Garis Besar Perancangan Peristiwa Peristiwa

Sukar untuk merancang belanjawan acara melainkan jika anda mempunyai idea yang baik mengenai perbelanjaan yang anda akan dikenakan. Ini nampaknya cukup jelas, tetapi kos yang berkaitan dengan perancangan acara boleh datang dari beberapa tempat yang berlainan. Hanya apabila anda fikir anda telah mengenal pasti semua kategori perbelanjaan anda, satu lagi muncul untuk menghantar anda kembali ke papan lukisan. Untuk mengelakkan ini daripada berlaku kepada anda, saya telah menyusun garis panduan perbelanjaan perjumpaan ini untuk diingat semasa membuat anggaran anda.

Perbelanjaan On-Site

Termasuk di sini ialah kos dan yuran yang biasanya dikenakan oleh tempat acara. Ini selalunya kategori paling mahal, tetapi ia juga adalah yang paling mudah untuk diramal kerana anda akan mendapat anggaran kos rasmi untuk mengkaji terlebih dahulu. Dengan itu dikatakan, jangan lupa untuk faktor dalam kos berubah yang berubah dengan nombor kehadiran anda. Katering adalah contoh yang baik ini kerana kos makanan anda akan meningkat dengan tambahan setiap jadual anda.

Tempat Tempat Tidur

Sewa Bilik
Deposit Keselamatan
Perlindungan Insurans
Tempat Letak Kereta

Makanan dan Katering

Yuran Buruh
Yuran Cukai dan Perkhidmatan / Ganjaran
Audio / Visual
Mikrofon

Skrin dan Projektor

Akses Internet
Peralatan Khusus Lain
Vendor Pihak Ketiga

Kategori ini mewakili semua item dan perkhidmatan yang dibekalkan oleh vendor di luar tempat tuan rumah. Setiap orang akan membilkan anda secara berasingan, jadi penting untuk memastikan tab rapat pada semua orang yang anda bekerjasama.

Menggunakan hamparan akan membantu anda mengaturkan hubungan vendor anda bersama-sama dengan kos yang berkaitan dengan perkhidmatan mereka.

Peristiwa Acara

Linen, Skirting Meja, dan Perlengkapan Kerusi

Tenda, Pementasan dan Tarikan Hiburan

Item Fizikal Tidak Diberikan oleh Tempat
Buruh dan Pengiriman untuk Persediaan / Teardown
Lampu Percetakan

Bunga dan Pusat Sentuhan

Belon
Hiburan
Pemuzik atau DJ

Yuran Pembicara

Pengendali Kontrak (makanan, penginapan, pengangkutan)
Pengeluaran termasuk semua kakitangan dan sumber yang diperlukan untuk merancang dan melaksanakan acara tersebut. Perbelanjaan ini bermula pada saat acara itu bermimpi dan terus melalui kertas kerja pasca acara. Pendek kata, kategori ini mewakili kos mengatur acara, menarik peserta, dan menguruskan elemen pentadbiran.
Pemasaran dan Pendaftaran

Cetak dan Rekabentuk

Undangan

Pengurusan Pendaftaran
Perancangan dan Organisasi
Yuran Perancang Acara
Bekalan Pejabat

Kos Komunikasi

Perbelanjaan Perjalanan
Perbelanjaan Pentadbiran
Pemberitahuan Kakitangan Berjaya
Kos Perakaunan
Yuran Perundangan

Yuran Perunding

tidak ada nombor ajaib untuk apa yang anda perlu tetapkan untuk perbelanjaan yang tidak dirancang, tetapi anda pasti perlu mengharapkan yang tidak dijangka.Sesetengah perancang acara mencadangkan belanjawan lima hingga sepuluh peratus ke atas perbelanjaan yang dijangkakan, sementara yang lain memilih nombor pusingan untuk berfungsi. Peristiwa yang lebih besar harus, tentu saja, memperuntukkan lebih banyak kerana pengawasan yang dibebankan setiap orang dapat berlari ke ribuan dolar.
Tujuan garis panduan ini adalah untuk membuat anda mengetahui tentang jenis perbelanjaan perancangan acara yang boleh berlaku. Setiap acara adalah unik, jadi anda mungkin termasuk lebih kurang item yang disenaraikan di sini. Yang penting ialah mengetahui di mana kos anda akan datang. Menghadapi perbelanjaan yang berkaitan dengan vendor atau kategori tertentu boleh mendatangkan malapetaka pada anggaran anda, tetapi senario kes terburuk sepenuhnya melupakan perbelanjaan sehingga bil tiba.