Cara Berurusan Dengan Pemangku Kepentingan (Bahagian 2)

Berikut adalah bahagian 2 dari temu ramah saya dengan Profesor David Bryde, PhD, dari Peter Jost Enterprise Centre di Liverpool John Moores University di UK, di mana beliau adalah Profesor Pengurusan Projek. Dia juga pengarang bersama sebuah buku baru yang diterbitkan oleh Gower, dipanggil Panduan Praktikal untuk Menghadapi Pemegang Kepentingan yang Sempit .

Baca Bahagian 1 wawancara saya dengan David

Halo lagi, David. Hari ini saya ingin bertanya kepada anda atas hujung teratas untuk pengurus projek yang cuba mendapatkan pemegang kepentingan untuk mengubah sikap mereka. Apa yang anda cadangkan?

Ini yang sukar. Seperti yang kita nyatakan dalam buku ini, sering lebih mudah untuk mengubah tingkah laku daripada sikap. Untuk mengubah sikap pihak berkepentingan, biasanya anda harus menyampaikan maklumat kepada mereka sedemikian rupa sehingga mereka akan mengubah pandangan mereka mengenai topik atau isu tertentu.

Petua saya akan berfikir dengan teliti tentang cara terbaik untuk melakukannya; pelannya. Tumpukan pada memastikan anda melakukannya dengan cara yang boleh dipercayai - yang boleh dipercayai dalam situasi ini adalah penting jika tidak, pemegang kepentingan tidak akan mendengar apa yang anda katakan (sama ada anda melakukannya secara bersemuka, melalui e-mel, dalam laporan) .

OK, terima kasih. Kadang-kadang orang sukar kerana mereka bosan dengan kerja mereka. Bagaimana pengurus projek dapat menangani perkara itu?

Ini adalah sesuatu yang kita dapati secara terperinci dalam buku ini. Terdapat beberapa penyebab utama pasukan bosan: pertama, projek itu tidak menarik dan kedua, projek itu secara teknikal tidak menarik.

Anda boleh berurusan dengan yang pertama penyebab berikut dengan cara berikut:

• Cuba untuk menjana semangat di sekitar projek ini, dari tindakan dan tingkah laku anda sendiri dan dengan membawa pihak berkepentingan lain yang bersemangat - semangat menular.
• Mencipta cabaran untuk ahli pasukan projek, mungkin dengan mengubah skop, peranan, atau kaedah penyampaian - walaupun ini perlu dilakukan dengan berhati-hati untuk mengelakkan dari membuat gangguan yang berpotensi merosakkan.
• Menumpukan lebih banyak masa kepada pengurusan orang - mendengar dan berempati dengan pasukan anda.
• Perkenalkan keseronokan (aktiviti, makanan, dan sebagainya) untuk memberikan beberapa gangguan yang dialu-alukan.

Dengan sebab kedua sama ada mencari cara untuk belajar, mungkin melalui penggunaan alat dan teknik baru atau menghabiskan masa menjual manfaat melekat dengan teknik semasa - walaupun itu bermakna penyelesaian yang tidak menarik secara teknis.

Betul. Anda juga bercakap di dalam buku mengenai penjaga pintu. Apakah penjaga pintu dan bagaimana pengurus projek boleh bekerja dengan mereka?
Sering kali kita memerlukan orang untuk "membuka pintu" supaya projek kami diteruskan seperti yang diperlukan. Orang-orang yang membuka pintu ini adalah Penjaga Pintu.

Terdapat banyak situasi di mana kita memerlukan bantuan seorang Gatekeeper.Kita mungkin memerlukan mereka untuk membenarkan kelulusan untuk meneruskan ke peringkat seterusnya projek atau kita mungkin memerlukannya untuk memberi kita akses kepada pemegang kepentingan penting lain i. e. pembuat keputusan utama di peringkat yang lebih tinggi dalam organisasi (dalam kes terakhir contoh klasik seorang Gatekeeper yang kuat dalam organisasi hierarki yang besar adalah PA daripada Ketua Pegawai Eksekutif).

Walaupun mereka mempunyai banyak kuasa, menyekat Gatekeepers yang enggan membuka pintu boleh menghalang projek dengan serius.

Gatekeepers sering terlepas dan tidak tertarik dalam projek anda. Mereka mungkin juga berfikir tentang risiko berbanding ganjaran membuka pintu masuk ke projek anda. Bagaimana jika perkara-perkara yang tidak kena dengan projek itu pada masa akan datang, adakah sesetengah pihak akan menyalahkan keputusan mereka? Atau mungkin mereka hanya menjadi manusia saya. e. secara tidak sengaja enggan membuka pintu tanpa alasan yang baik.

Cara terbaik untuk bekerja dengan Gatekeepers adalah untuk tidak meremehkan kuasa mereka (dan bahkan jika mereka tidak dapat menggunakan kuasa pada projek anda sekarang mereka mungkin akan dapat di masa depan) dan dengan itu mengambilnya dengan serius. Cuba dan dapatkannya. Empati dengan mereka. Bercakap dengan mereka, mintalah mereka untuk membuka pintu dan biarkan mereka memahami bahawa anda menghargai apa yang mereka lakukan dan bahawa mereka dalam beberapa kes mungkin meletakkan diri mereka untuk membantu projek anda.

Petua yang hebat! Terima kasih, David.

Baca wawancara dengan seorang pengarang bersama David, Roger Joby