5 Cara untuk Meningkatkan Pengurusan Perbelanjaan Pekerja Anda

Pernahkah anda mendedahkan lubang-lubang utama dalam belanjawan anda hanya untuk mengetahui bahawa mereka semakin meningkat disebabkan perbelanjaan pekerja yang tidak dijangkiti? Akaun perbelanjaan korporat adalah ciri perniagaan yang hebat tetapi juga dapat merugikan mereka jika tidak dikelola dengan sewajarnya. Sama ada anda membazirkan jabatan perakaunan atau jam pengurusan mengejar laporan perbelanjaan atau kehilangan beribu-ribu ringgit dalam perbelanjaan yang tidak dapat dibenarkan, anda mungkin akan mengalami beberapa masalah aliran tunai utama lambat laun.

Dari incentivising tingkah laku yang lebih baik untuk meningkatkan batasan, berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan pengurusan perbelanjaan keseluruhan anda.

1. Hadkan akaun perbelanjaan.

   Jika anda menghadapi masalah untuk menyerlahkan apa yang dibelanjakan oleh akaun perbelanjaan, mengehadkan jumlah akaun aktif adalah salah satu cara untuk memastikan kos tidak dapat dikendalikan. Gunakan pembekal kad kredit yang menyokong membuat kad pekerja dengan topi perbelanjaan tertentu, atau menyediakan akaun tunai dengan pembayaran diem. Sekiranya pekerja memerlukan perbelanjaan melebihi amaun yang ditetapkan, memerlukan penerimaan dan justifikasi perbelanjaan akaun. Anda mungkin mahu mengambil langkah tambahan ini dengan menentukan peruntukan oleh kedudukan pekerja atau tempoh kerja untuk memastikan proses yang berstruktur dan difahami sebagai syarikat anda berkembang.

2. Menyediakan insentif untuk menggalakkan pengesanan perbelanjaan.

   Penjejakan perbelanjaan adalah tanggungjawab lain yang mungkin tidak diambil oleh pekerja anda. Menambah lebih banyak kertas kerja semasa mereka sudah keluar dalam perjalanan perniagaan boleh mengecewakan, jadi memberi mereka insentif untuk melakukannya. Sediakan bayaran tambahan atau bayaran setiap kali untuk penyerahan penerimaan tepat masa, mungkin dalam bentuk pertandingan jabatan atau syarikat. Beberapa faedah yang perlu dipertimbangkan termasuk hadiah kecil, pengiktirafan pekerja atau makan tengah hari. Undian pekerja anda untuk mengetahui apa faedah yang mereka ingin terima dan kemudian buat piawaian dan ambang untuk mengeluarkan penghargaan supaya pekerja tahu apa yang hendak dituju.

3. Kosongkan perbelanjaan yang boleh diterima dan tidak boleh diterima.

   Apa yang anda fikir adalah perbelanjaan pekerja yang boleh diterima dan apa yang difikirkan oleh pekerja mungkin dua perkara yang berbeza. Daripada mempunyai hujah dengan pekerja atas perbelanjaan yang tidak perlu, buat manual operasi menentukan apa yang anda anggap perbelanjaan yang dapat diterima untuk kos biasa seperti makan tengah hari, makan malam, dan bekalan perniagaan. Ini harus termasuk batasan maksimum perbelanjaan seperti tiket penerbangan, makanan atau hotel dan alamat peningkatan dan tambahan yang pekerja anda mungkin tergoda untuk menambah akaun perbelanjaan mereka. Masuk akal dan wajar harus dijelaskan dengan istilah yang paling langsung dan jelas.

4. Segerakkan penyata kad korporat dengan perisian perakaunan.

   Banyak program perakaunan menarik transaksi kad secara langsung dari kad kredit sehingga akhirnya anda tidak membelanjakan jumlah masa yang hampir sama dengan resit untuk urus niaga.Anda juga boleh meminta pekerja menggunakan perisian penjejakan dan pelaporan belanja supaya mereka boleh mengimbas dan menyesuaikan resit dalam masa nyata. Ia akan membantu memastikan semuanya diselaraskan-dan membantu anda menentukan sebarang pelanggaran peraturan perbelanjaan yang boleh diterima.

5. Mengganti sekatan perbelanjaan.

   Gunakan sistem pengurusan perbelanjaan yang membolehkan anda menentukan parameter dalam kos perbelanjaan, kategori, dan perbelanjaan yang tidak boleh diterima. Apabila anda mengendalikan kos ini secara automatik, anda mengurangkan jumlah masa yang anda gunakan untuk bekerja pada sistem. Sekiranya terdapat isu-isu utama, sistem ini membawa perhatian anda tanpa memerlukan input anda setiap hari. Berikan pekerja peluang untuk melihat bagaimana perisian ini berfungsi supaya mereka memahami bagaimana anda akan memantau perbelanjaan mereka. Ini sepatutnya membantu mengurangkan secara mendadak bilangan pekerja yang melanggar peraturan perbelanjaan.

Akhirnya, jangan lupa bahawa sesetengah pekerja mungkin tidak "mendapatkannya". Anda boleh mempertimbangkan untuk membatalkan keistimewaan akaun perbelanjaan pekerja yang terus melanggar peraturan syarikat dan sebaliknya memerlukan perbelanjaan awal perbelanjaan mereka.

Dengan hanya membayar balik perbelanjaan yang boleh diterima, anda harus menghapuskan potensi pelanggaran. Sudah tentu, perlu diingat bahawa pekerja yang mesti mempunyai perbelanjaan besar mungkin tidak mempunyai sumber peribadi untuk melakukan ini-bekerja untuk syarikat anda tidak seharusnya membuat beban yang tidak wajar pada pekerja anda. Dengan mencari titik pertemuan yang harmoni, syarikat anda, pekerja anda dan pengurusan perbelanjaan anda semua harus mencari cara yang lebih produktif.