Kesilapan biasa Peguam Membuat Apabila Menghantar E-mel

Peguam, seperti orang lain, membuat kesilapan dalam cara mereka menggunakan e-mel. Beberapa kesilapan e-mel menjadi cerita seram, sementara yang lain hanya memalukan. Berikut adalah sembilan kesilapan biasa yang dibuat oleh pengacara semasa menulis dan menghantar e-mel.

Dihantar Dari Meja (Masukkan Nama)

Dari semasa ke semasa saya akan mendapat e-mel dari seorang peguam yang menghantar e-mel dalam nama mejanya. Berikut adalah beberapa masalah dengan pendekatan itu untuk e-mel.

Pertama, indeks paparan Peti masuk kebanyakan sistem e-mel tidak akan memaparkan nama yang panjang. Kebanyakan orang hanya akan melihat sebahagian daripada "dari meja," dan mungkin beberapa huruf nama pertama orang itu. Lebih penting lagi, ia kelihatan konyol dan agak megah. Meja tidak menghantar e-mel. Jika seorang peguam akan menghantar e-mel, ia sepatutnya berada di dalam namanya.

Kesan Suka

Sesetengah peguam suka kreatif dengan kemunculan e-mel mereka. Pada hari yang lain saya melihat blok tandatangan peguam dan seketika saya fikir saya mengalami masalah penglihatan. Ternyata bahawa huruf kabur disengajakan. Kesan khas mungkin kelihatan menghiburkan, tetapi apa-apa yang menjadikan kata-kata yang sukar dibaca adalah idea yang tidak baik. Terutama jika apa yang sukar dibaca ialah nama peguam dan alamat e-mel.

Malah lebih teruk daripada kesan khas pada surat-suratnya adalah apabila peguam-peguam melontarkan e-mel mereka dengan karya seni atau grafik mewah. Ini menjadikan mesej lebih perlahan untuk dimuat turun, lebih perlahan dibuka, dan lebih mudah untuk dibaca.

Matlamat e-mel adalah untuk menyampaikan maklumat, bukan kemahiran artistik. Pastikan ia mudah.

Blok Tandatangan

Tidak sukar untuk menyiapkan blok tandatangan automatik dalam kebanyakan sistem e-mel. Ia tidak perlu rumit, dan pendapat berbeza-beza mengenai berapa banyak maklumat yang dimasukkan ke dalam blok tandatangan. Sesetengah peguam mengalihkan pengirim e-mel mereka ke dalam iklan mini yang keluar dalam setiap e-mel, sementara yang lain mengambil pendekatan yang sangat minimalis dengan hanya nama dan alamat e-mel atau nombor telefon mereka.

Kebanyakan meletakkan beberapa jenis notis privasi atau penafian undang-undang di bahagian bawah footer. Semua ini adalah penggunaan blok tandatangan e-mel yang boleh diterima. Apa yang tidak boleh diterima ialah menghantar e-mel yang tidak mengenal pasti penghantar. Penerima e-mel tidak perlu meneka siapa yang menghantar e-mel tersebut. Peguam harus jelas mengenal pasti diri mereka dalam setiap komunikasi yang mereka hantar, dan jika peguam pintar, e-mel akan memasukkan notis privasi juga.

Menulis E-mel Walaupun Marah

Salah satu manfaat sistem lama menghantar surat kepada orang ramai adalah bahawa ada "terbentur" tempoh di antara ketika surat ditulis dan ketika ia benar-benar akan keluar kepada penerima.Jika peguam itu menaip surat itu sendiri, ia masih mungkin duduk di atas meja selama beberapa jam sebelum pergi ke pejabat pos. Jika ia ditentukan, pada masa itu setiausaha selesai menaipnya peguam mungkin telah mendapat apa yang membuatnya begitu marah di tempat pertama.

Perlindungan itu tidak wujud dalam e-mel. Dengan e-mel, peguam boleh memecahkan sebuah pernyataan yang marah dalam beberapa saat dari apa yang mencetuskan kemarahan. 99. 99% masa ini akan menjadi idea yang buruk. Tiada siapa yang fikir jelas apabila dipandu oleh kemarahan. Pergi melakukan sesuatu yang lain, dan kembali ke masalah yang menyinggung kemudian apabila beberapa kemarahan telah hilang.

Ia boleh membuat perbezaan antara menyimpan atau kehilangan pelanggan, rakan, dan wang.

Tidak Membuat Respons Tepat Pada Masa

Sesetengah peguam merasakan bahawa "peraturan 5-hari" yang lama untuk membalas korespondensi perniagaan juga berlaku untuk e-mel. Ia tidak. Tidak peduli betapa menyusahkannya, realitinya ialah orang ramai mengharapkan maklum balas yang lebih cepat terhadap e-mel daripada yang mereka lakukan kepada surat yang dihantar melalui surat. Sekiranya pelanggan atau peguam lain menghantar e-mel, cuba balas dalam tempoh 24 jam sekiranya mungkin. Sekiranya ia adalah satu perkara yang rumit yang tidak dapat diberikan perhatian pada masa ini, sekurang-kurangnya menghantar pengakuan dan biarkan orang tahu bila mengharapkan tindak balas. Kebanyakan pelanggan akan menghargai mesej mesra yang mengatakan e-mel diterima dan akan dijawab dalam masa terdekat. Dalam menghadapi keheningan, pelanggan dibiarkan berspekulasi sama ada peguam itu mendapat e-mel, sama ada tindak balas sedang dalam perjalanan, atau kebimbangan klien hanya diabaikan.

Penerima salah dalam medan Kepada

Salah satu perkara hebat tentang fungsi auto-lengkap pada sistem e-mel ialah ia membenarkan peguam mencari alamat e-mel klien atau rakan sekerja mereka dengan lebih cepat. Salah satu risiko fungsi auto-lengkap adalah bahawa peguam yang tidak berhati-hati boleh menghantar e-mel kepada orang yang salah. Dalam sesetengah keadaan, ini mungkin tidak lebih daripada rasa malu kecil, tetapi dalam sesetengah keadaan, ia boleh memberi kelalaian profesional. Jangan secara tidak sengaja e-mel komunikasi klien sulit untuk menentang nasihat atau bahkan kepada pelanggan lain.

Menggunakan pilihan "Balas Semua".

Penasihat menentang menghantar e-mel kepada anda dengan cadangan atau menegaskan posisinya mengenai isu. Anda mengemukakan e-mel kepada peguam lain di firma anda yang terlibat dengan kes itu untuk membincangkannya. Tidak lama lagi butang "balas semua" sedang digunakan dengan bebas, tanpa ada yang menyedari bahawa nasihat menentang disalin pada perbincangan dalaman di firma anda. Ia berlaku. Jika anda ingin mengemukakan e-mel untuk perbincangan, hapus maklumat penghantar sebelum meneruskannya. Dan, setiap kali menggunakan pilihan Balas Semua, periksa setiap alamat e-mel dalam senarai penerima sebelum memukul hantar.

8. Talian subjek ceroboh. Ingatlah bahawa apa-apa yang dihantar kepada peguam lain dalam e-mel boleh diteruskan kepada orang lain. Berfikir dua kali sebelum menggunakan garis subjek seperti "pelanggan idiotik saya" atau "perintah hakim bodoh."Seseorang tidak pernah tahu di mana salinan e-mel itu boleh tanah dan juga tidak meninggalkan garis subjek kosong, kerana ini boleh menyebabkan peguam lain tidak menyedarinya terdapat e-mel mengenai kes anda. "Smith mengusulkan persetujuan" atau tajuk apa pun yang berkaitan dengan kandungan e-mel yang terbaik.

Dan sementara "klien idiotik" mungkin penerangan yang paling tepat tentang isi e-mel, itu adalah pilihan yang buruk untuk baris subjek .

9. Menonton nada anda - dan jangan salah baca orang lain. Apabila orang bercakap dengan muka yang lain, isyarat wajah dan nada vokal biasanya membuat maksud seseorang jelas. Suara biasanya cukup untuk dapat memberitahu apabila seseorang itu sarkastik, bergurau, atau serius Tetapi dalam e-mel, ia adalah sangat mudah untuk benar-benar salah membaca maksud seseorang. Banyak persahabatan telah rosak oleh satu orang yang salah membaca maksud orang lain dalam pernyataan dalam e-mel. Dan dengan peguam yang digunakan untuk berhujah dengan ea Lebih banyak lagi, mudah untuk seorang peguam cepat menganggap bahawa orang lain menjadi bermusuhan atau kasar.

Seperti yang dibincangkan di bawah "menulis e-mel semasa marah," mengambil masa beberapa minit untuk menyejuk sebelum menghantar maklum balas ke emel jerk itu.

Selepas satu jam berlalu, anda mungkin menyedari bahawa anda benar-benar salah membacanya di tempat pertama. Jangan mempunyai tindak balas pencetus rambut terhadap kenyataan yang dibuat dalam e-mel, dan jangan memadamkan respons sehingga menimbangkan sama ada kemungkinan penghantar mempunyai niat yang berbeza daripada yang mula-mula muncul. Jika nampaknya kenyataan boleh dibaca lebih dari satu cara, dan salah satu daripada cara itu tidak menyinggung, cuba memberi pengirim manfaat keraguan sebelum memotong kepalanya dengan e-mel yang mati maut.

Adakah terdapat kesilapan e-mel peguam lain yang sepatutnya membuat senarai Top 10? Beritahu kami mengenainya di Forum.