Bagaimana Melindungi Aset Digital Syarikat Anda

Ia adalah abad ke-21, dan segala-galanya adalah digital, iaitu, dalam talian. Dalam perniagaan anda, anda mempunyai aset digital yang mungkin anda tidak fikirkan. Aset-aset ini, seperti semua aset perniagaan anda, adalah bernilai dan harus dilindungi.

Apakah Aset Digital?

Perniagaan anda mempunyai aset - perkara yang bernilai. Aset-aset ini merangkumi segalanya dari tunai dan akaun-akaun yang akan diterima, melalui peralatan dan kenderaan perniagaan, ke tanah dan bangunan.

Akauntan anda mungkin termasuk kos dan nilai semasa aset anda pada kunci kira-kira anda, tetapi mungkin mereka lupa aset digital.

Aset digital adalah aset yang wujud dalam talian. Sesetengah aset digital anda mungkin wujud pada pelayan anda sendiri atau mungkin "dalam awan." Aset digital termasuk:

• Foto perniagaan yang telah anda buat. Mereka boleh menjadi gambar perniagaan anda atau proses perniagaan. Ini adalah aset kerana mereka boleh dijual.
• Laman web perniagaan atau blog . Kandungan mempunyai nilai, dan "melihat" laman web itu boleh menjadi bernilai jika dicetak.
• Proses perniagaan (pada hamparan, contohnya) yang telah dikembangkan oleh pekerja anda dan yang dapat diduplikasi dan dijual.
• Aplikasi yang telah dibuat oleh perniagaan anda, sama ada untuk dijual atau untuk kegunaan anda sendiri.
• E-mel senarai kenalan dan senarai pelanggan atau pelanggan , termasuk senarai surat berita buletin, mempunyai nilai kerana mereka boleh dijual.
• Langganan ke jurnal dalam talian mempunyai nilai untuk tempoh langganan.

• Harta intelektual - bahan, tanda dagangan atau tanda perkhidmatan yang dilindungi hak cipta (contoh syarikat anda), paten. Aset-aset ini mungkin wujud dalam bentuk kertas, tetapi selalunya mereka hanya digital.
• Produk dalam stor dalam talian , yang merupakan sebahagian daripada inventori perniagaan anda. Mereka harus berada di bawah kawalan anda, walaupun mereka disimpan dalam talian. Jika anda seorang penjual Amazon, sebagai contoh, produk mungkin berada di gudang mereka, tetapi anda mendapat jualan.

Mengapa Aset Digital Penting?

Seperti semua perkara berharga yang dimiliki oleh perniagaan anda, aset digital sangat memberi manfaat kepada perniagaan anda.

• Anda boleh menuntut perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian dan penggunaan aset pada pulangan cukai perniagaan anda. Kos aset jangka pendek (bekalan, sebagai contoh) boleh diambil sebagai perbelanjaan dengan serta-merta, manakala kos aset jangka panjang (yang bertahan sekurang-kurangnya setahun) boleh dibelanjakan dari semasa ke semasa (sama ada melalui susut nilai atau pelunasan).
• Anda boleh menjual banyak aset ini atau memberi lesen kepada mereka semasa anda masih memiliki mereka.
• Aset bernilai kepada pelabur atau seseorang yang membeli perniagaan anda . Jumlah seseorang yang mungkin membayar untuk membeli perniagaan anda bergantung sebahagian besarnya kepada nilai aset perniagaan.
• Sesetengah aset digital, seperti senarai pelanggan atau senarai pelanggan surat berita, amat berguna dalam mewujudkan muhibah. Nilai muhibah dari perspektif perakaunan dan penilaian didasarkan pada senarai ini.
• Melindungi rekod perakaunan dan pekerja dalam talian bermakna mereka boleh didapati untuk audit. Tidak mempunyai rekod perakaunan bermakna anda mungkin tidak dapat membuktikan potongan perbelanjaan. Tidak mempunyai rekod pekerja mungkin bermaksud anda berisiko untuk denda dan denda.

Di manakah saya mulakan untuk melindungi aset digital saya?

Cari dan Senarai. Mulakan dengan membuat senarai lengkap semua aset ini.

Gunakan senarai di atas sebagai titik permulaan, tetapi kreatif. Fikirkan apa sahaja yang anda ada dalam talian atau di pelayan perniagaan anda yang boleh menjadi berharga. Anda mencari perkara-perkara yang berpemilik (yang memiliki perniagaan anda), perkara yang tidak ada orang lain yang mungkin ingin beli - atau ambil. Pertimbangkan aset digital ini untuk barangan yang boleh dijual. Mana yang anda mahu atau pertimbangkan berharga jika anda membeli syarikat ini?

Mewujudkan Pemilikan dan Nilai. Lihatlah aset digital yang telah anda disenaraikan. Siapa yang memilikinya? Sebelum anda dapat melindungi aset ini, pemilikan khusus mesti diwujudkan. Sebagai contoh, bolehkah anda membuktikan bahawa syarikat anda mempunyai e-mel pekerja atau senarai e-mel? Semak dengan seorang peguam untuk menulis dasar-dasar mewujudkan pemilikan.

Walaupun mungkin sukar untuk menetapkan nilai tertentu kepada beberapa aset digital syarikat anda, itu adalah idea yang baik untuk memahami nilai itu lebih cepat daripada kemudian.

Ya, nilai aset digital ini mungkin terus berubah, apabila anda menambah pelanggan ke senarai atau halaman anda ke tapak web anda atau membuat kemas kini ke proses, tetapi nilai dasar boleh ditetapkan melalui penilaian. Cari penilai perniagaan yang boleh memberikan anda anggaran sekarang. Lebih mudah untuk menghargai sesuatu yang wujud daripada sesuatu yang telah dicuri atau dimusnahkan oleh bencana seperti banjir atau kebakaran.

Jika anda mempunyai produk yang anda jual melalui penjual dalam talian seperti Amazon atau eBay, baca perjanjian untuk memastikan anda mengekalkan pemilikan.

Buat Perjanjian Perlindungan. Lindungi aset digital anda melalui perjanjian dengan mereka yang boleh mencuri mereka. Pertimbangkan untuk mempunyai pekerja, pelanggan, dan perunding menandatangani perjanjian tanpa pendedahan. Perjanjian ini memberi perhatian kepada orang lain bahawa pencurian aset digital mungkin mengakibatkan tindakan undang-undang.

Daftar Kepemilikan Anda. Banyak aset digital boleh didaftarkan, untuk memberitahu dunia pemilikan anda. Foto perniagaan, proses, dan kandungan laman web dan blog boleh berhak cipta. Aset digital seperti logo dan reka bentuk boleh menjadi tanda dagangan. Dan jangan lupa paten untuk proses.

Rancang untuk Masa Depan. Apa yang berlaku kepada aset digital syarikat anda jika sesuatu berlaku kepada anda? Sertakan aset digital anda dalam perjanjian syarikat anda. Sebagai contoh, aset digital yang dimiliki oleh perkongsian perlu diambilkira dalam perjanjian perkongsian, bersama dengan aset lain.Sekiranya anda mempunyai perniagaan kecil atau keluarga kecil, masukkan aset-aset ini dalam rancangan penggantian anda.

Backup! Penting untuk mencari sistem sandaran untuk melindungi semua aset digital anda. Mempunyai sandaran sandaran tidak gila; Lifewire mencadangkan sistem sandaran ganda, menggunakan pelbagai cakera keras luaran. Anda juga mungkin mahu sandaran cakera keras dan sandaran dalam talian untuk memastikan ganda.

Akhirnya, Menubuhkan Protokol untuk Melindungi Aset Digital

Sekarang anda telah menubuhkan sistem pengurusan aset digital anda, dokumen itu. Sediakan tugasan yang berterusan khusus untuk sandaran dan garis masa untuk ulasan dan kemas kini.

Banyak perniagaan anda sedang dalam talian; pastikan ia bersenandung dengan baik dengan melindungi aset digital dalam talian