Cara Menulis Laporan Tahunan Bukan Untung

Walaupun bukan keuntungan melaporkan kepada IRS dengan 990 tahunan mereka, mereka juga tahu bahawa mereka harus menghasilkan penerbitan yang membentangkan pencapaian mereka kepada penyokong mereka dan masyarakat umum.

Laporan tahunan boleh membantu anda menunjukkan pencapaian anda kepada penderma semasa dan masa depan, memupuk perkongsian baru dan memberi pengiktirafan kepada orang penting.

Walau bagaimanapun, pertubuhan bukan keuntungan sering berjuang dengan apa yang perlu dimasukkan dalam laporan tahunan dan apa yang perlu ditinggalkan.

Laporan tahunan juga telah berubah dengan ketara dari masa ke masa.

Sebaik sahaja brosur-brosur kecil yang ditulis dalam bahasa yang hanya orang dalam memahami, laporan tahunan kini bercakap kepada kumpulan orang yang lebih luas dan menggunakan teks mudah difahami serta banyak lagi foto dan maklumat grafik.

Laporan tahunan datang dalam semua format, saiz dan persembahan. Banyak yang diposkan di laman web daripada dicetak dan dihantar. Laporan tahunan boleh menjadi video, poskad, atau persembahan slaid. Banyak laporan tahunan menjadi kes bukan keuntungan untuk sokongan, untuk merangka kempen penggalangan dana.

Laporan tahunan mungkin tidak dipanggil itu. Mereka mungkin menjadi "laporan kepada komuniti kami" atau "panggilan untuk bertindak. "Mereka sering menggunakan tema untuk menganjurkan maklumat, seperti" hari dalam kehidupan "atau" transformasi. "

Kunci untuk laporan tahunan yang berjaya hari ini mungkin hanya menggunakan imaginasi anda, memburu banyak contoh dari badan amal yang serupa dengan anda, dan memikirkan apa yang dinikmati oleh penonton anda.

Penonton yang lebih muda akan menyukai sesuatu yang digital sementara kolam penderma yang lebih tua mungkin lebih suka pendekatan yang lebih tradisional.

Sepuluh tip berikut akan membantu anda mengembangkan laporan tahunan untung yang sangat baik, sama ada anda berpegang kepada yang dicuba dan benar atau menolak sempadan semua media yang tersedia untuk anda.

1. Fokus kepada pencapaian, bukan aktiviti.

Donor ingin tahu apa yang anda lakukan, tetapi lebih penting lagi, mereka ingin tahu mengapa anda melakukannya.

Apa hasilnya? Mengapa anda menghabiskan masa dan wang anda seperti yang anda lakukan? Apa perbezaannya?
Sambungkan aktiviti harian organisasi anda ke penyataan misi anda. Jangan menganggap bahawa pembaca secara automatik akan memahami bagaimana aktiviti anda membantu anda mencapai misi anda. Sambungkan titik untuk mereka.

2. Berhenti bercakap tentang barangan dalaman.

Mendapatkan sambungan internet berkelajuan tinggi di pejabat dan perisian perakaunan baru mungkin pencapaian besar dari mana anda duduk di meja anda, tetapi mereka tidak ada kaitan dengan misi anda.
Terinspirasi para penderma dengan pencapaian yang berkaitan dengan misi anda dalam laporan tahunan anda dan biarkan semua item pentadbiran untuk laporan anda ke papan anda.

3. Jangan bercakap tentang pencapaian pengumpulan dana anda.

Penderma mengharapkan anda mengumpul wang, tetapi pencapaian penggalangan dana tidak boleh dirayakan dalam laporan tahunan anda pada tahap yang sama dengan hasil yang berkaitan dengan misi anda.
Pembaca lebih suka mengetahui tentang apa yang anda lakukan dengan wang daripada cara anda menaikkannya. Walaupun sesuai untuk memasukkan maklumat tentang bagaimana usaha pengumpulan dana anda berjalan, sebaiknya meletakkan maklumat ini di bahagian kewangan laporan anda, bukannya di depan dan tengah.

4. Sertakan gambar dalam laporan tahunan.

Ya, foto bernilai ribuan perkataan.

Ramai orang yang membaca laporan tahunan anda tidak akan membacanya. Jadi, tunjukkan kepada mereka apa yang anda telah lakukan dengan penggunaan gambar liberal. Gambar-gambar ini harus menunjukkan orang atau haiwan yang anda bantu, bukan ahli lembaga, ketua pegawai eksekutif, atau penderma utama. Penderma hari ini mengharapkan cerita dari anda, dan kisah itu boleh dikatakan lebih baik dengan gambar yang hebat.

Melabur dalam kamera digital yang baik, atau membelanjakan sedikit wang untuk seorang jurugambar profesional. Ia juga baik untuk menggunakan fotografi stok jika anda mempunyai anggaran yang ketat, selagi anda memilih gambar-gambar tersebut dengan teliti. Taipkan 'gambar saham percuma royalti' di enjin carian kegemaran anda, dan anda akan menemui banyak tapak. Foto anda harus menampilkan wajah lebih dari sekadar benda.
Untuk beberapa idea tentang cara menggunakan foto dalam laporan anda, lihat 14 Contoh Penggunaan Foto Hebat dalam Laporan Tahunan Bukan Untung.

5. Tulis kapsyen yang memberitahu cerita anda.

Sekarang bahawa anda telah memilikinya melihat gambar menceritakan kisah dengan kapsyen anda. Jangan hanya menyatakan apa yang ada di dalam gambar. Sambungkan foto ke pencapaian.
Jika orang tidak membaca apa-apa kecuali kapsyen dalam laporan tahunan anda, mereka masih perlu memahami kerja yang baik pada tahun lepas.

6. Sertakan profil peribadi.

Donor suka cerita nyata tentang orang-orang sebenar. Ringkasan ringkasan kerja anda akan meletakkan penderma anda tidur.
Jelaskan apa yang telah anda lakukan secara keseluruhan, dan kemudian humanize statistik anda dengan beberapa profil peribadi. Terangkan bagaimana kerja anda membantu individu tertentu. Kongsi cerita sukarelawan tentang bagaimana mereka membuat perbezaan yang positif.

7. Terangkan kewangan anda.

Ramai penderma anda tidak akan tahu cara membaca penyata kewangan atau tidak meluangkan masa untuk membacanya. Sertakan perenggan atau dua yang menerangkan dalam bahasa Inggeris dengan jelas apa yang dikatakan oleh jadual. Cuba letakkan maklumat itu ke dalam infographic. Tindakan yang sangat merancang daya inframerah anda memudahkan dan mempermudah anda. Teks tentang nombor membuat mata orang melambai. Infographic menarik perhatian mereka, dan angka-angka ini mungkin akan diingati.
Nombor apa yang harus anda sertakan? Bagaimana pula dengan wang anda dan bagaimana anda membelanjakannya? Berapa ramai orang yang anda jangkakan? Apakah strategi pengumpulan dana utama anda? Adakah anda mencipta sebarang taktik penjimatan kos tahun ini?

8. Jika anda memerlukan lebih banyak ruang untuk foto dan maklumat grafik, potong senarai penderma dalam laporan tahunan.

Nonprofit perlu menyeimbangkan antara menggunakan ruang dalam laporan tahunan mereka untuk membincangkan pencapaian mereka dan menggunakannya untuk mengenali penderma.
Jika sebanyak separuh daripada laporan tahunan anda adalah senarai penderma, anda harus mempertimbangkan membuat skala senarai kembali untuk membuat lebih banyak ruang untuk teks dan foto. Penderma yang lebih kecil boleh diiktiraf dalam cara lain seperti senarai dalam buletin. Juga pertimbangkan untuk menghormati penderma dengan cara lain, seperti memanggil mereka di media sosial atau menyiarkan foto mereka selepas acara.

9. Triple-check senarai donor anda.

Tidak ada cara yang lebih baik untuk mensabotaj derma masa depan daripada mengeja nama penderma yang salah dalam laporan tahunan anda. Sekiranya anda tidak pasti tentang nama, jangan sangka. Semak dengan penderma.
Juga, periksa dengan teliti nama-nama agensi kerajaan dan yayasan yang memberi anda geran. Nama-nama orang yang memanggil organisasi-organisasi ini dalam perbualan sering pendek untuk nama-nama undang-undang penuh yang dimiliki dalam laporan tahunan anda.

10. Beritahu penderma bagaimana mereka dapat membantu.

Jangan sekali-kali meninggalkan penyokong berpotensi yang menggantung, tertanya-tanya bagaimana mereka dapat membantu anda. Sebaik sahaja anda telah memberi inspirasi kepada pembaca anda dengan kerja-kerja baik dalam laporan tahunan anda, tentukan dengan memberitahu mereka bagaimana mereka dapat membantu anda berbuat lebih banyak.
Bagaimana mereka boleh menyokong anda dengan wang atau masa mereka? Mintalah mereka untuk menjadi sukarelawan. Ingatkan mereka tentang pilihan pemberian yang dirancang. Beritahu mereka tentang hadiah stok. Bawa mereka ke cara menggunakan kad kredit mereka untuk menderma. Menjelaskan cara terbaik untuk membantu.