Cara Sediakan Dokumen Keperluan Perniagaan

Perniagaan kecil anda bersiap sedia untuk berkembang - atau menjual produk baru - atau pelbagai perubahan. Dan anda sedang mencari seorang perunding atau kontraktor untuk membantu anda dengan projek ini. Salah satu perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah menyediakan dokumen keperluan perniagaan.

Mari kita ambil contoh: Sebuah syarikat (kami akan panggil mereka ZXYW LLC) telah memutuskan untuk mengeksport fungsi perakaunannya ke pusat servis bersama di AS Mereka memulakan proses mencari lokasi, menyediakan perkhidmatan, menyewa dan mengurus pekerja.

Ini adalah usaha yang rumit dan ia akan mengambil masa beberapa bulan untuk dicapai. Mereka bermula dengan satu pasukan yang menyediakan dokumen keperluan perniagaan.

Apakah Dokumen Keperluan Perniagaan?

Tujuan dokumen keperluan perniagaan adalah untuk memberikan gambaran lengkap mengenai satu projek atau rancangan perniagaan baru, jadi semua orang tahu apa yang harus dilakukan dan kapan.

Dokumen keperluan perniagaan (BRD) boleh dipertimbangkan dalam dua fasa. Dalam fasa pertama sesuatu projek, ia merupakan dokumen yang menyatakan semua keperluan untuk projek itu, termasuk kos, butiran mengenai pelaksanaan, faedah yang diunjurkan, tonggak penting, dan garis masa untuk pelaksanaan.

Pada fasa kedua, BRD sebenarnya boleh menjadi kontrak antara kedua-dua pihak, secara rasmi menetapkan syarat-syarat syarikat pengambilan pekerja (ZXYW LLC dalam hal ini) dan kontraktor melakukan kerja. Anda akan melihat lebih lanjut mengenai bahasa kontrak di bawah.

Bagaimanakah Dokumen Keperluan Perniagaan Berbeza daripada Rancangan Perniagaan?

Walaupun kedua-dua dokumen mungkin mengandungi jenis seksyen yang sama (ringkasan eksekutif, contohnya), maksudnya berbeza.

Pelan perniagaan dicipta untuk membimbing perniagaan baru atau yang sedia ada, tetapi lebih sering tujuannya adalah membentangkan kepada pemberi pinjaman untuk permulaan atau pengembangan pembiayaan.

Rencana perniagaan mengandungi maklumat umum tentang syarikat dan rancangan dan strateginya untuk dapat menjana pendapatan untuk membayar balik pinjaman.

Penyata kewangan merupakan bahagian utama pelan perniagaan, sementara dokumen kewangan di BRD mungkin agak berbeza, berpusat pada projek tertentu.

Bagaimana Dokumen Keperluan Perniagaan Berbeza Daripada Permintaan untuk Cadangan?

Perbezaan antara kedua-dua dokumen adalah sedikit, tetapi penting. Biasanya, permintaan untuk cadangan (RFP) dibuat untuk tujuan mendapatkan cadangan daripada pelbagai vendor. dalam contoh ZYXW, RFP dihantar ke syarikat yang berpotensi yang memberikan perkhidmatan penyumberan luar, untuk mendapatkan tawaran.

BRD, sebaliknya, disediakan untuk vendor atau rakan usaha sama khusus yang telah dipilih oleh syarikat penyewa.BRD mengandungi lebih banyak butiran dan spesifikasi dan tarikh akhir yang akan dipenuhi di sepanjang jalan dan pada akhir projek.

Apabila RFP dibuat, ia datang dengan tarikh akhir dan keperluan untuk menghantar tawaran. Tawaran-tawaran tersebut dinilai selepas tarikh akhir.

Apa yang Perlu Disertakan dalam Dokumen Keperluan Perniagaan?

Dalam beberapa cara dokumen keperluan perniagaan adalah sama dengan jenis perniagaan lain. BRD harus termasuk:

1 . Penyataan ringkasan , kadang-kadang dipanggil ringkasan eksekutif, yang menggariskan keperluan projek secara umum.

Kenyataan ringkasan biasanya ditulis selepas BRD selesai.

2. Objektif projek. Objektif ini sepatutnya dalam format SMART; khusus, boleh diukur, boleh dicapai, realistik, dan masa yang terikat.

3 . Latar belakang dan keperluan kenyataan atau rasional untuk projek. Ini adalah bahagian penting dokumen ini, jadi jangan biarkannya. Menjelaskan mengapa projek itu diperlukan adalah pemacu utama projek itu, dan kejayaannya bergantung kepada seberapa baik ia memenuhi keperluan.

4. Skop projek - apa yang perlu dimasukkan dan apa yang tidak dimasukkan. Dalam contoh syarikat ZXYW di atas, syarikat menyatakan dengan jelas bahawa skop itu tidak termasuk menyewa pengurusan atas - individu tersebut akan diberikan oleh syarikat.

5. Penyata kewangan. Penyata kewangan adalah penting untuk melihat keseluruhan kesan kesan projek pada lembaran imbangan dan pendapatan dalam tempoh tertentu.

Sudah tentu, bagaimana syarikat akan membiayai projek itu penting untuk dibincangkan di sini juga.

6. Keperluan dan ciri fungsional. Ini adalah tempat untuk memberikan butir-butir, termasuk gambar rajah, carta organisasi, dan tempoh masa.

7. Keperluan peribadi. Siapa yang perlu disewa, dan bila. Apakah kategori pekerja yang diperlukan dan bagaimana ia akan dibayar. Yang membayar mereka dan kapan. Memandangkan ZXYW sedang menubuhkan kemudahan berasaskan rakyat, ini merupakan bahagian utama BRD mereka.

8. Jadual, garis masa, dan tarikh akhir. Fasa projek perlu diperincikan dalam bahagian ini, untuk memastikan semua pihak memahami apa yang diperlukan dan kapan. dalam projek ZXYW, fasa pertama adalah pemilihan tapak, termasuk penerokaan beberapa bandar yang berpotensi.

9. Andaian. Bahagian dokumen ini sering diabaikan. Menghuraikan andaian membantu mengelakkan masalah kemudian. Sebagai contoh, dalam kontrak di atas, syarikat itu mahu menyewa, bukan pembelian, ruang pejabat.

10. Kos dan Faedah. Analisis kos-faedah adalah senarai terperinci semua kos projek dan simpanan dari projek itu harus dimasukkan.

Apa yang Membuat Keperluan Perniagaan Dokumen Kontrak?

Seperti yang dinyatakan di atas, pada fasa awal BRD adalah cadangan. Anda mungkin menyedari bahawa sesuatu telah hilang dari senarai bahagian di atas - bayaran untuk perkhidmatan yang diberikan. Tanpa penyata bayaran kepada kontraktor dan masa pembayaran tersebut, tiada kontrak.

Sebelum kedua-dua pihak menandatangani dokumen itu, bahasa kontrak standard mesti ditambah, dengan bantuan seorang peguam, termasuk

• Janji untuk membayar dan berjanji untuk menyediakan perkhidmatan
• Perjanjian yang membatasi, mencegah kontraktor daripada mengambil rahsia perdagangan syarikat atau berkongsi dengan orang lain.
• Apa yang berlaku jika satu pihak tidak memenuhi kewajipannya yang diperlukan (iaitu, melanggar kontrak)
• Fasal insurans dan rugi (memegang tidak berbahaya)
• Ketentuan litigasi dan arbitrase
• Dan, tentu saja, tanda tangan oleh syarikat yang sesuai dan pegawai kontraktor.