Dasar-dasar Membina Bajet Peristiwa

Sebagai perancang acara, tinggal dalam anggaran pelanggan anda adalah kunci. Dan untuk melakukan itu, anda memerlukan anggaran acara terperinci yang anda dan pelanggan anda bersetuju.

Sama ada anda baru dalam perancangan acara atau profesional berpengalaman, menyimpan anggaran acara akan membantu anda tetap teratur dan bersedia untuk siasatan pelanggan - dan membantu anda mengelakkan daripada mengatasi anggaran.

Untuk acara asas, seperti seminar atau majlis makan malam, Excel atau program spreadsheet lain boleh membantu.

Senaraikan empat kategori berikut di bahagian atas:

• Item
• Perbelanjaan yang Dijangka
• Perbelanjaan Sebenar
• Butiran

Kemudian, kategoryikan dan menjejaki item perbelanjaan.

Menguruskan Bajet Peristiwa

1. Jejaki kos sewa tapak. Seperti yang anda merancang acara itu sendiri dan semasa anda bertemu dengan pengurus jualan tempat anda, menjejaki semua yuran sewa yang diproyeksikan untuk ruang acara dan fungsi, pengemasan, pengendalian bagasi dan perbelanjaan yang berkaitan.

2. Anggarkan kos katering. Ini termasuk semua caj makanan dan minuman, termasuk tip dan gratuiti - yang boleh menyumbang sehingga 30%.

3. Caj pengangkutan dokumen. Ini termasuk pengangkutan, jurulatih, pemindahan acara dan apa-apa perbelanjaan yang berkaitan.

4. Tambah perbelanjaan hiasan. Kebanyakan acara termasuk perbelanjaan untuk hiasan, seperti pusat, bunga, sewa khemah, dan lain-lain. Di sinilah anda menyenaraikan kos tersebut.

5. Yuran hiburan & peralatan dokument. Perbelanjaan biasa dalam kategori ini termasuk peralatan A / V, tetapi ia juga merupakan tempat yang baik untuk menyenaraikan penghormatan kepada penceramah atau jika anda mengupah penghibur.

6. Nyatakan caj percetakan. Beberapa caj perkara kecil sebenarnya menggabungkan untuk membuat item baris perbelanjaan yang lebih besar. Ini termasuk jemputan, lencana nama, buku kecil program, papan tanda acara, dan sepanduk.

7. Baris item untuk hadiah. Satu tip acara umum adalah untuk tidak membenarkan tetamu meninggalkan kosong tanpa diserahkan. Oleh itu, apa-apa hadiah atau hadiah yang anda berikan, menjejaki kos untuk mereka secara berasingan; anda akan kagum dengan berapa banyak barangan ini boleh dibelanjakan.

8. Kenal pasti perbelanjaan aktiviti. Jika acara anda termasuk aktiviti seperti bermain golf, tenis, spa, arung jeram, berbasikal, atau aktiviti lain, anda akan perlu perhatikan kos yuran ini secara berasingan. Pertimbangkan meringkaskan jumlah kos dalam hamparan anda dan melampirkan pecahan.

9. Kirim perbelanjaan lain. Jika perbelanjaan tidak termasuk dalam kategori di atas, nyatakannya sebagai item perbelanjaan pelbagai di sini.

10. Beri diri anda kategori dana kontingensi. Bergantung kepada saiz atau kerumitan sesuatu acara, anda mungkin mahu memberi diri anda sebanyak 20% daripada anggaran acara di sini. Walaupun perancangan terbaik, caj akan melebihi pelan yang dirancang dengan perbelanjaan yang tidak pernah anda pertimbangkan. Ini akan menghalang anda daripada membuat anggaran setiap kali.

11. Nyatakan anggaran perbelanjaan. Semasa anda membina program acara anda, anda akan mempunyai unjuran yang baik dari jumlah perbelanjaan. Inilah maklumat yang akan anda kongsi dengan klien acara untuk memastikan mereka menyedari anggaran acara sehingga tidak ada kejutan lagi.

12. Meringkaskan perbelanjaan sebenar. Ini berlaku selepas peristiwa itu selesai. Subtotal invois ke dalam 10 kategori di atas dan dokumentasikan anggaran sebenar. Jika sangat menggalakkan, kenalpasti penjimatan dalam belanjawan sebenar berbanding belanjawan yang diunjurkan, menunjukkan nilai yang anda bawa ke peranan.