siapa yang tidak dapat kembali kepada anda dan apa yang anda perlukan daripada mereka?

Carl dan Michael perlu mengemaskini Mary tentang kemajuan mereka.

Apa yang menjadikan anda begitu sibuk sehingga anda tidak mempunyai masa untuk mengikuti komitmen anda? Membuat terlalu banyak komitmen dengan waktu terhad untuk memenuhinya.

Apa yang boleh saya lakukan untuk membantu anda?

Bilakah anda akan membuat draf dokumen tersedia untuk semakan?

Contoh-contoh ini memberikan gambaran keseluruhan mengenai dokumentasi yang berkesan seperti berbanding dokumentasi yang ditulis dengan salah. Ikuti nasihat ini untuk memproses dasar, prestasi dan acara secara berkesan dan sah di tempat kerja anda.

Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh khalayak seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.