Cara membuat senarai tugasan: petua pengurusan

Kita semua telah melakukan senarai tugas. Entah kenapa tidak pernah ada cukup jam pada hari untuk menyelesaikan semua perkara yang ada pada senarai tugas anda. Berikut adalah sistem yang berfungsi - dan ia juga berfungsi untuk anda.

Senarai Tidak Cukup

Membuat "perkara untuk melakukan senarai" tidak mencukupi. Anda perlu meletakkan mereka. Anda perlu tahu tugas mana yang lebih penting supaya anda boleh memberi tumpuan kepada mereka. Kemudian anda perlu memperuntukkan sumber kepada item tersebut, mengukur kemajuan anda, dan memberi ganjaran diri anda untuk kejayaan anda.

Kedudukan

Senaraikan semua item tugasan anda dalam hamparan, walaupun anda juga boleh melakukannya di atas kertas. Anda juga boleh memasukkannya ke dalam komputer atau telefon pintar anda, tulisnya pada kalendar anda, atau masukkannya ke perisian pengurusan masa.

Langkah pertama ialah menyenaraikan semua yang anda perlu lakukan. Kemudian tentukan kedudukan kepada mereka supaya anda boleh memberi tumpuan kepada perkara-perkara penting. (Lihat artikel Prinsip Pareto - Peraturan 80-20 untuk penyegaran mengapa ini penting.)

Gunakan kedudukan A, B, C. Senarai A adalah perkara yang perlu saya lakukan hari ini sebelum saya pergi. Senarai B adalah perkara yang perlu anda lakukan, tetapi tidak semestinya hari ini. Akhirnya, C-senarai adalah perkara yang anda perlukan untuk mencari masa untuk dilakukan tidak lama lagi.

Anda mungkin mengetahui dengan cepat bahawa perkara-perkara di senarai C, dan juga senarai B, tidak pernah dilakukan. Di dalam satu kedudukan Pengurus Operasi beberapa tahun yang lalu, saya mendapati diri saya semakin banyak kecewa dengan senarai A saya. Bukan sahaja saya tidak dapat meneruskannya setiap hari, seperti yang saya selalu ada sebelum ini, tetapi senarai A terus berkembang.

Ketika itu saya tahu apa yang perlu saya lakukan untuk membuat senarai tugasan saya berfungsi untuk saya, dan saya membangunkan sistem yang berfungsi . Pengurusan Masa

Tidak cukup untuk mengetahui apa yang penting; apa yang membuat senarai A. Saya juga perlu tahu berapa lama perkara yang perlu diambil dan berapa banyak masa yang perlu saya dedahkan kepada mereka. Saya menambah lajur ke senarai tugasan saya dengan anggaran masa setiap tugas perlu diambil dan lajur bersebelahan dengan jumlah kumulatif.

Kemudian saya melakukan kajian masa yang mudah. Seperti yang saya lakukan setiap tugas saya menuliskan apa yang saya lakukan dan masa mula dan akhir. Saya dijejaki sepanjang hari. Kemudian saya mengulanginya beberapa minggu kemudian pada hari yang berbeza. Ia bukan satu tinjauan menyeluruh dengan apa-apa cara, tetapi ia memberikan saya beberapa pandangan. Sebagai Pengurus Operasi, banyak hari saya diambil oleh gangguan - berurusan dengan peristiwa yang berlaku, krisis yang timbul, atau masalah yang perlu diselesaikan. Rata-rata gangguan ini digunakan empat jam sehari. Kerana saya biasanya bekerja selama sepuluh jam sehari, yang membiarkan saya enam jam sehari untuk perkara-perkara di senarai tugasan saya.

Setiap malam, sebelum saya meninggalkan pejabat, saya akan mengemaskini senarai tugasan saya. Saya akan memadamkan perkara-perkara yang telah saya tamat, diperuntukkan, atau diturunkan, menambah perkara-perkara baru yang telah disediakan, menyusun semula keutamaan untuk mendapatkan tugas-tugas yang paling penting di atas, dan menetapkan anggaran masa untuk setiap orang.Kemudian saya akan turunkan senarai itu kepada tanda enam jam dan melukis garis. Itu menjadi sasaran saya untuk keesokan harinya.

Ganjaran Sendiri

Selalunya, baris itu jatuh di tempat saya di senarai A. Jarang ada di mana-mana berhampiran bahagian bawah. Walau bagaimanapun, itu matlamat saya. Jika saya memukul atau melepasi garisan, saya pulang ke rumah dengan perasaan seperti hari yang produktif dan berjaya.

Daripada menewaskan perkara-perkara yang saya tidak dapat sampai ke, saya mengakui kejayaan saya setelah bertemu atau mengalahkan matlamat saya. Keesokan harinya, saya terpaksa memulakan sekali lagi dan mencapai matlamat baru, tetapi saya melakukannya dari perspektif bangunan pada kejayaan sebelumnya dan bukannya daripada kekecewaan yang sentiasa mempunyai lebih banyak untuk melakukan bahawa saya mempunyai masa untuk mencapai.

Anda Perlu Sistem

Untuk berjaya, anda perlu membangunkan sistem untuk menguruskan masa anda supaya anda dapat lebih banyak dilakukan pada masa anda. Sekiranya garis sasaran anda dalam senarai tugasan anda sentiasa dekat di atas, bos anda akan mula mencari orang lain yang boleh bekerja sedikit lebih jauh di bawah senarai setiap hari. Di bawah ini, lihat beberapa sumber untuk membantu anda menjalankan tugas pengurusan masa yang lebih baik.

Urus Isu Ini

Senaraikan tugas yang perlu anda lakukan. Mengutamakan orang-orang yang penting, bukan hanya mendesak.

Mempunyai rencana untuk mencapai apa yang setiap hari. Bekerja ke arah rancangan itu. Ganti diri apabila anda bertemu atau mengalahkan matlamat anda.

Lebih Lanjut Mengenai Pengurusan Masa di Tempat Kerja

Bagaimana Meningkatkan Kemahiran Pengurusan Masa Anda

• Menguruskan Masa Anda dan Meningkatkan Produktiviti
• Sistem Pengurusan Masa Yang Benar-benar Berfungsi