8 Langkah Sebelum Menerbitkan Kad Kredit Korporat Pekerja

Perniagaan mesti membuat pembelian atau melakukan penyelenggaraan. Dengan perbelanjaan ini dalam minda, ia adalah idea yang baik untuk mempertimbangkan mengeluarkan kad kredit korporat kepada pekerja terpilih.

Mengeluarkan kad ini kepada pekerja bermakna bahawa mereka boleh melakukan transaksi tertentu bagi pihak perniagaan dan kemudian memindai semua resit kepada ketua pengurus kewangan pada akhir setiap bulan. Sebagai sebuah syarikat, bukannya mengeluarkan pendahuluan tunai kepada setiap pekerja, kad kredit korporat menjadi pilihan terbaik kerana anda tidak akan terlibat dalam kesulitan pemberian tunai.

Walau bagaimanapun, sebelum mengeluarkan kad korporat, anda perlu meletakkan langkah berjaga-jaga di tempatnya. Tanpa berbuat demikian, terdapat kemungkinan untuk beberapa pekerja menyalahgunakan dana perniagaan. Risiko pembelian yang tidak dibenarkan meningkat apabila kad kredit korporat berada di tangan mereka, dan tidak ada langkah perlindungan di tempatnya. Untuk mengawal risiko ini, dasar berikut akan membantu:

Pada Permulaan, Tetapkan Jangkaan

Apabila mengeluarkan kad, adalah dinasihatkan untuk menetapkan dan memaklumkan semua pekerja tentang apa yang diharapkan daripada mereka apabila ia berkaitan dengan penggunaan kad. Anda perlu membuat dasar yang menjelaskan tanggungjawab pemegang kad dengan jelas, jenis perbelanjaan yang perlu digunakan dan jenis dokumen yang perlu diserahkan untuk setiap perbelanjaan.

Ini adalah salah satu perkara utama setiap syarikat perlu diletakkan untuk membendung bagaimana pemegang kad menggunakan kad tersebut. Tanpa melakukan ini, perniagaan anda akan menanggung perbelanjaan tambahan yang tidak pernah dianggarkan yang dalam jangka panjang meningkatkan kos menjalankan perniagaan.

Pastikan Peraturan Kad Dipahami dengan Betul

Seperti yang kita ketahui, kebanyakan pekerja tidak mempunyai budaya membaca. Ini bermakna jika anda hanya mencuci kad korporat pekerja dengan cetakan undang-undang yang baik tanpa mengambil kira bagaimana atau apa yang diharapkan dalam penggunaan kad tidak akan membantu kerana ramai di antara mereka boleh menggunakan kad tanpa membaca peraturan.

Untuk mengelakkan senario di atas, adalah baik untuk menganjurkan mesyuarat dengan pekerja dan membawa mereka melalui dasar. Selepas ini dilakukan, adalah baik bagi mereka untuk memahami pemahaman polisi secara bertulis. Ini bermakna bahawa sekiranya seorang pekerja bertentangan dengan dasar polisi, langkah-langkah yang sewajarnya perlu diambil.

Berhati-hati dalam Perbelanjaan

Pada masa yang paling ramai pekerja cenderung melanggar peraturan dan akhirnya menghabiskan lebih banyak daripada apa yang digariskan dalam polisi. Dengan ini dalam fikiran anda, adalah baik untuk menyimpan tab tertutup mengenai penggunaan kad kredit perniagaan. Ketua pegawai kewangan perlu memberitahu penyelia di setiap jabatan bahawa mereka akan diberi tanggung jawab mengawasi pekerja dengan kartu di jabatan itu.

Ini akan meminimumkan penyalahgunaan kad di pihak pekerja. Apabila pekerja mengetahui bahawa terdapat perbelanjaan kad pemantauan, mereka akan takut untuk terlibat dalam pembelian yang tidak dibenarkan yang tidak dinyatakan dalam polisi tersebut.

Mempunyai Langkah Perlindungan di Tempat

Wang adalah sumber ekonomi, dan oleh itu sangat jarang. Ini bererti apabila pekerja melanggar hak istimewa penggunaan kad mereka, beban itu segera dipindahkan dari mereka ke syarikat. Dengan pemikiran ini, tidak mengapa untuk meletakkan had perbelanjaan pada setiap kad.

Mereka yang berada dalam kedudukan pengurusan boleh diberi had yang lebih tinggi berbanding dengan mereka yang berada di peringkat rendah. Langkah ini bertujuan untuk mengurangkan risiko melakukan transaksi yang tidak dibenarkan. Had had perbelanjaan tidak boleh dilangkau dan harus dinyatakan dalam polisi. Jika mana-mana pekerja melepasi had, jumlah tambahan harus dipotong pada gaji mereka ditambah dengan penalti.

Sentiasa Menjalankan Kajian Tahunan

Program kad kredit syarikat itu perlu dikaji semula tahun demi tahun. Ini kerana sesetengah pekerja mungkin berpindah dari satu jabatan ke jabatan yang lain dan kerana setiap jabatan mempunyai had perbelanjaan tertentu, terdapat keperluan untuk melakukan kajian tahunan program.

Melakukannya juga membolehkan ketua-ketua jabatan mengeluarkan had perbelanjaan baru mengikut tanggungjawab setiap pekerja. Sekiranya pekerja bekerja di jabatan yang tidak lagi memerlukan kad kredit korporat, maka dia boleh dikeluarkan dari program tersebut.

Tingkatkan Kecekapan dengan Menindaklanjuti

Adalah baik bagi anda untuk mempunyai seseorang yang bukan sebahagian daripada syarikat anda atau pemegang kad untuk membuat ringkasan transaksi bagi pihak syarikat dan menyerahkannya kepada anda pada akhir setiap bulan. Tujuan utama orang yang ditetapkan ini adalah untuk menyenaraikan nama pekerja yang tidak memberikan penjelasan tepat pada masanya dan pernyataan mengenai penggunaan kad mereka.

Ini adalah cara mudah untuk anda memantau pekerja yang mematuhi polisi kad dan mana yang tidak. Selepas tempoh masa tertentu, anda mungkin memilih untuk memecahkan cambuk pada pemegang kad kekal yang sentiasa menentang dasar sama ada dengan mengambil kad itu daripada mereka secara sementara atau secara kekal.

Menilai Outliers

Ingat, pekerja yang mengeluarkan kad korporat hanya perlu digunakan pada item tertentu yang berguna kepada syarikat dan tidak boleh digunakan untuk membeli barang peribadi melainkan jika kecemasan. Oleh itu, terdapat keperluan untuk memantau semua perbelanjaan setiap kegunaan pekerja pada kad pada akhir setiap bulan.

Jika satu atau lebih pekerja menggunakan kad tersebut pada item peribadi, penilaian menyeluruh harus dilakukan untuk menentukan sama ada ia disebabkan oleh kecemasan atau tidak. Jika bukan kes kecemasan, maka langkah tatatertib perlu diambil terhadap pemegang kad. Sebaliknya, jika ia disebabkan oleh kecemasan, perbelanjaan yang ditanggung akan ditolak daripada gaji pemegang kad tanpa sebarang tindakan tatatertib yang diambil terhadap mereka.

Bahagikan Risiko

Dasar kad korporat anda harus memastikan bahawa pengguna pekerja bertanggungjawab secara peribadi untuk semua baki kad kredit dengan risiko mereka sendiri.Dengan dasar seperti ini, syarikat hanya perlu membayar balik dana kepada pemegang kad individu mengikut jumlah perbelanjaan yang diluluskan. Inilah yang kita rujuk sebagai perkongsian risiko antara syarikat dan pekerja. Ini adalah cara yang baik untuk berurusan dengan pekerja yang cenderung membeli barangan peribadi mereka menggunakan kad itu kerana mereka hanya akan diberi jumlah yang sepadan dengan perbelanjaan yang diluluskan sahaja.